Businesstipps Kommunikation

Der Abwesenheitsassistent von Outlook

Lesezeit: 2 Minuten Wenn Sie über die Feiertage frei haben oder in Urlaub fahren, kann der Abwesenheitsassistent von Outlook Ihre E-Mails beantworten, um dem Absender mitzuteilen, dass die E-Mail erst zu einem bestimmten Zeitpunkt X den Adressaten erreichen wird. Um den Abwesenheitsassistenten in Outlook benutzen zu können, muss Ihr PC an einem Exchange Server angeschlossen sein. Ob das so ist, können Sie ganz einfach herausfinden: Wechseln Sie dazu in Outlook in den Ordner Posteingang und öffnen Sie das Menü „Extras“.

2 min Lesezeit

Der Abwesenheitsassistent von Outlook

Lesezeit: 2 Minuten

Der Abwesenheitsassistent von Outlook
Wenn Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Abwesenheitsassistent“ finden, können Sie auf einen Exchange Server zugreifen. Das hat für Sie einen Vorteil: Der Abwesenheitsassistent lässt sich im Vergleich zum Regelassistenten leichter konfigurieren.

Falls Sie den Befehl "Abwesenheitsassistent" nicht zur Auswahl haben, können Sie Ihre Abwesenheits-E-Mail mit dem Regelassistenten versenden. Ihn finden Sie ebenfalls im Menü Extras. In einigen Outlookversionen heißt der Befehl auch „Regeln und Benachrichtigungen“. Der Regelassistent hat im Vergleich zum Abwesenheitsassistenten zwei Nachteile:

  1. Es ist ein wenig komplizierter, eine Abwesenheits-E-Mail einzurichten,
  2. und Ihr Rechner müsste während Ihrer gesamten Abwesenheit laufen.

Praxis-Tipp
Statt den Rechner während der ganzen Zeit laufen zu lassen, um mit dem Regelassistenten Ihre Abwesenheits-E-Mails zu versenden, bitten Sie lieber einen Mitarbeiter Ihres Vertrauens, sich um Ihren Posteingang zu kümmern.

So funktioniert der Abwesenheitsassistent
Eine Abwesenheits-E-Mail und die automatische Weiterleitung Ihrer eingehenden Nachrichten haben Sie mit einigen wenigen Mausklicks eingerichtet:

  1. Starten Sie Outlook und wechseln Sie in den Ordner „Posteingang“.
  2. Wählen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Abwesenheitsassistent“.
  3. Sie sehen ein Fenster mit zwei Bereichen: Im oberen Bereich haben Sie die Möglichkeit, mit einem einzigen Klick festzulegen, ob der Abwesenheitsassistent arbeiten soll (wenn Sie zurzeit nicht im Haus sind). Wenn die Option „Ich bin zurzeit im Haus" aktiviert ist, wird weder eine automatische E-Mail versendet noch eine Regel ausgeführt.
  4. Geben Sie in dem Feld unter „Folgende Antwort wird AUTOMATISCH EINMAL AN JEDEN ABSENDER GESENDET“ den Nachrichtentext ein, der auf Ihren Urlaub hinweist.
  5. Wenn Sie die eingehenden E-Mails nicht an einen Mitarbeiter weiterleiten, ist Ihre Abwesenheits-E-Mail jetzt fertig.
  6. Bestätigen Sie dann den Abwesenheitstext nur noch mit Ok.

Wenn die eingehenden Nachrichten automatisch an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden sollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel hinzufügen“. Wenn Sie die E-Mails behandeln wollen, die direkt an Sie gesendet wurden oder bei denen Sie mit im Cc stehen, brauchen Sie nur bei „Direkt an mich gesendet und/oder Kopie (CC) an mich“ ein Häkchen zu machen. Setzen Sie dann ein Häkchen bei der Option „Weiterleiten“ und tragen Sie in dem Feld rechts daneben die E-Mail-Adresse Ihres Mitarbeiters ein.

Erst am letzten Arbeitstag vor Ihrem Urlaub wählen Sie erneut „Extras“ „Abwesenheitsassistent“ an. Jetzt müssen Sie nur die Option „Ich bin zurzeit nicht im Haus einschalten“ und „Ok“ anklicken, um die automatische E-Mail-Beantwortung zu aktivieren. Anschließend beenden Sie Outlook und schalten Ihren Rechner ab.

Beachten Sie: Die Benachrichtigung wird nur bei der ersten E-Mail eines Absenders verschickt. Schickt dieser Ihnen weitere Nachrichten, erhält er keine erneute Abwesenheits-E-Mail von Ihnen.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: