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Die 4 Stufen von Kaizen: So bringen Sie mehr Effizienz ins Büro

Lesezeit: < 1 Minute Kaizen ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem die Erfahrung, die Kreativität und die Fähigkeiten der Mitarbeiter genutzt werden, um dauerhaft Verbesserungen zu erreichen. Ziel ist dabei, dass die Mitarbeiter effektiver statt mehr arbeiten.

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Die 4 Stufen von Kaizen: So bringen Sie mehr Effizienz ins Büro

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Kaizen bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung. Diese wird in vier aufeinander aufbauenden Stufen erreicht:

1. Kaizen beginnt mit der Stufe "Ordnung und Sauberkeit". In der Produktion gilt der Grundsatz: "Nur wer diszipliniert Ordnung hält und für Sauberkeit sorgt, kann Qualität produzieren." Dieses Motto gilt im gleichen Maß im Büro.

2. Dann folgt die "Standardisierung der Büroorganisation". Diese Stufe ist von essenzieller Bedeutung für das Kaizen. Denn nur wenn vereinbarte Abläufe und Regeln dauerhaft eingehalten werden, sind Verbesserungen von Dauer. Die Standardisierung bezieht sich auf die Organisation der Ablage sowie auf Arbeitsinhalte und Formulare.

3. Wenn die beiden ersten Stufen durchlaufen sind, ist ein – bezogen auf den Standort – höheres Niveau erreicht. Dies gilt es jetzt durch weitere Verbesserungen noch anzuheben. Die Maßnahme der dritten Stufe "Arbeitsabläufe durch Kaizen vereinfachen" bezieht sich sowohl auf Verbesserungen der einzelnen Arbeitsplätze als auch auf die Verbesserung der Prozesse im Unternehmen.

4. Ziel der vierten Stufe des Kaizen ist es, Mitarbeiter zu Mitunternehmern zu machen. Dafür müssen die Handlungsspielräume der Mitarbeiter erweitert werden. Hand in Hand mit dieser Erweiterung geht die Qualifikation der Mitarbeiter, damit sie den Handlungsspielraum auch ausnutzen können.

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