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Datennutzung: Halten Sie sich an diese Grundsätze

Lesezeit: 4 Minuten Bei der Datennutzung im Verein können viele Fehler entstehen und damit auch Unmut und Missverständnisse unter den Mitgliedern. Im vierten Teil unserer Serie „Datenschutz im Verein“ haben wir für Sie noch einmal alle Grundsätze der Datennutzung für Sie zusammengefasst.

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Datennutzung: Halten Sie sich an diese Grundsätze

Datennutzung: Halten Sie sich an diese Grundsätze

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Hier gelangen Sie zu Teil 1, Teil 2, Teil 3, und Teil 5.

Bei der Nutzung der erhobenen Daten achten Sie auf folgende Grundsätze:

  • Jeder darf nur die für die Erfüllung der ihm obliegenden Aufgaben notwendigen Daten kennen, verarbeiten oder nutzen.
  • Daten der Mitglieder dürfen nur zur Verfolgung des Vereinszwecks und zur Betreuung der Mitglieder und zu Verwaltungszwecken genutzt werden.
  • Eine Weitergabe der Daten der Mitglieder an Dritte (z. B. Sponsoren) ist nur erlaubt, wenn die betroffenen Mitglieder eingewilligt haben.
  • Daten Dritter, zum Beispiel von Lieferanten oder Besuchern, dürfen gespeichert und genutzt werden, wenn dies für die Begründung oder Durchführung eines Vertrags mit diesen Personen erforderlich ist oder der Verein ein berechtigtes Interesse daran hat und nicht erkennbar ist, dass dem schutzwürdige Interessen der Betroffenen entgegenstehen.

Die Daten dürfen nur zu dem Zweck benutzt werden, zu dem der Verein sie erhoben oder erhalten hat. Die Adressen Ihrer Mitglieder dürfen Sie nur für Spendenaufrufe zugunsten Ihres Vereins, nicht aber für Spendenaufrufe zugunsten befreundeter Vereine oder des Dachverbands nutzen.

Daten Dritter dürfen Sie für Spendenaufrufe nur nutzen, wenn Ihnen eine Einwilligung des Dritten zur Datennutzung vorliegt.

Für Werbung gilt dies entsprechend. Auch wenn Werbung per Telefon oder E-Mail erfolgt, benötigen Sie die Einwilligung des Betroffenen. Nur wenn Sie eine Werbefirma beauftragen, Werbung Ihres Vereins an die ihr bekannten Adressen zu senden, benötigt Ihr Verein nicht die Einwilligung der Angeschriebenen.

Falls Ihr Verein mit einem Versicherungsunternehmen einen Rahmenvertrag abgeschlossen hat oder abschließen will, der es Vereinsmitgliedern ermöglicht, bei diesem Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen einen Versicherungsvertrag zu günstigeren als den üblichen Bedingungen abzuschließen, dann dürfen Sie die Daten Ihrer Mitglieder dem Versicherungsunternehmen oder dessen Vertretern nur übermitteln, wenn das betroffene Mitglied in die Übermittlung seiner Daten ausdrücklich einwilligt.

Die Einwilligungserklärung muss einen ausdrücklichen Hinweis auf die Übermittlung der Daten an ein – namentlich genau bezeichnetes – Versicherungsunternehmen enthalten.

Vorsicht bei der Bekanntgabe von Daten an Vereinsmitglieder

Vereinsmitglieder gelten im Verhältnis zum Verein als Dritte. Sie dürfen daher auf die Daten anderer Vereinsmitglieder nicht einfach zugreifen.

Ausnahme: Ihr Verein gibt Mitgliederlisten aus. Dies dürfen Sie allerdings nur, wenn die Herausgabe einer Mitgliederliste der Erreichung des Vereinszwecks dient, was nur der Fall ist, wenn der Vereinszweck (auch) darin besteht, die persönlichen oder geschäftlichen Kontakte zu pflegen. Welche Daten in der Mitgliederliste enthalten sein dürfen, hängt vom jeweiligen Vereinszweck ab.

Stellen Sie sicher, dass die schutzwürdigen Interessen und die schutzwürdigen Belange der Mitglieder gewahrt sind und die Mitglieder der Aufnahme ihrer Daten in die Mitgliederliste widersprechen können.

