Kennen Sie das? Sie rufen einen Kunden an, doch stattdessen springt der Anrufbeantworter an. Ein flotter Spruch, die Aufforderung zu sprechen und schon ertönt der Piepton. Viele Menschen reagieren jetzt mit Auflegen, weil sie so schnell nicht wissen, was sie sagen sollen. Andere wollen eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, die konfus und wenig durchdacht klingt.
Doch wenn man darüber nachdenkt, kommt es ja nicht wirklich überraschend, statt der gewünschten Person einen Anrufbeantworter zu erreichen. Und darauf sollte man doch eigentlich genauso gut vorbereitet sein wie auf das persönliche "Hallo". Damit das Hinterlassen einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter in Zukunft tadellos klappt, lesen Sie meine beiden Tipps.
Ihr persönlicher Spruch zum hinterlassen einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter
Für solche Situationen ist es hilfreich, wenn Sie sich eine grundsätzliche Formulierung zu Recht legen. Auf die greifen Sie dann zurück, wenn Sie eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter hinterlassen. So ist das Formulieren einer mündlichen Nachricht auf dem Anrufbeantworter zukünftig leichter und sehr viel professioneller. In der Tabelle finden Sie ebenfalls meine Beispielformulierungen zur Anregung:
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Phase |
Was passiert |
Beispielformulierung |
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Begrüßung und sich vorstellen |
Tagesgruß. Unternehmen, Name, Funktion nennen, evtl. Hinweis über bestehenden Kontakt, gemeinsame Bekannte etc. |
Guten Tag, ich bin Yvonne Meyer von Reihmann KG. Wir haben uns gestern auf der Tagung kurz unterhalten. |
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Thema des Anrufs |
Themenstichwort |
Es geht um die Förderleistung in Projekten. |
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Ziel/Grund/Bitte um Aktivität |
Darum geht es im Detail |
Ich hatte versprochen, Ihnen die Kontaktdaten durchzugeben und wir wollten auch erste Ideen dazu besprechen. |
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Weiteres Vorgehen |
Ankündigung, dass man erneut anruft oder eine Mail sendet oder ähnliches. Bitte um Rückruf mit Angabe der eigenen Erreichbarkeit. |
Die Daten sende ich Ihnen einfach per Mail, dann sind wir unabhängig voneinander. Ansonsten rufe ich Sie heute Nachmittag nochmals gegen 15:00 an, vielleicht erreiche Sie dann direkt. Wenn Sie mich vorher sprechen möchten, hier ist meine Nummer 01234 567890, ich wiederhole 01234 567890. |
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Danke und Verabschiedung |
Evtl. am Ende den eigenen Namen nochmals nennen, sonst einen Gruß. |
Bis dahin alles Gute und auf Wiederhören. |
Gute Körpersprache, wenn Sie auf den Anrufbeantworter sprechen
Auch wenn erst einmal nur der Anrufbeantworter Ihre Stimme hört und niemand Sie sieht: Ihre Körpersprache ist auch in diesem Fall entscheidend. Wenn Sie leise und undeutlich sprechen, eine Hand vor dem Mund haben, klingt Ihre Stimme sicher nicht kraftvoll.
Wenn Sie zudem gekrümmt und mit hängenden Schultern und Mundwinkeln am Telefonieren sind, wird dies immer hörbar sein. Richten Sie sich gerade auf. Besonders dann, wenn das Besprechen eines Anrufbeantworters Sie eher verunsichert und Sie nicht gern eine Nachricht hinterlassen: Stehen Sie beim Sprechen auf und bleiben Sie stehen! Probieren Sie einmal den Unterschied aus, das wird Sie überzeugen.
Jetzt sind Sie dran – Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen
Überprüfen Sie meine Tipps. Wie lautet Ihr Text für die Nachricht auf dem Anrufbeantworter? Wie formulieren Sie die Bitte um Rückruf? Was passt zu Ihnen und Ihrem persönlichen Auftreten? Formulieren Sie so dass Sie kompetent rüberkommen und der Rückruf gern erfolgt.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation