Memos oder Aktennotizen haben verschiedene Funktionen. Unter anderem werden sie eingesetzt, um:
- Informationen zu verteilen
- Gesprächsinhalte, Beschlüsse, Verhandlungsergebnisse, usw. festzuhalten
- Entscheidungen zu dokumentieren
- Abläufe im Unternehmen darzustellen
- Aufgaben einzuordnen
Wann ist eine Aktennotiz nützlich
- Der Inhalt von Telefongesprächen kann darin festgehalten werden.
- Absprachen mit Kollegen und/oder Vorgesetzten bezüglich der weiteren Vorgehensweise eines Projektes können dokumentiert werden.
- Vereinbarungen jeglicher Art können schriftlich festgehalten werden.
- Sie können als Erläuterung einer Vorgehensweise für ein bestimmtes Projekt dienen, um für andere festzuhalten, warum ein bestimmter Arbeitsschritt unternommen wurde.
Anleitung für die Erstellung einer Aktennotiz
1. Die Wahl des Mediums. Mit nachfolgenden Tipps können Sie ein Memo oder eine Aktennotiz sowohl per Hand als auch mit dem Computer erstellen. Wenn Ihre Firma kein eigenes Programm zur Erstellung einer Aktennotiz hat, dann können Sie dies auch in MS Word tun.
2. Wichtigste Inhalte. Dies sind zunächst das aktuelle Datum plus eventuell die Uhrzeit, um festzuhalten, zu welchem Zeitpunkt die aufgeführte Information erhalten wurde. Das trägt nicht nur zur organisatorischen Korrektheit bei, sondern erleichtert auch die Validierung von Informationen bei Vorhandensein von mehreren Aktennotizen.
3. Die Überschrift. Wählen Sie eine Überschrift oder einen Titel, der kurz gefasst das Thema der Aktennotiz wiedergibt. Das erleichtert die Suche erheblich, wenn Sie die Akten nach bestimmten Informationen durchforsten.
4. Die eigentliche Aktennotiz. Alle wichtigen Informationen müssen hier zusammengefasst werden. Halten Sie Ihre Sätze dabei so kurz wie möglich und vermeiden Sie lange Schachtelsätze. Das erleichtert Personen, die mit der Thematik nicht so ganz vertraut sind, das Ganze besser zu erfassen und zu verstehen.
5. Das Festhalten von Anrufen. Wenn Sie die Inhalte eines Telefonats festhalten möchten, dann sollten Sie neben den Basisdaten auch den Namen des oder der Gesprächspartners/in aufführen, sowie für welche Firma diese Person arbeitet und in welcher Position sie sich befindet. Ebenfalls erwähnen sollten Sie den Grund des Anrufs sowie den Ausgang des Gesprächs, was beschlossen wurde und gegebenenfalls, welche Maßnahmen zu ergreifen sind sowie von wem und bis wann.
6. Der Verfasser.Eine Aktennotiz sollte immer den Namen des Verfassers enthalten, damit andere bei Bedarf auf diese Person zukommen können, um Unklarheiten oder offenen Fragen zu klären.
7. Die Ablage. Sie können ihr Memo nun entweder ausdrucken und/oder abspeichern. Wenn Sie Ihre Aktennotiz physisch ablegen möchten, dann tun Sie dies an der richtigen Stelle in der Akte, das heißt in der richtigen Rubrik und unter dem entsprechenden Datum.
Die Inhalte im Überblick
- Verfasser
- Abteilung
- Telefon, E-Mail
- Datum
- Empfänger (Verteilerliste)
- Betreff / Überschrift
- Inhalt
Dokumentation der Ereignisse, die für den Vorgang relevant sind.
Wichtig: Der Sachverhalt sollte klar und deutlich formuliert und nach Zusammenhang strukturiert sein.
Erstellen Sie sich einen Vordruck oder eine Vorlage in Ihrem MS Word
Um Zeit zu sparen, sollten Sie sich ein paar Vordrucke oder Vorlagen erstellen. Das hat nicht nur einen zeitlichen Vorteil, es hilft Ihnen dabei, Ihre Notizen richtig zu strukturieren und nichts zu vergessen. Gehen Sie dabei nach dem oben angeführten Schema vor. Bei der Wahl des Designs können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Eine solche Vorlage können Sie dann in beliebiger Menge ausdrucken, um sie immer dann zur Hand zu haben, wenn Sie sie benötigen.
Im MS Word können Sie sich (je nach Version) so genannte Dokumentenvorlagen oder Templates erstellen. Die meisten Word-Versionen haben bereits eine Auswahl an Vorlagen, die Sie über den "Projektkatalog" abrufen können. Es steht Ihnen aber auch frei, sich Ihre eigene individuelle Vorlage mit den Formatvorlagen, die Word bietet, zu erstellen. Dabei können Sie zum Beispiel Platzhalter, Textfelder oder Tabellen einfügen und sogar Bilder oder Hyperlinks, ein Link, der zu einer anderen Datei führt, integrieren.