Um Raumkosten zu sparen, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, auf den eigenen Schreibtisch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind zu verzichten. 2 Wege bieten sich da an: Desk-Sharing und Telearbeit.
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Desk-Sharing: Dabei teilen sich in der Regel 2 bis 5 Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. Oder sie arbeiten im Großraumbüro an dem Schreibtisch, der gerade frei ist.
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Telearbeit: Das heißt, der Mitarbeiter verrichtet seine "Innendiensttätigkeit" zu Hause.
Beide Varianten befinden sich derzeit im Aufwind und können gut funktionieren – wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind und die Mitarbeiter sich an die Spielregeln halten.
So funktioniert Desk-Sharing in der Praxis
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Die Mitarbeiter melden etwa 3 Tage im Voraus an, wann sie einen Arbeitsplatz benötigen.
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Die Geschäftsunterlagen und Büroutensilien der Mitarbeiter befinden sich nicht mehr in einem Aktenschrank, sondern einem mobilen Rollcontainer, der an den jeweiligen Arbeitsplatz gefahren wird. (Das diszipliniert bei der Aktenablage.)
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Die betriebsinterne Software gewährt jedem Mitarbeiter von jedem PC Zugriff auf seine Daten.
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Jeder Mitarbeiter kann von jedem Arbeitsplatz die für ihn eingegangenen Anrufe abfragen.
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Jeder Arbeitsplatz wird am Abend vollständig leergeräumt.
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Für Besprechungen stehen abgeschlossene Räume zur Verfügung, die die Mitarbeiter bei Bedarf buchen können.
Steuern sparen mit Telearbeit
Ist der Mitarbeiter bei seiner "Innendiensttätigkeit" in der Regel nicht auf die Kommunikation mit Vorgesetzten oder Kollegen angewiesen, wird er den Arbeitsplatz zu Hause vorziehen. Terminliche Absprachen sowie ein tatsächlich vorhandenes Arbeitszimmer sind aber auch für die Telearbeit erforderlich.