Das Jahresende stellt regelmäßig besondere Anforderungen an alle Unternehmenseinheiten, die sich mit Berichten und Kennzahlen beschäftigen. Neben den monatlichen Reports sind dann auch Jahresstatistiken und erweiterte Kommentierungen, beispielsweise für den Geschäftsbericht abzuliefern.
Damit nicht in jedem Jahr das Rad wieder neu erfunden werden muss, und um sicherzustellen, dass die Jahresberichte im Vergleich miteinander konsistent sind, sollte das Jahresreporting einer ähnlichen Routine folgen, wie es bei monatlichen Berichten obligat ist.
Am Jahresabschluss den Berichtsstichtag ändern
Im Laufe des Jahres wird man im Personalcontrolling regelmäßig den Monatsersten als Berichtsstichtag wählen. Dies ist sinnvoll, da dann schon alle Austritte des vergangenen Monats und die Eintritte des neuen Monats berücksichtigt sind und so aktuellere Informationen geliefert werden.
Am Jahresende jedoch wird regelmäßig der letzte Tag des Jahres als Berichtsstichtag gewählt, da dieses Reporting eher am Jahresabschluss des Unternehmens und damit am Bilanzstichtag orientiert ist.
Für den Jahresabschluss eine Routine entwickeln
Leider wird der Jahresabschluss im Personalcontrolling oft als "Einmalaktion" angesehen. Während es beim monatlichen Reporting eine Selbstverständlichkeit ist, Routinen zu entwickeln und Abläufe zu automatisieren, wird der Jahresabschluss oft individuell behandelt.
Dabei lohnt es sich aus mehreren Gründen auch hier, die Tätigkeiten im Personalcontrolling in einem Ablaufplan festzuschreiben und etwas Aufwand in die Entwicklung einer organisatorischen und programmgesteuerten Routine zu stecken.
Jahresabschluss mit Fahrplan
In der Regel müssen zum Jahresabschluss bestimmte Daten vom Personalcontrolling zu festgelegten Terminen abgeliefert werden. Diese Daten müssen in einem Fahrplan mit den eigenen Terminen (z. B. Fertigstellung der Gehaltsabrechnung) in Einklang gebracht werden, denn viele Tätigkeiten bauen aufeinander auf.
Routinen für den Jahresabschluss entwickeln
In einem fortgeschrittenen Personalcontrolling wird man sich für das monatliche Reporting und die Kennzahlenermittlung Routinen entwickeln, die die benötigten Informationen entweder abrufbereit erstellen oder sogar termingesteuert ausliefern.
Dies sollte ebenso für die Ermittlung von Jahresstatistiken und –kennzahlen gelten. Der Entwicklungsaufwand hat sich schnell amortisiert, zumal die Grundlagen aus der monatlichen Arbeit verwendet werden können. Parametrierbare Berichte können sowohl für Monats- als auch für Jahresabschlüsse verwendet werden. Die genaue Ausgestaltung hängt vom IT-Einsatz im jeweiligen Unternehmen ab.
Flexibilität beim Jahresabschluss wichtig
Obwohl die meisten Tätigkeiten sich jährlich wiederholen, werden vielfach individuelle Anfragen zur Erstellung des Jahresabschlusses zu beantworten sein. So hat jeder Geschäftsbericht ein Schwerpunktthema, zu dem auch das Personalcontrolling ggf. Informationen liefern muss.
Daher sind flexible Reportingsysteme, die ein Personalcontrolling auch im laufenden Jahr auszeichnen, im Rahmen des Jahresabschlusses besonders hilfreich, zumal meist die Zeit für die Lieferung der Daten knapp bemessen wird.