Delegieren im Büro: Erfolgsfaktor „Feedback“ (Teil 7)

Delegieren Sie immer im Dialog! Dazu gehört auch der Einsatz von Lob ("verschwenderisch") und Kritik (sparsam und konstruktiv). Lesen Sie mehr zum Feedback beim Delegieren.

Kennen Sie das? Sie haben eine Aufgabe delegiert und hören und sehen nichts mehr von dem Kollegen oder der Mitarbeiterin. Sie hoffen, das Schweigen bedeutet, dass alles wie besprochen klappt. Oder Sie sind nicht ganz zufrieden mit dem Ergebnis, wissen aber nicht so recht, ob und wie Sie das ansprechen sollen. Delegieren endet weder mit der Aufgabenverteilung noch mit der Erledigung. Delegieren Sie immer im Dialog.

Delegieren heißt immer auch im Kontakt bleiben
Bleiben Sie mit Ihrer Mitarbeiterin oder dem Kollegen, der die delegierte Aufgabe übernommen hat, in regelmäßigem Kontakt und geben Sie Feedback. Kommunizieren Sie wie vorher abgesprochen und sorgen Sie für reibungslosen Informationsaustausch. Stehen Sie wie abgesprochen für Rückfragen oder zum Meinungsaustausch zur Verfügung.

Optimal ist, wenn Sie bei der Aufgabenerteilung konkrete Zwischenergebnisse abgestimmt haben, beispielsweise

  • in welchem Turnus Sie einen kurzen Stand der Dinge erhalten (z. B. wöchentlich)
  • zu welchem Zeitpunkt (z. B. immer Dienstags vor der Teambesprechung)
  • in welcher Form (z. B. als kurze Mail)
  • bei welchem Stand Sie über den Zwischenstand informiert werden wollen (z. B. wenn bestimmte Teilaufgaben nicht fristgerecht erledigt sind).

Zum Delegieren gehört auch Fehlervermeidung in der Zukunft
Es ist nicht nur Ihr Recht, sondern auch Ihre Pflicht, auf Fehler hinzuweisen. Doch seien Sie generell sparsam mit Kritik. Die Schuldfrage sollte dabei nicht im Mittelpunkt stehen. Konstruktiver ist es, den Blick darauf zu lenken, wie in Zukunft ähnliche Fehler vermieden werden können. Sammeln Sie gemeinsam Ideen und Punkte, die es in Zukunft leichter machen können, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird.

Bei Kritik empfehle ich immer ein "Sandwich":

  1. loben
  2. kritisieren
  3. loben

Übrigens: Der Hinweis "Ich hätte das ja ganz anders gemacht." ist keine Kritik! 

Der Abschluss des Delegierens: Äußern Sie Ihre Zufriedenheit
Selbst wenn es sich nur um kleine Aufgaben oder ein Zwischenergebnis handelt – seien Sie nicht geizig mit Lob. Machen Sie sich klar, wie motivierend Lob wirken kann. Vermeiden Sie allerdings ein gönnerhaftes Loben. Auch ein Loben für Selbstverständlichkeiten ist unpassend.

Sagen Sie konkret, womit Sie zufrieden sind, nicht einfach nur "okay, war gut, ich bin zufrieden". Das ist zwar nett, aber wenig aussagekräftig. Besser sind konkrete Hinweise wie "Ich bin sehr zufrieden damit, wie hartnäckig Sie in der Technik nachgehakt haben." Oder "Ich war ganz erfreut, wie gut Sie den Kompromiss mit dem Kunden ausgehandelt haben."

  Abschluss-Check zu Teil 7

  • Sie wissen, dass Stichproben zur Kontrolle und Vereinbarung von Zwischenergebnissen sinnvoll sind.
  • Für Sie ist klar, dass Lob und Kritik erforderlich sind, damit die Person, an die Sie eine Aufgabe delegiert haben, weiß wo sie steht.
  • Äußern Sie Ihre Zufriedenheit – konkret.

Bei so viel Delegieren kann man auch leicht den Überblick verlieren. Doch das Führen einer Delegationsliste oder Outlook können Sie gut einsetzen, damit Sie immer noch die Übersicht über Ihre delegierten Aufgaben bewahren.