Dient die Datenübermittlung nicht dem Vereinszweck, dürfen Sie die Daten eines oder mehrerer Vereinsmitglieder anderen Vereinsmitgliedern nur bekannt geben oder übermitteln, wenn der Verein oder der Empfänger der Daten hieran ein berechtigtes Interesse hat und schutzwürdige Belange des/der Betroffenen einer Bekanntgabe bzw. Übermittlung nicht entgegenstehen.

Wollen Mitglieder ihre satzungsmäßigen Rechte wahrnehmen und benötigen hierzu die Daten anderer Vereinsmitglieder, ist die Herausgabe der Daten in der Regel im Interesse des Vereins.

Zu den satzungsmäßigen Rechten zählen zum Beispiel Minderheitenbegehren oder Anträge, für die die Satzung eine Mindestanzahl von Mitgliedern verlangt.

In diesen Fällen dürfen Sie auf Verlangen die Daten der anderen Vereinsmitglieder bekannt geben. Umstritten ist, ob Mitglieder darauf bestehen können, dass der Vorstand ihnen eine vollständige Mitgliederliste einschließlich aller Adressen aushändigt.

Die Antwort darauf liefert eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH, Beschluss vom 21.06.2010, Az. II ZR 219/09), die wenig bekannt ist, aber größte praktische Bedeutung für den Vereinsalltag hat.

So hat der Bundesgerichtshof entschieden:

  • Die Mitglieder, die die Herausgabe der Mitgliederliste verlangen, müssen sich auf ein berechtigtes Interesse berufen.
  • Der Herausgabe der Mitgliederliste stehen weder ein überwiegendes Interesse des Vereins noch berechtigte Belange der Vereinsmitglieder entgegen. Ein „berechtigtes Interesse“ liegt nach Meinung des BGH immer dann vor, wenn das Mitglied […] die in der Mitgliederliste enthaltenen Informationen […] ausnahmsweise benötigt, um das […] Recht an der Willensbildung im Verein wirkungsvoll ausüben zu können“.

Damit reicht es nicht, dass sich ein Mitglied an die übrigen Mitglieder wenden will, um „allgemeine Meinungsäußerungen“ zu verbreiten.

Verlangt also eine Gruppe von Mitgliedern die Liste, um „über die Vorstandsarbeit und die Art und Weise, wie im Verein gearbeitet wird“ zu informieren, reicht das nicht aus, um die Aushändigung der Mitgliederliste verlangen zu können.

Doch selbst bei einem berechtigten Interesse geht es ausschließlich um die Mitgliederdaten, die ein Mitglied braucht, um sich per herkömmlicher Briefpost oder elektronischer Post (E-Mail) an die anderen Mitglieder zu wenden.

Dazu zählt der Bundesgerichtshof ausschließlich folgende Angaben (Kontaktdaten):

  • Vor- und Nachnamen der Mitglieder,
  • Anschriften,
  • Telefonnummern (soweit bekannt),
  • E-Mail-Adressen (soweit bekannt).

Wenn Sie die Liste herausgeben müssen, lassen Sie sich von den Mitgliedern, denen Sie die Daten anderer Mitglieder bekannt geben, schriftlich versichern, dass die erhaltenen Daten nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden.

Die Veröffentlichung von Mitgliederdaten in Aushängen für das Schwarze Brett oder in einer Vereinszeitung ist nur erlaubt, wenn dies für die Erreichung des Vereinszwecks unbedingt erforderlich ist oder der Verein oder die Personen, die von den Veröffentlichungen Kenntnis nehmen können, ein berechtigtes Interesse an der Veröffentlichung haben und schutzwürdige Belange der Betroffenen nicht entgegenstehen.

Schutzwürdige Belange der Betroffenen können zum Beispiel bei Veröffentlichungen über Vereinsstrafen oder Spielersperren berührt sein.

Persönliche Nachrichten, zum Beispiel zu Geburtstagen, Jubiläen, Spenden und Ähnlichem, dürfen Sie veröffentlichen, wenn dem Verein keine schutzwürdigen Belange des Betroffenen bekannt sind und der Betroffene der Veröffentlichung seiner Daten nicht widersprochen hat.

Im fünften und letzte Teil unserer Serie „Datenschutz im Verein“ klären wir Sie über die Besonderheiten der Datennutzung und -erhebung bei Dachverbänden und Gemeindeverwaltungen auf. Klicken Sie einfach hier.

Bildnachweis: © rawpixel/123rf.com Lizenzfreie Bilder

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