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Die passende Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen finden

Lesezeit: 3 Minuten Bei einer effizienten Unternehmensführung darf die Buchhaltung nicht fehlen. Nicht nur ist diese meist Pflicht, sie bringt zudem noch diverse Vorteile. Doch so gut sie auch sein mag, erfordert eine vollständige Buchführung viel Zeit und Aufmerksamkeit. Dagegen beweisen sich immer stärker digitale Lösungen.

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Die passende Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen finden

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Eine Buchhaltungssoftware erleichtert viele der Aufgaben und überzeugt mit weiteren Punkten. Aber welches Programm passt zum Unternehmen?

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Eine ausgeklügelte Buchhaltungssoftware bietet eine effiziente und einfache Alternative zur manuellen Buchführung. Sie erzeugt nicht so viel Papier und ermöglicht es, Daten einfach abzuspeichern. Wichtige Belege stehen somit jederzeit zum Abruf bereit – eine Reihe an schweren Ordnern im Büro ist nicht mehr nötig. Manche Anbieter punkten zudem mit einem Cloud-Service, durch den die Daten selbst bei einem Verlust des Programms erhalten bleiben. Zusätzlich hat der Nutzer meist selbst vom Smartphone Zugriff auf die Tools. Auch bei einer Geschäftsreise lassen sich Belege schnell verbuchen.

Weitere Vorteile im Bereich kaufmännischer Aufgaben sind beispielsweise:

  • Überblick über die Geschäftszahlen und deren Auswertung
  • Integrierte Rechner für die Umsatz- und Vorsteuer
  • Online-Zahlungen lassen sich prüfen und buchen
  • Gewisse Programme bieten eine direkte Schnittstelle zum Finanzamt oder Finanzberater

Eine ERP-Lösung als nächster Schritt

Viele Unternehmen greifen weiterhin zu Insellösungen. In diesem Kontext handelt es sich um spezifische Software-Lösungen, die komplizierte Prozesse erleichtern und einen Überblick über firmeninterne Prozesse bieten. Jedoch ist das Pflegen verschiedener Programme auf Dauer unübersichtlich und Fehler schleichen sich öfters ein. Aus diesem Grund erfreut sich das Enterprise-Resource-Planning (ERP) wachsender Beliebtheit. Ein solches System bietet all die einzelnen Lösungen in Form von einem Programm.

Grundsätzlich kann demnach jedes Unternehmen von einer ERP-Software profitieren, jedoch gibt es keine Universallösung. Sie sollten sich bereits zuvor Gedanken machen, welche Funktionen und Eigenschaften solch ein Programm bieten sollte, damit Prozesse effektiver ablaufen können. Denn es umfasst alle Unternehmensbereiche – neben der Buchhaltung auch den Vertrieb oder das Marketing. Eine Gegenüberstellung von dem Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand bietet Einblick auf die Schwachstellen des Unternehmens, die sich durch ein ERP-System optimieren lassen.

Potenzielle Faktoren – wovon profitiert das Unternehmen?

Sind die verbesserungsfähigen Bereiche nun ermittelt, lässt sich die Suche nach einer passenden Software eingrenzen. Unabhängig der Bedürfnisse ist es vorteilhaft, ein flexibles Programm auszuwählen. Vielleicht befindet sich das Unternehmen noch im Wachstum und benötigt zu einem späteren Zeitpunkt weitere Dienste. Diese sollten sich dann einfach dazubuchen lassen, statt direkt ein neues Programm kaufen zu müssen. Je nach Bedarf können sich folgende Aspekte als wichtig erweisen:

  • Die Benutzerfreundlichkeit ist für viele maßgeblich. Es sollte kein IT-Experte benötigt sein, um mit dem Programm umzugehen
  • Ein verlässlicher Support und Kundendienst, besonders in den frühen Phasen. Mitarbeiter müssen sich zunächst in das Programm einarbeiten, bei Fragen sollte der Anbieter einfach erreichbar sein.
  • Ähnlich wie bei einer dedizierten Buchhaltungssoftware bieten ERP-Systeme Dienste im Finanz- und Rechnungswesen. Die Einteilung des Budgets sowie das Risikomanagement gestalten sich somit einfacher.
  • Bei Mitarbeitern rentieren sich Angebote für die Personalwirtschaft. Diese berechnen und automatisieren meist Gehalts- und Lohnabrechnungen.
  • Eine gezielte Datenspeicherung. Diese kann einerseits den Vertrieb ankurbeln, da sich durch die Datenauswertung Angebote gezielt gestalten lassen. Daneben dienen Informationen, die Kunden und Geschäftspartner betreffen, der individuellen Gestaltung im Marketing. An den Bedarf orientierte Angebote verbessern die Beziehung zu den Kunden.
  • Unternehmen können enorm von der Materialwirtschaft profitieren. Solche Systeme zeichnen den Wareneingang sowie -ausgang übersichtlich auf und ermöglichen die darauf folgende weitere Planung.
  • Besonders wichtig: Das Programm muss sich an die Datenschutzanforderungen halten und sollte zudem die gesammelten Information sicher verwahren. Bei einem Verstoß gegen die Datenschutz-Regelungen drohen hohe Geldstrafen. Demnach ist ein Hersteller aus Deutschland zu bevorzugen, da dieser sich direkt an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten muss.
  • Cloud-Lösungen sind besonders für junge Unternehmen attraktiver. Eine On-Premise-Lösung erfordert die konstante Pflege der Daten auf einem Firmen-Server. Somit ist ein IT-Spezialist gefragt und die Kosten für diese Option können höher ausfallen. Im Vergleich dazu erfordert eine Cloud-Lösung zwar meist monatliche Zahlungen, benötigt dafür keine konstante Verwaltung, da die Server extern angesetzt sind.

Sich auf digitale Lösungen stützen

Tatsächlich bietet der Markt mittlerweile eine große Zahl digitaler Lösungen für die Buchhaltung sowie weiterer interner Prozesse. Für junge Unternehmen ergibt ein Komplettpaket vergleichsweise wenig Sinn, da es viele Dienste der Software wahrscheinlich nicht nutzt. Ein Software-as-a-Service-Modell ist demnach empfehlenswert. Damit zahlen Sie lediglich für das, was Sie wirklich brauchen und weitere Dienste lassen sich nachträglich bestellen.

Doch so viel Arbeit ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware auch abnehmen mögen – komplett automatisieren lassen sich die Prozesse nicht. Regelmäßig das Programm zu prüfen deckt mögliche Fehler auf und hält Sie zudem immer auf dem neusten Stand des Unternehmens.

Bildnachweis: lovelyday12 / stock.adobe.com

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