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Die Möglichkeiten der Einteilung des Moderationsprozesses

Lesezeit: 3 Minuten Ein Teamgespräch sollte strukturiert erfolgen. Im Idealfall sollte es in mehrere Phasen eingeteilt werden. Eine solche Einteilung ist zum Beispiel mit Hilfe des Modells Rad der Moderation möglich. Dieses Modell sieht sechs einzelne Phasen vor und ermöglicht es, den Verlauf eines Teamgesprächs durch eine Moderation gezielt zu steuern.

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Die Möglichkeiten der Einteilung des Moderationsprozesses

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Die Bedeutung der Teamarbeit im Unternehmen wächst

In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeitswelt sehr stark gewandelt. Während vor einigen Jahrzehnten die Mitarbeiter im Unternehmen überwiegend feste Aufgaben hatten und diese im Rahmen ihrer Befugnisse eigenständig lösten, übernehmen die Mitarbeiter heute als Team komplexe Aufgaben.

Sie arbeiten als Gruppe, treffen gemeinsam Entscheidungen und übernehmen gemeinsam Verantwortung. Dies hat den Vorteil, dass das Unternehmen durch die Einführung der Teamarbeit schneller reagieren und kundenfreundlichere Lösungen entwickeln kann.

Damit dies jedoch im gewünschten Umfang funktioniert, ist es zwingend notwendig, dass die Mitglieder des Teams zusammenarbeiten und sich untereinander austauschen. Ein solcher Austausch ist zum Beispiel im Rahmen einer Besprechung oder eines Meetings möglich.

Ein Teamgespräch sollte moderiert werden

Für den erfolgreichen Verlauf einer Besprechung ist es notwendig, dass sich die Teammitglieder an bestimmte Regeln halten. Wenn dies nicht der Fall ist und sich die einzelnen Mitarbeiter ins Wort fallen oder sich gegenseitig beleidigen, wird das Gespräch nicht konstruktiv verlaufen. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich, ein Teamgespräch zu moderieren.

Die Moderation kann durch einen externen Dritten oder durch ein Teammitglied erfolgen. Sofern ein Teammitglied die Aufgabe der Moderation übernimmt, ist es wichtig, dass das Teammitglied bei der Wahrnehmung seiner Aufgabe als Moderator neutral ist.

Das Rad der Moderation als Möglichkeit für die Steuerung des Moderationsprozesses

Durch eine Moderation ist es möglich, ein Teamgespräch oder eine Besprechung strukturiert durchzuführen. Damit dies gelingt, sollte der Moderationsprozess in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Dazu gibt es unterschiedliche Modelle. Eines der Bekanntesten ist das Rad der Moderation. Das Rad der Moderation sieht sechs verschiedene Phasen vor. Diese sind:

  • der Einstieg
  • die Themensammlung
  • die Themenbewertung
  • die Themenerarbeitung
  • die Maßnahmenplanung
  • der Abschluss

Phase 1: Der Einstieg

In der ersten Phase des Moderationsprozesses sollte eine offizielle Begrüßung der Teilnehmer stattfinden. Sofern dies notwendig ist, sollten sich die einzelnen Teilnehmer kurz vorstellen. Nachdem dies erfolgt ist, sollten alle grundsätzlichen Fragen geklärt werden. Als Beispiele hierfür sind folgende Fragen zu nennen:

  1. Welcher Zeitplan ist für das Gespräch vorgesehen?
  2. Welche Ziele sollen durch das Gespräch erreicht werden?
  3. Mit welcher Methodik sollen die Ziele erreicht werden?
  4. Welche grundsätzlichen Regelungen gelten für das Gespräch?
  5. Wer ist verantwortlich für die Durchführung des Gesprächs?
  6. Wer hat den Verlauf des Gesprächs zu dokumentieren?

