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Datenschutz: Was Sie über das Vernichten von Unterlagen wissen sollten

Lesezeit: < 1 Minute Einfach ins Altpapier – oder doch lieber in den Schredder? Diese Frage stellt sich in Haushalten, Kleinbüros und Kleinbetrieben immer wieder.

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Datenschutz: Was Sie über das Vernichten von Unterlagen wissen sollten

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Erfahren Sie alles Wichtige, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.
Datenvernichtung privat: Keine Verpflichtung
Als Privatperson sind Sie nicht verpflichtet, Dokumente zu vernichten. Dennoch ist es ratsam, nicht mehr benötigte Papiere zu schreddern, wenn sie persönliche Daten enthalten. Das gilt beispielsweise für
  • Kontoauszüge,
  • medizinische Unterlagen,
  • Verträge,
  • Bestellungen,
  • Steuerunterlagen und vor allem Steuerbescheide oder
  • Unterlagen/Schriftverkehr im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten.
Datenvernichtung beruflich: Eingeschränkte Vorgaben
Als Freiberufler oder Unternehmer können Sie ebenfalls selbst entscheiden, welche Daten in welcher Form vernichtet werden sollen. Mit einer Ausnahme: Das Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet Sie, personenbezogene Daten vor der Einsicht Dritter zu schützen. Das bedeutet, dass Sie solche Daten vor der Entsorgung unkenntlich machen müssen, um Unannehmlichkeiten auszuschließen.
Und wie ist das bei CDs/DVDs?
Vernichten Sie solche Medien am besten mit einem speziellen Schredder. Das manuelle Zerkratzen der Leseseite ist nicht nur mühsam, es bietet auch keine Gewähr, dass nicht mindestens noch Teildaten ausgelesen werden können. Denn die eigentliche Datenschicht (Metallfolie) befindet sich nicht unten, sondern dicht unter der Oberseite. Wenn Sie diese dennoch komplett manuell zerstören wollen, tun Sie das lieber über einer Abfalltonne im Freien. Sonst wird Ihr Arbeitsplatz von einem Regen feinster Teilchen übersät.
Was Sie vor dem Entsorgen eines Computers beachten müssen
Bevor Sie einen ausrangierten Computer zur Entsorgung bringen:
  • Vernichten Sie darauf befindliche Daten am besten mithilfe einer speziellen Software. Denn manuell gelöschte Daten können jederzeit ohne großen Aufwand wiederhergestellt werden.
  • Auch das Formatieren der Festplatte bietet keine 100-prozentige Sicherheit.
  • Ist das Laufwerk hingegen defekt, sollte der Datenträger ausgebaut und mechanisch zerstört werden.
Worauf Sie bei externen Vernichtungs-Dienstleistern achten sollten
Falls Sie größere Papiermengen von einem externen Dienstleister entsorgen lassen, dann achten Sie auf folgende Qualitätsmerkmale:
  • Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb
  • Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2000
  • Durchführung der Aktenvernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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