Eine Rechnung, auf der Pflichtangaben fehlen, kann den Vorsteuerabzug kosten. Weisen Sie auf Ihren Rechnungen an andere Unternehmer Umsatzsteuer aus, kann der Kunde diese als Vorsteuer ziehen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann er mit der Zahlung der Umsatzsteuer abwarten, bis er eine korrekte Rechnung erhält. Ein immer wieder auftauchender Streitpunkt bei den Pflichtangaben war die Rechnungsnummer. Diese musste fortlaufend (1 – 999…) vergeben werden.
Nach einer bundesweit gültigen Verfügung (11.02.2008, Az. S 7 280 A – St. 44 5) der Oberfinanzdirektion Koblenz aus dem Frühjahr 2008 müssen Sie die fortlaufende Nummerierung jedoch nicht beibehalten.
Unter Bezugnahme auf Abschnitt 185 Abs. 10 UStR teilte die Finanzverwaltung mit, dass Sie als Rechnungsnummer Zahlen- und Buchstabenreihen sowie Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben verwenden können. Sie müssen lediglich nach einem System vorgehen, das es nicht zulässt, dass zwei Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen.
Der Vorteil bei so einem eigenen System liegt darin, dass Ihre Kunden keine Rückschlüsse ziehen können, wieviele Rechnungen Sie insgesamt schreiben. Dadurch könnten Sie den ungefähren Stellenwert ihrer Auträge einschätzen, und dieses Wissen bei Verhandlungen verwenden. Arbeiten Sie am besten die Kundennummer in die Rechnungsnummer ein, dann verraten Sie dem Kunden nicht zuviel.
Ein simples, aber effektives System zur Vergabe von Rechnungsnummern kann so aussehen: Zuerst kommt die Jahreszahl, dann die Kundennummer, und dann eine fortlaufende Nummer, die den Rechnungen an diesen bestimmten Kunden zugeordnet ist. Zum Beispiel wäre 2008-B16-003 die dritte Rechnung des Jahres 2008 an die Firma Beierle mit der Kundennummer B16.