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Die 3 wichtigsten Prinzipien zum Schreibtisch-Management

Lesezeit: 3 Minuten Vielfältige Aufgaben und der Einsatz von Arbeitsmaterialien und Technik haben dazu geführt, dass wir immer mehr Dinge auf dem Schreibtisch ansammeln. Das führt zu Unübersichtlichkeit und lenkt – völlig unbewusst – ab. Die drei wichtigsten Prinzipien (Reichweite, fester Platz, nach Gebrauch zurückstellen) des Schreibtisch-Managements finden Sie in diesem Artikel.

3 min Lesezeit
Die 3 wichtigsten Prinzipien zum Schreibtisch-Management

Die 3 wichtigsten Prinzipien zum Schreibtisch-Management

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Kennen Sie das? Ihr Schreibtisch scheint einfach zu klein zu sein. Er ist vollgestopft mit Dingen, die Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit brauchen. Neben Telefon und Postkorb natürlich auch Notizblock, Post-it-Block, Stifte, Locher, Tacker, Enthefter, Radiergummi, Kleber, Uhr, eine Blume, Taschenrechner, Rechenmaschine, Tippex, Stempfel, Briefwaage etc.

Doch übersichtlich ist das nicht wirklich für Sie. Und außerdem sieht es selbst direkt nach dem Aufräumen immer leicht unordentlich aus. Dabei haben Sie das Gefühl, auf nichts verzichten zu können. Doch verzichten brauchen Sie auch nicht. Aber anders anordnen ist eine Option, die Sie überprüfen sollten.

Was ist wo im Büro?

Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Büro ist, ob Sie allein oder zu mehreren das Büro teilen, ob Sie pingelig oder unordentlich sind: Es gibt ein ganz einfaches System, was wo im Büro seinen festen Platz finden sollte. Es ist das Reichweitenprinzip:

  1. Alles, was häufig gebraucht wird, hat den schnellsten und direktesten Zugriff.
  2. Was weniger häufig eingesetzt wird, ist weiter weg angeordnet oder untergebracht.

Sie fragen sich jetzt vielleicht, worin der Vorteil dieses Systems liegt. Wenn Sie sich an dieses System halten, brauchen Sie nicht jedes Mal neu zu entscheiden, wo etwas seinen Platz hat. Die Ablage braucht man selten täglich, deshalb wird sie eher in Zone 2 angeordnet. Das Archiv kann sogar außerhalb des Büros (Zone 3) angesiedelt sein. Wenn kaum benötigte Dinge Ihrem direkten Zugriff entzogen sind, können Sie Ihr Augenmerk besser auf die aktuellen Aufgaben richten.

Das Prinzip der Reichweite beim Schreibtisch

Was Sie häufig benötigen, sollte in bequemer Reichweite sein. Alles, was Sie selten benötigen, kann in Schubladen, Schränken oder Regalen untergebracht werden. Die Rechenmaschine, die nur bei der Monatsabrechnung gebraucht wird, hat beispielsweise auf dem Schreibtisch nichts zu suchen.

Sicher werden Sie Stifte in bequemer Reichweite anordnen wollen. Ein Kugelschreiber reicht, die Ersatzstifte kommen in die Schublade oder in das Fach für Büromaterial. Die Schere, die Sie fast nie benötigen, kommt in die Schreibtischschublade. Sie wird herausgenommen und nach Gebrauch wieder weggelegt. Gewöhnen Sie sich konsequent an, Dinge nach Gebrauch an ihren Platz zurückzulegen.

So könnte Ihr Schreibtisch konkret organisiert sein

Hier sind weitere Anregungen für Sie. Können Sie sich besser organisieren? Hier geht es neben dem Reichweitenprinzip um die Prinzipien „Jedes Ding hat seinen festen Platz“ und „Nach Gebrauch sofort zurückstellen“.

  • Das Telefon steht gegenüber Ihrer Schreibhand.
  • Stifte sind in einem aufrechten Stiftbecher untergebracht. Schalen nehmen zu viel Platz weg und die Stifte verrutschen, wenn man einen herausnehmen will.
  • Schaffen Sie Themeninseln, beispielsweise: Telefon – Block – Kugelschreiber und Locher – Tesaabroller – Hefter und Handy – PDA – Schlüssel und USB-Hub – externe Festplatte – USB-Sticks.

Wenn Sie etwas benutzt haben, kommt es sofort wieder an seinen festen Platz.

Ordnung für Eilige und Intuitive

Manchmal sagt mir jemand, dass ihm das Überlegen, was auf den Schreibtisch darf und was nicht, viel zu kompliziert und umständlich sei. „Was weiß ich denn, wie oft ich den Taschenrechner brauche, er liegt eben da“, wird zuweilen gebrummelt. Diesen Menschen und Ihnen, wenn es Ihnen jetzt ähnlich geht, empfehle ich: Vergessen Sie alles, was Sie gerade gelesen haben und probieren Sie das folgende Vorgehen aus:

  1. Nehmen Sie sich einen Karton und legen Sie alle mobilen Arbeitsmittel, die sich normalerweise auf Ihrem Schreibtisch befinden, dort hinein.
  2. Arbeiten Sie nun ganz normal weiter.
  3. Wann immer Sie ein Arbeitsmittel, beispielsweise einen Stift oder den Locher, erstmalig benutzen, lassen Sie es nach Gebrauch auf Ihrem Schreibtisch liegen. Das gilt für Arbeitsmittel, die Sie aus dem Karton holen ebenso wie für das, was Sie aus den Schubladen oder Regalen rund um Ihren Schreibtisch nehmen.
  4. Abends ist Sichtung: Vor Ihnen liegen alle heute verwendeten Gegenstände. Und im Karton befindet sich all das, was für diesen Arbeitstag unnötig war (Zone 1).
  5. Finden Sie nun für alles, was heute zum Einsatz kam, einen sinnvollen und festen Platz auf Ihrem Schreibtisch. Den Arbeitsmitteln aus dem Karton weisen Sie weiter entfernte Plätze zu (Zone 2).

Jetzt sind Sie dran – Schreibtisch-Management

Dieser Artikel ist ein Jubiläumsartikel. Es ist mein 300. Artikel für experto.de rund um die Büroorganisation. „Ordnung schaffen“ bildet im Büro die Basis und ist ein gutes Thema für einen Jubiläumsartikel. Mehr zu diesem Thema lesen Sie auch in meinem Buch „Alles im Griff – Das 1×1 der Büroorganisation“; BusinessVillage2011; ISBN 978-3-86980-015-8; 17,80 €.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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