Businesstipps Steuern & Buchführung

Die Reisekostenabrechnung wurde zum 01. Januar 2008 erheblich vereinfacht

Lesezeit: 2 Minuten Der Bundesregierung ist eine wirkliche Erleichterung gelungen. Seit dem 01.01.2008 haben einige Begriffe im Reisekostenrecht ausgedient – die Reisekostenabrechnung wurde dadurch erheblich vereinfacht. Die Begriffe "Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit" gehören der Vergangenheit an, siehe auch R 9 Lohnsteuerrichtlinien 2008. An deren Stelle tritt die neue Bezeichnung "berufliche Auswärtstätigkeit". Reisekosten können weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei abgerechnet werden.

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Die Reisekostenabrechnung wurde zum 01. Januar 2008 erheblich vereinfacht

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Reisekostenabrechnung: Bei diesen Aufwendungen handelt es sich um Reisekosten
Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten, die durch eine berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind, stellen steuerlich anzuerkennende Reisekosten dar. Voraussetzung ist, dass Ihr Mitarbeiter – bzw. Sie selbst – vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird.

Reisekosten können steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

So definiert der Fiskus „regelmäßige Arbeitsstätte"

Als Arbeitsstätte gilt jede betriebliche Einrichtung, der Ihr Mitarbeiter zugeordnet ist und die er regelmäßig aufsucht. Dabei spielt es keine Rolle, wie viel Zeit er an diesem Arbeitsplatz verbringt. Damit liegt auch dann eine regelmäßige Arbeitsstätte vor, wenn Ihr Mitarbeiter nur im Büro erscheint, um Aufträge in Empfang zu nehmen oder einen Dienstwagen abholt bzw. zurückgibt.

Das regelmäßige Aufsuchen bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter während eines Kalenderjahres durchschnittlich an einem Tag je Arbeitswoche seinen Arbeitsplatz aufsucht. Seit diesem Jahr kann Ihr Mitarbeiter erstmals auch eine regelmäßige Arbeitsstätte bei einer außer- betrieblichen Einrichtung haben.

Beispiel
Ihr Unternehmen entwickelt Softwareanwendungen. Nachdem die Software den Wünschen Ihrer Kunden angepasst wurde, wird sie installiert. Anschließend übernehmen Ihre Mitarbeiter die Schulungen der jeweiligen Mitarbeiter vor Ort. Zu diesem Zweck halten sie sich rund drei bis vier Monate im Jahr ausschließlich bei Ihren jeweiligen Kunden auf. In diesen Fällen hat Ihr Mitarbeiter auch weiterhin seine regelmäßige Arbeitsstätte in Ihrem Unternehmen.
Reisekostenabrechnung: Die 3-Monats-Frist gehört der Vergangenheit an
Sie erinnern sich bestimmt noch an die Besonderheiten der 3-Monats-Frist: Nach Ablauf von drei Monaten wurde früher aus der auswärtigen Tätigkeitsstätte die regelmäßige Arbeitsstätte. Konsequenz: Es lag keine Dienstreise mehr vor und Sie konnten nicht mehr nach Dienstreisegrundsätzen abrechnen. Damit ist jetzt Schluss. Auch bei einer länger andauernden Auswärtstätigkeit können Sie zeitlich unbefristet Fahrt- und Übernachtungskosten auszahlen. Bei Verpflegungsmehraufwendungen gilt allerdings auch weiterhin die Besonderheit, dass sie nur in den ersten 3 Monaten steuerfrei gezahlt werden können.
Ab dem 4. Monat gehören die ausgezahlten Verpflegungsmehraufwendungen zum laufenden Arbeitslohn.
Vergessen Sie den Begriff „Dienstreise"
Generationen von Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung mussten mit dem Begriff „Dienstreise" leben. In den neuen Lohnsteuerrichtlinien 2008 werden Sie vergeblich danach suchen. Der Begriff wird durch die Neuregelungen zur beruflichen Auswärtstätigkeit ersetzt.
Reisekostenabrechnung: Die 30-km-Grenze wird ebenfalls gestrichen
Die bisherige Sonderregelung (30 km Radius) bei den Einsatzwechseltätigkeiten existiert seit dem 1. Januar 2008 ebenfalls nicht mehr. Damit können Sie Ihren Mitarbeitern bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Fahrtkosten erstatten. Weist Ihnen Ihr Mitarbeiter seine tatsächlichen Fahrtkosten nicht nach, können Sie für jeden gefahrenen Pkw-Kilometer einen Betrag von 0,30 € erstatten. Ob Ihr Mitarbeiter weniger oder mehr als 30 km je Strecke fährt, ist vollkommen unerheblich.
Gehalts-Tipp
Nutzt Ihr Mitarbeiter für berufliche Auswärtstätigkeiten seinen eigenen Pkw, können Sie ihm seine tatsächlichen Pkw-Kosten erstatten. Dies bietet sich gerade in den Fällen an, in denen Sie das Gehalt sozialversicherungsfrei erhöhen möchten.
Frühstückskosten bei Gesamthotelrechnung
Normalerweise werden die Übernachtungs- und Frühstückskosten in einer Hotelrechnung getrennt voneinander ausgewiesen. Sollte dies nicht der Fall sein, rechnen Sie für den Frühstücksanteil einen pauschalen Betrag von je 20% des Verpflegungspauschbetrags heraus, dies sind 4,80 € (24 € x 20%).
Übernachtungspauschalen für In- und Ausland zulässig
Übernachtungskosten wurden bisher im Inland nur im Rahmen von tatsächlich nachgewiesenen Kosten erstattet. Übernachtete Ihr Mitarbeiter bei Bekannten, konnten Sie hier keine Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Dies ist jetzt im Jahr 2008 erheblich einfacher. Für Übernachtungen im Inland können Sie als Arbeitgeber einen Betrag von 20 € je Person und Nacht pauschal erstatten. Für das Ausland gelten wiederum individuelle Übernachtungspauschalen.
Verpflegungsmehraufwendungen: Gibt es eine regelmäßige Arbeitsstätte?
Seit 2008 hängt die Berechnung der Abwesenheitszeit davon ab, ob Ihr Mitarbeiter über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt oder eben nicht. Welche Verpflegungspauschalen Sie ansetzen können, finden Sie im Kasten auf der linken Seite.

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