Klären wir zunächst einen unter Ein- und Verkäufern weit verbreiteten Irrtum auf: Das Schweigen des Gesprächspartners auf die per E-Mail oder Fax gesendeten Gesprächsnotizen ist keine Zustimmung. Das Gegenteil ist der Fall. Ihre Gesprächsnotiz wird nämlich erst dann zum einseitigen Verhandlungsprotokoll und damit als Beweisstück wertvoll, wenn Sie sie unterschrieben vom Verkäufer zurückbekommen. Nur so besitzen Sie mit dem Verhandlungsprotokoll eine wirkliche Hilfe im weiteren Ablauf der Verhandlungen oder wenn es später im Streitfall sogar um Auslegungsfragen geht.
Kein Zwang zum Vertragsabschluss
Das von beiden Seiten unterschriebene Verhandlungsprotokoll führt aber nicht automatisch zum Vertragsabschluss. Es besteht also kein Zwang, sofort die Bestellung oder die Auftragsbestätigung los zuschicken. Überlegt es sich eine der Parteien nach der Protokollunterzeichnung anders, wird das Verhandlungsprotokoll zu Schall und Rauch. In der Praxis kommt es häufiger vor, dass der Lieferant plötzlich nachverhandeln will, weil der Verkäufer (angeblich) nicht abschlussberechtigt gewesen wäre.
Beachten Sie also: Sie können den Vertragsabschluss nicht erzwingen. Sie können aber
- den Verkäufer vor der Verhandlung fragen, ob und in welchem Umfang er abschlussberechtigt ist,
- ihn fragen, welche anderen Personen aus seinem Unternehmen mitentscheiden und
- eine Verbindlichkeits-Klausel in das Verhandlungsprotokoll aufnehmen.
Muster-Formulierung
„Die in diesem Protokoll erzielten Vereinbarungen sind im Auftragsfall für beide Seiten bindend. Beide Seiten verpflichten sich, keine Änderungswünsche mehr einzubringen.“