Die richtige Verwaltung im Verein

Ohne eine vernünftige Verwaltung lässt sich kein Verein gut führen. Dies fängt bei der Aktenordnung an. Erfahren Sie den ersten Schritt guter Aktenorganisation.

Zu einem gut organisierten Verein gehören viele Dinge. Aber irgendwo muss Organisation bekanntlich ja anfangen. Um während eines aktuellen oder abgelaufenen Geschäftsjahres nicht den Überblick über Schriftverkehr, Rechnungen, Rechtliches oder vereinsinterne Dokumente zu verlieren, ist die Organisation der Registratur absolut entscheidend.

Jeder Verein hat andere Abteilungen und organisatorische Mittel. Ich versuche hier eine möglichst allgemeine Einteilung der Registratur widerzugeben, um möglichst viele Vereine und Vorstände anzusprechen.

In der Regel gibt es 8 große Überpunkte, die später noch in Unterpunkte unterteilt werden können.

1)   Voraussetzungen

  • z. B. Satzung, Ordnungen, Mitglieder

2)   Mitgliedschaften

  • z. B. Fachverbände

3)   Vereinsanlagen, Sachgüter

  • z. B. Geräte, Hallen, Plätze

4)   Finanzen

  • z. B. Steuern (Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, Lohnsteuer)

5)   Versicherungen

  • z. B. Haftpflicht, Brandschutz etc. aber auch GEMA

6)   Verträge

  • z. B. Stadtwerke, Pacht

7)   Ausbildung

  • z. B. Übungsleiterangelegenheiten, Lehrgänge, Seminare

8)   Schriftwechsel

  • z. B. Verband, Stadt, Sonstiges

Mit diesen acht Überpunkten gewährleisten Sie schon einen roten Faden durch Ihre Registratur. Es gibt doch nichts schlimmeres und nervigeres, als immer wieder Unterlagen zu suchen. Wenn der Papierkram strukturiert ist, können Sie sich mehr Ihrem Kerngeschäft widmen und müssen nicht unnötig Zeit in das Suchen von Rechnungen etc. stecken.

Mein TIPP: Glieder Sie Ihre Einteilung numerisch und logisch. Beim ersten Punk "Voraussetzungen" kann dies zum Beispiel so ausschauen:

  • 1.   Voraussetzungen
  • 1.1.   Satzungen
  • 1.1.1.     Vereinssatzung
  • 1.1.2.     Ordnunen
  • 1.1.3.     Bestimmungen
  • 1.2.   Mitglieder
  • 1.2.1.     Mitglieder Vorstand
  • 1.2.2.     Mitgleider Ausschüsse
  • 1.2.3.     Sonstige Mitglieder
  • 1.3.   Abteilungen
  • 1.3.1.     Fußball
  • 1.3.1.1.   …..
  • 1.3.1.2.   …..
  • 1.3.2.     Tennis
  • 1.3.2.1.   ….
  • 1.3.2.2.   ….

Mit diesem System sind Sie in jedem Falle gut gerüstet. Nur die Einteilung müssen Sie alleine vollziehen. Da kann ich Ihnen leider nicht helfen. Dies kann aber auch dazu dienen um eventuell die komplette Vereinsstruktur mal zu überdenken und gegebenenfalls zu überarbeiten.