Unternehmen, die in der Bundesrepublik Deutschland ansässig sind und die für das Vorsteuervergütungsverfahren oder die Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem Drittstaat eine Bestätigung ihrer Unternehmereigenschaft benötigen, stellt das zuständige Finanzamt eine Bescheinigung nach dem amtlichen Muster USt 1 TN aus.
Die Bescheinigung für das Vorsteuervergütungsverfahren darf nur Unternehmern erteilt werden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Sie darf nicht erteilt werden, wenn das Unternehmen nur steuerfreie Umsätze ausführt, die den Vorsteuerabzug ausschließen, oder die Besteuerung nach § 19 Abs. 1 oder § 24 Abs. 1 UStG anwendet.
Für Unternehmen, die die Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat beantragen, erfolgt die Bestätigung der Unternehmereigenschaft durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) durch Weiterleitung des Vergütungsantrags an den Mitgliedstaat der Erstattung.
Vorsteuervergütungsverfahren in einem anderen Mitgliedstaat
Ein Unternehmen, dem in einem anderen Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann ab Januar 2010 über das BZSt bei der zuständigen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Das Vorsteuervergütungsverfahren ist für jeden Mitgliedstaat gesonderter zu beantragen.
Im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens sind die Vorsteuerbeträge dem BZSt nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln (§ 18g UStG). Informationen zur elektronischen Übermittlung sind auf den Internetseiten des BZSt abrufbar.
Frist für das Vorsteuervergütungsverfahren
Der Antrag für das Vorsteuervergütungsverfahren ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen.
Für die Einhaltung dieser Frist genügt der rechtzeitige Eingang des Antrags zum Vorsteuervergütungsverfahren beim BZSt.
Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen.
Das Unternehmen kann auch einen Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.
Angaben für das Vorsteuervergütungsverfahren ab Januar 2010
Der Unternehmer hat in dem Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren Folgendes anzugeben:
- den Mitgliedstaat der Erstattung
- Name und vollständige Anschrift des Unternehmers
- eine Adresse für die elektronische Kommunikation
- eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht
- den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren bezieht
- eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat, mit Ausnahme bestimmter steuerfreier Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG), von Umsätzen, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, oder innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (StNr.) des Unternehmers
- seine Bankverbindung (inklusive IBAN und BIC)
Neben diesen Angaben sind in dem Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:
- Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers
- außer im Falle der Einfuhr die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer
- außer im Falle der Einfuhr das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung
- Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments
- Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung
- Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung
- gegebenenfalls einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz
- Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern
- Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, hat der Unternehmer zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer zu machen, soweit dies aufgrund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.
Bei der Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen, die im Rahmen des Antrags zum Vorsteuervergütungsverfahren anzugeben sind, unterscheidet man ab Januar 2010 folgende Kennziffern:
- Kraftstoff
- Vermietung von Beförderungsmitteln
- Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen)
- Maut und Straßenbenutzungsgebühren
- Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
- Beherbergung
- Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen
- Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen
- Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen
- Sonstiges. Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.
Weitere Unterlagen für das Vorsteuervergütungsverfahren ab 2010
Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat das Unternehmen dem Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren elektronische Kopien der entsprechenden Dokumente beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.
Das Unternehmen hat in dem Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren eine Beschreibung seiner unternehmerischen Tätigkeit anhand des harmonisierten Codes vorzunehmen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.
Der Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben in dem Antrag zum Vorsteuervergütungsverfahren verlangen. Informationen über die Antragsvoraussetzungen der einzelnen Mitgliedstaaten sind auf den Internetseiten des BZSt abrufbar.
Prüfung des Antrags auf Vorsteuervergütungsverfahren
Die dem BZSt elektronisch übermittelten Anträge zum Vorsteuervergütungsverfahren werden vom BZSt auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Dabei hat das BZSt ausschließlich festzustellen, ob
- die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. bzw. StNr. zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
- der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.
Stellt das BZSt nach der Vorprüfung fest, dass der Antrag zulässig ist, leitet es diesen ab Januar 2010 an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weiter.
Download des Schreibens zum Vorsteuervergütungsverfahren
Im Internet steht das BMF-Schreiben zum Vorsteuervergütungsverfahren ab 2010 zum Download zur Verfügung (BFH-Schreiben, IV B 9 – S 7359/09/10001 – 2009/0796941).