In Abhängigkeit vom Anlass und von der Zusammensetzung der Teilnehmer kann die Dauer der Einstiegsphase variieren. Während die wichtigsten Punkte der Einstiegsphase in einem etablierten Team, welches sich regelmäßig zu Teamgesprächen trifft, vielfach innerhalb von wenigen Minuten abgehandelt werden, kann die Einstiegsphase bei einem ersten Zusammentreffen von verschiedenen Teammitgliedern auch 30 Minuten dauern.

Phase 2: Die Themensammlung

Nach dem Einstieg werden beim Rad der Moderation in der zweiten Phase die Themen gesammelt. Dabei erfolgt die Themensammlung auf der Grundlage der Ziele, die in der Phase 1 festgelegt wurden. Sofern also zum Beispiel beim Einstieg festgelegt wurde, dass der Schwerpunkt des Gesprächs im Bereich der Verbesserung der Arbeitsbedingungen liegen soll, sind im Rahmen der Themen- und Problemsammlung Vorschläge aus diesem Bereich zu bringen.

Im Rahmen der Themensammlung ist es wichtig, dass möglichst viele Vorschläge unterbreitet und alle Mitarbeiter eingebunden werden. Die Vorschläge der einzelnen Teilnehmer können auf Moderationskarten festgehalten und nach dem inhaltlichen Zusammenhang sortiert werden.

Phase 3: Die Themenbewertung

Durch die Themensammlung werden viele Vorschläge erbracht. In der Regel ist es jedoch nicht möglich, in einem Teamgespräch alle diese Vorschläge zu bearbeiten. Aus diesem Grund müssen einzelne Themen ausgewählt werden. Dabei sollte die Auswahl der einzelnen Themen nach Relevanz erfolgen. Grundlage für die Beurteilung der Relevanz eines Themas sollten die definierten Ziele der Phase 1 sein.

Sofern beispielsweise in der Phase 1 festgelegt wurde, dass im Rahmen des Teamgesprächs die Möglichkeiten für die Verbesserung der Arbeitsbedingungen im Unternehmen untersucht werden sollten, ist es nicht sinnvoll, über die Möglichkeiten der Einführung einer leistungsgerechten Entlohnung zu besprechen.

Die Auswahl relevanter Vorschläge kann durch eine Abstimmung erfolgen. Die Vorschläge mit den meisten Stimmen werden bearbeitet.

Phase 4: Die Themenbearbeitung

Im vierten Schritt vom Rad der Moderation kommt es zu einer Bearbeitung der einzelnen Themen. Zu diesem Zweck werden zunächst die notwendigen Informationen gesammelt. Anschließend werden die möglichen Probleme analysiert und Vorschläge für eine Problemlösung entwickelt. Dabei werden die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungsvarianten untersucht. Auf der Grundlage dieser Untersuchung kommt es dann zu einer Entscheidung.

Phase 5: Die Maßnahmenplanung

Auf der Grundlage der getroffenen Entscheidung werden einzelne Maßnahmen geplant. Dabei ist es im Rahmen der Planung wichtig, dass konkrete Vereinbarungen getroffen werden. Es ist festzuhalten:

  • Welche Tätigkeit die Maßnahmen umfasst
  • Wer für die Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist
  • Wer den Verantwortlichen bei der Durchführung der Maßnahmen unterstützt
  • Bis wann die Maßnahmen durchzuführen sind

Nur wenn im Rahmen der Maßnahmenplanung alle diese Punkte besprochen werden, kann sichergestellt werden, dass eine Maßnahme vollständig umgesetzt werden kann.

Phase 6: Der Abschluss

Nach der Festlegung aller Maßnahmen kann ein Teamgespräch abgeschlossen werden. Im Rahmen des Abschlusses ist zu klären, ob das Teamgespräch zu dem gewünschten Erfolg geführt hat. Zudem ist im Idealfall zu untersuchen, wie zufrieden der Moderator und die Teilnehmer mit dem Verlauf des Gesprächs waren. In diesem Zusammenhang können Verbesserungsvorschläge vorgetragen werden.

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