Standard-Desktopbenachrichtigungen in Outlook
Outlook zeigt Ihnen den Eingang einer neuen E-Mail oder einer Anfrage sofort an. Sie werden über eine akustische Nachricht, eine kurzzeitige Veränderung der Mausanzeige, ein Briefumschlagsymbol im Infobereich der Taskleiste und über ein kurzfristig eingeblendetes Fenster mit einer Kurzinfo auf dem Bildschirm informiert.
Im Benachrichtigungsfenster werden für alle Benachrichtigungen der Absender und der Betreff angezeigt. Bei E-Mail-Nachrichten außerdem die ersten beiden Zeilen des Textes, bei Besprechungsanfragen das Datum, die Uhrzeit und der Ort und bei Aufgabenanfragen der Starttermin der Aufgabe.
Hinweis: Die automatische Benachrichtigung funktioniert nur, wenn Sie Microsoft Exchange Server-Profile und POP3-nutzen und Outlook im Hintergrund geöffnet ist. Bei manuellen Sende-/Empfangsvorgängen werden sie nicht angezeigt.
Einstellungen für Desktopbenachrichtigungen aufrufen
Gehen Sie bis Outlook 2007 über das Menü "Extras" und öffnen Sie die "Optionen". Gleich auf der ersten Registerkarte "Einstellungen" klicken Sie unter dem ersten Punkt "E-Mail" auf "E-Mail-Optionen", um das gleichnamige Fenster zu öffnen. Etwa in der Mitte des Fensters liegt die Schaltfläche "Erweiterte E-Mail-Optionen". Mit einem Klick darauf öffnet sich dieses Fenster.
In Outlook 2010 finden Sie die Optionen im so genannten Backstage-Bereich. Öffnen Sie ihn durch einen Klick auf die Schaltfläche "Datei". Wählen Sie in der Auswahlliste den ersten Eintrag "E-Mail" und gehen Sie im rechten Fensterbereich zu "Nachrichteneingang".
Desktopbenachrichtigungen in Outlook ändern
Sie sehen nun die vier Benachrichtigungsversionen. Alle haben einen Haken im Kontrollkästchen und sind aktiviert. Klicken Sie den Haken aus allen Benachrichtigungen, die Sie in Zukunft nicht mehr nutzen möchten.
Über die "Desktopbenachrichtigungseinstellungen" bestimmen Sie die Dauer und die Transparenz des Kurzinfo-Fensters auf dem Bildschirm. Über die Vorschau sehen Sie die Auswirkung Ihrer Einstellungen auf die Anzeige und können sie ggfs. korrigieren. Außerdem lässt sich die Position der zukünftigen Meldungen ändern, wenn Sie das angezeigte Vorschaufenster auf Ihrem Bildschirm verschieben.
Tipp: Wenn Sie die Maus auf die eingeblendete Kurzinfo halten, wird sie nicht ausgeblendet. So haben Sie etwas mehr Zeit, um die Information zu lesen.