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Desk-Sharing und Telearbeit: So sparen Sie Raumkosten

Lesezeit: 1 Minute Um Raumkosten zu sparen, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, auf den eigenen Schreibtisch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind zu verzichten. 2 Wege bieten sich da an: Desk-Sharing und Telearbeit.

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Desk-Sharing und Telearbeit: So sparen Sie Raumkosten

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Hinter den beiden Begriffen verbirgt sich Folgendes:
  1. Desk-Sharing: Dabei teilen sich in der Regel 2 bis 5 Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. Oder sie arbeiten im Großraumbüro an dem Schreibtisch, der gerade frei ist.
  2. Telearbeit: Das heißt, der Mitarbeiter verrichtet seine "Innendiensttätigkeit" zu Hause.

Beide Varianten befinden sich derzeit im Aufwind und können gut funktionieren – wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind und die Mitarbeiter sich an die Spielregeln halten.

So funktioniert Desk-Sharing in der Praxis 

  • Die Mitarbeiter melden etwa 3 Tage im Voraus an, wann sie einen Arbeitsplatz benötigen.
  • Die Geschäftsunterlagen und Büroutensilien der Mitarbeiter befinden sich nicht mehr in einem Aktenschrank, sondern einem mobilen Rollcontainer, der an den jeweiligen Arbeitsplatz gefahren wird. (Das diszipliniert bei der Aktenablage.)
  • Die betriebsinterne Software gewährt jedem Mitarbeiter von jedem PC Zugriff auf seine Daten.
  • Jeder Mitarbeiter kann von jedem Arbeitsplatz die für ihn eingegangenen Anrufe abfragen.
  • Jeder Arbeitsplatz wird am Abend vollständig leergeräumt.
  • Für Besprechungen stehen abgeschlossene Räume zur Verfügung, die die Mitarbeiter bei Bedarf buchen können. 
Wichtig: Die Arbeitsplätze sollten alle gleich ausgestattet sein: gleiche PCs, gleiches Ambiente. Sonst ist Gerangel um den besten Arbeitsplatz vorprogrammiert.

Steuern sparen mit Telearbeit
Ist der Mitarbeiter bei seiner "Innendiensttätigkeit" in der Regel nicht auf die Kommunikation mit Vorgesetzten oder Kollegen angewiesen, wird er den Arbeitsplatz zu Hause vorziehen. Terminliche Absprachen sowie ein tatsächlich vorhandenes Arbeitszimmer sind aber auch für die Telearbeit erforderlich.

Tipp: Sie können Ihrem Mitarbeiter Miete für das Arbeitszimmer zahlen, die dann nicht lohnsteuerpflichtig ist, sofern das häusliche Arbeitszimmer vor allem in Ihrem betrieblichen Interesse liegt und er kein Büro im Betrieb hat. Sie müssen allerdings vor der Telearbeit einen entsprechenden Mietvertrag mit dem Mitarbeiter abschließen. (BFH, 16.09.2004, VI R 25/02)

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