Da Sie ein netter Kollege sind, helfen Sie natürlich gerne, müssen dafür aber leider Ihre Arbeit unterbrechen. Nachdem Sie der Kollegin erfolgreich geholfen haben, machen Sie sich wieder an Ihre Arbeit. Doch wo waren Sie noch mal stehen geblieben?
Was war noch mal der wichtige Gedanke, den Sie weiterspinnen wollten? Es dauert einige Zeit bis Sie sich wieder in die Thematik hineingefunden haben und dann klingelt das Telefon. Eine solche Unterbrechungsfrequenz raubt uns unsere Arbeitszeit und – effizienz. Nachfolgend einige Tipps, derartige Zeitdiebe auszuschalten.
Der Sägeblatteffekt und seine Konsequenzen
Die oben angeführte Abfolge von Unterbrechungen und die ständige Wiederaufnahme einer Tätigkeit nennt man in der Fachsprache den Sägeblatteffekt. Wenn Ihr Tagesablauf im Büro so aussieht, brauchen Sie für Ihre eigentliche Arbeit sehr viel länger als Sie es geplant haben und oft können Sie Ihre Aufgaben nicht fertig stellen.
Laut Statistik hat ein Mitarbeiter im normalen Bürobetrieb kaum mehr als 15 Minuten zusammenhängender und ungestörter Zeit für die Erledigung einer Aufgabe. Zu den Störfaktoren gehören jene, die von anderen Personen verursacht werden, aber auch hausgemachte oder selbst verschuldete. Recherchen ergaben, dass eine Aufgabe, die ständig unterbrochen wird durchschnittlich 20-30% länger bearbeitet werden muss als eine, auf die man sich ohne Unterbrechungen konzentrieren kann.
Bei dem so genannten "Sägeblatteffekt" wird die Leistungskurve durch immer wiederkehrende Unterbrechungen auf Null gebracht und es bedarf bei Wiederaufnahme einer unterbrochenen Aufgabe jedes Mal einer neuen "Einarbeitungsphase". Im Umkehrschluss bedeuten diese 20-30% folglich, dass man ca. einen ganzen Tag pro Woche nur damit verbringt, sich in eine unterbrochene Aufgabe neu einzudenken! Diese Zeit könnte man besser nutzen.
Welche Störfaktoren gibt es
Zunächst Unterbrechungen durch die Technik, – E-Mail, SMS, Telefon, Telefax, elektronische Kalenderalarm, usw..