An manchen Tagen verliert man schnell den Überblick
Kennen Sie das? Die Frühstückspause im Büro ist noch nicht erreicht und Ihre Aufgaben haben eher zu- als abgenommen. Sie halten ein Post-it in der Hand, auf dem eine Telefonnummer notiert ist. Den Namen und Anlass dazu haben Sie sich nicht aufgeschrieben, denn Ihr Kollege hatte Ihnen die Telefonnummer zwischen „Tür und Angel“ zugerufen und Sie waren eigentlich der Meinung, sich das merken zu können.
„Wie peinlich“, denken Sie bei sich, „dann mache ich jetzt lieber das Angebot fertig, ach nein, ich wollte ja erst noch…“. Eine Kollegin, die Ihr Herumgewusel mitbekommt, gibt Ihnen den Tipp: „Arbeite doch nach der ALPEN-Methode“. Lesen Sie weiter, wenn Sie wissen wollen, was sich dahinter verbirgt.
So gibt die ALPEN-Methode einen klaren Rahmen für Ihre Aktivitäten
- Alle Aufgaben auflisten
in einer schriftlichen Aufgabenliste (handschriftlich, elektronisch) mit Angabe der Priorität (A, B oder C), dem eindeutigen Arbeitsauftrag und Termin. -
Länge einschätzen
und diesen Zeitrahmen einhalten. Wenn Sie für die Aufgabe keine Erfahrungen zum Zeitaufwand haben, dann schätzen Sie die Zeit zuzüglich der Hälfte der Schätzung. Fassen Sie zudem gleiche Tätigkeiten wie telefonieren, mailen und recherchieren zu Blöcken zusammen. -
Pausen und Pufferzeiten
einplanen. Empfohlen für einen durchschnittlichen Büroarbeitsplatz ist es, 60% Planung und 40% als Zeitpuffer zu lassen. Für die meisten Büromenschen gilt mittlerweile, dass sie nur die Hälfte des Tages verplanen sollten. Der Rest füllt sich mit unvorhergesehenen Aktionen. Wenn Sie wirklich produktiv arbeiten möchten, dann planen Sie Pausen ein. Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel 2 Tipps, wie Sie tatsächlich Pausen machen. -
Entscheidungen fällen
sollen und müssen Sie bei Ihren Aufgaben: Prioritäten, Streichen, Delegieren. Das fällt vielen Menschen schwer, denn jedes „ja“ für eine Aufgabe bedeutet automatisch ein „nein“ für eine andere. Machen Sie sich klar, was Sie daran hindert, schnelle Entscheidungen zu treffen. Und sorgen Sie für Abhilfe. Eine der wichtigsten Entscheidungen sollte lauten: Ich erledige erst meine A- und dann meine B-Aufgaben. -
Nachkontrolle
hierbei überprüfen Sie das Ergebnis und schließen den Vorgang ordnungsgemäß ab. Werten Sie Ihre Erfahrungen aus. Und so viel Zeit muss sein: Wertschätzen Sie sich für das, was Ihnen gelungen ist.
Jetzt sind Sie dran – der ALPEN-Spickzettel
Manchmal hilft es, einen kleinen Zettel mit stichwortartigen Erinnerungsfragen parat zu haben. Wenn es dann drunter und drüber geht, kann man diese Routine abarbeiten. Probieren Sie es aus: Step-by-step bekommen Sie mit dem beharrlichen Vorgehen wieder mehr Kontrolle über Ihren Arbeitsberg.
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Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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