Es ist unbedingt notwendig, Auszubildenden mindestens das kleine Einmaleins des Datenschutzes an die Hand zu geben. Das gilt im verstärkten Maße, wenn ein Azubi Zugang zu vertraulichen Daten hat. Gehen Sie hier keine Kompromisse ein.
Ihre Maßnahmen als Ausbilder beim Thema Datenschutz
Kompetenz nutzen: Sollte es in Ihrem Hause einen Datenschutzbeauftragten geben, dann nutzen Sie dessen Kompetenz. Er hat die Aufgabe, über den Datenschutz aufzuklären. Das gilt auch für die Schulung von Auszubildenden. Ihren Azubis sollte klar sein, welche Aufgabe der Datenschutzbeauftragte hat und dass sie ihn in allen Datenschutzfragen kontaktieren können.
E-Mails diskret versenden: Machen Sie Ihren Azubis von Beginn an deutlich, dass sie keine großen Verteiler beim Versenden von E-Mails wählen sollten. Im Zweifelsfall sollte die eine oder andere Person lieber außen vor bleiben. Zudem müssen auch Azubis darauf achten, ob sich unterhalb des geschriebenen E-Mail-Textes Informationen aus einer älteren Mail befinden, die möglicherweise nicht für Jeden im Verteilerkreis gedacht sind. Und letztlich weisen Sie unbedingt auf die Bcc.-Funktion hin. Sollte eine Information an einen Verteiler außerhalb des Unternehmens gesandt werden, dann ist mit dieser Funktion gewährleistet, dass die E-Mail-Adressen der Beteiligten nicht für jeden Einzelnen sichtbar sind. Viele Empfänger legen hierauf größten Wert.
Mit sozialen Netzwerken verantwortungsvoll umgehen
Nehmen Sie bei der Schulung Ihrer Auszubildenden in Sachen Datenschutz kein Blatt vor den Mund, wenn es um soziale Netzwerke geht. Hier haben nämlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse überhaupt nichts zu suchen. Auch wenn ein Azubi einmal zufällig an bestimmte Daten, wie beispielsweise das Gehalt eines Ausbilders oder Vorgesetzten, kommt, dann ist hiermit diskret umzugehen. Dies ist in einem sozialen Netzwerk wie Facebook natürlich nicht gewährleistet. Gleiches gilt für das Hochladen von Fotos: Irgendeine kuriose Szene im Lager oder im Büro per Handy für die Ewigkeit festhalten und veröffentlichen, ist in fast allen Unternehmen nicht gestattet.
Datenträger sparsam einsetzen
Ein USB-Stick geht schnell verloren. Daher sollten auch Auszubildende keine betriebsinternen Informationen auf einen Datenträger laden. Es sei denn, dies ist ausdrücklich gewünscht. Kommt trotzdem einmal ein Datenträger abhanden, sollte der Azubi schnellstens Sie als Ausbilder bzw. den Datenschutzbeauftragten informieren. Dieser weiß mit Sicherheit, was zu tun ist.