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Die Personalbedarfsplanung im Rahmen des Personalbestandscontrollings

Lesezeit: 2 Minuten Um im Rahmen der Personalbedarfsplanung Über- und Unterdeckungen beim zukünftigen Personalbestand darzustellen, verwendet man Personalflusspläne. Eine Vorlage für einen solchen Personalflussplan finden Sie hier.

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Die Personalbedarfsplanung im Rahmen des Personalbestandscontrollings

Lesezeit: 2 Minuten

Jeder Personalbedarfsplanung basiert auf einer sorgfältigen Analyse des vorhanden Mitarbeiterbestands. Darauf aufbauend kann man durch Hochrechnung sich bereits abzeichnender oder durchschnittlich zu erwartender Mitarbeiterzugänge und Mitarbeiterabgänge den zukünftig Personalbedarf ermitteln.

Insofern kann das Ergebnis einer Personalbedarfsplanung sowohl zu einer Personalunterdeckung als auch zu einem Überbestand führen.

Qualität einer Personalbedarfsplanung

Häufig bietet es sich an, bei der Hochrechnung des zukünftigen Personalbedarfs zwischen Ersatzbedarf. Zusatzbedarf und Minderbedarf zu unterscheiden. Im ersten Fall werden frei werdende Stellen neu besetzt. Ein Zusatzbedarf wird insbesondere erforderlich, wenn Kapazitäten aufgebaut werden. Ein Minderbedarf hat in der Regel externe Einflüsse, die nicht im Einflussbereich des Unternehmens liegen.

Prognosezeitraum der Personalbedarfsplanung etwas 5 Jahre

Die strategische Personalbedarfsplanung erstreckt sich im Allgemeinen über einen Prognosezeitraum von mindestens fünf Jahren.

Während das erste Jahr noch relativ gut geplant werden kann, da die relevanten Informationen (Änderung der Beitragsbemessungsgrenze, Beitragssätze zur Krankenversicherung etc.) bereits vorliegen, kommen im Rahmen der Personalbedarfsplanung für die Folgejahre häufig nur noch Schätzungen in Betracht.

Ermittlung des Ersatzbedarfs durch die Personalbedarfsplanung

Der vorhandene Personalbestand sollte bereits nach Bereichen und Berufsgruppen differenziert sein. Darauf sind die Veränderungen durch Zu- und Abgänge zu prognostizieren, um für jedes Jahr einen sich ergebenden – neuen – Personalbestand zu ermitteln. Dabei ergibt sich – ebenfalls für jedes Jahr, auf das sich die Personalbedarfsplanung erstreckt – ein Ersatzbedarf, der gut planbare, aber auch oder nur schlecht planbare Personalabgänge mit berücksichtigen muss.

In der Regel wird man im Rahmen der Personalbedarfsplanung die folgende Abgangsursachen mit berücksichtigen:

  • Eigenkündigung des Arbeitnehmers
  • Entlassungen
  • Beurlaubung
  • Erreichen des Rentenalters
  • Vorruhestand
  • Tod
  • Wehr-/Zivildienst
  • Schwangerschaft

Relativ gut sind bei der Personalbedarfsplanung noch die Abgänge zu planen, die durch das Erreichen der Altersgrenze entstehen. Für viele der oben dargestellten Abgangsarten sind allerdings Schätzungen erforderlich.

Planbare Mitarbeiterzugänge im Rahmen der Personalbedarfsplanung

Neben den Personalabgängen sind bei der Personalbedarfsplanung natürlich auch die Personalzugänge zu berücksichtigen, von denen die meisten gut planbar sind. Solche Personalzugänge resultieren z. B. auf Übernahme von ehemaligen Auszubildenden, bereits genehmigten Neueinstellungen, Versetzungen, der Rückkehr aus dem Wehr- oder Zivildienst etc.

Alle diese Zugänge reduzieren im Rahmen der Personalbedarfsplanung natürlich den noch nicht gedeckten Ersatzbedarf.

Ergebnis der Personalbedarfsplanung

Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird für jedes betrachtete Jahr der ermittelte Personalbestand dem berechneten Personalbedarf gegenübergestellt. Aus der Differenz beider Werte ergibt sich ein zusätzlicher Personalbedarf oder ein Personalüberhang.

Personalflusspläne als Instrument der Personalbedarfsplanung

Ein einfaches Instrument für die Personalbedarfsermittlung sind sogenannte Personalflusspläne. Mit einer entsprechend aufgebauten Excel-Tabelle lassen sich Über- bzw. Unterdeckungen im zukünftigen Personalbestand leicht darstellen.

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