Was ist ein Makro?
Durch das Betätigen der Funktionstastenkombinationen wird der Computer dazu veranlasst, eine Reihe von vordefinierten Arbeitsschritten auszuführen. Das heißt, er führt Makros aus. Makros sind eine ganze Reihe von Anweisungen, die mit nur einer Tastenkombination beziehungsweise nur einem Tastendruck ausgeführt werden. Anstelle der von Windows vordefinierten Funktionen, ist es dem Nutzer aber auch relativ einfach möglich, eigene Makros zu erstellen. Makros sind letzten Endes nichts anderes als Teile von Programmstrukturen.
Starten Sie die Erstellung eines neuen Makros, einer neuen Funktionstastenbelegung, in dem Sie am oberen Rand des Bildschirmes auf die Schaltfläche Extras klicken. Im aufpoppenden Untermenü finden Sie das Wort Makro. Hier finden Sie nun die Möglichkeiten, ein Makro aufzuzeichnen, aber auch die Sicherheitseinstellungen für Makros zu ändern. Diese Sicherheitseinstellungen sind sehr wichtig, da Sie, sollten Sie Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen zulassen, Gefahr laufen, sich einen Virus auf den Rechner zu holen, oder schon bestehenden Viren die Arbeit erleichtern.
Sie können hier unter der Überschrift "Sicherheit" wählen zwischen den Optionen hoch, mittel und niedrig. Ist die Option auf noch eingestellt (das Pünktchen neben der entsprechenden Option ist ausgefüllt) werden nur signierte, vertrauenswürdige Makros von Ihrem Computer ausgeführt. Alle anderen Makros werden deaktiviert. Wählen Sie die Option mittel, werden Sie vor der Ausführung eines Makros gefragt, ob sie dies zulassen möchten. Bei der Option niedrig sind Sie vor gefährlichen Makros nicht geschützt. Es wird keinesfalls empfohlen, diese Option auszuwählen.
Ein Makro in Word einfach erstellen
Um nun ein persönliches Makro zum Beispiel für einen zu ersetzenden Firmennamen zu erstellen, klicken Sie ganz einfach auf die Option "Aufzeichnen". Sie werden nun aufgefordert, dem Makro einen Namen zu geben. Der Name sollte sinnigerweise die Funktion des Makros beschreiben. In diesem Fall zum Beispiel "Änderung Firmennamen".
Das erste Zeichen eines Makronamens muss immer ein Buchstabe sein. Nun müssen Sie sich entscheiden, ob das Makro über die Buchstaben Ihrer Tastatur laufen soll, oder ob Sie eine der Tasten von F1 bis F12 benützen möchten. Am sinnvollsten erscheint eine Belegung über die Tastatur. Drücken Sie einfach die Taste ALT, Alt Gr, oder auch Strg sowie den von Ihnen ausgewählten Buchstaben auf der Tastatur. Anschließend drücken Sie auf Schließen. Die Aufzeichnung läuft nun. Sie erkennen das an dem Symbol neben Ihrem Cursor. Der Rechner zeichnet nun jeden einzelnen Schritt auf, den Sie vornehmen.
In unserem Fall öffnen Sie unter "Bearbeiten" die "Funktion Suchen und Ersetzen", geben den alten sowie den neuen Firmennamen in die entsprechenden Felder ein. Führen Sie die Suche durch. Abschließend, wenn das Makro für Sie beendet ist, gehen Sie wieder auf "Extras", "Makro" und klicken "Aufzeichnung beenden" an. Das spezifizierte "Suchen und Ersetzen" ist nun als Makro unter Ihrer Tastenbelegung gespeichert und Sie können es für jedes Word Dokument verwenden.