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Das Superbuch – kleiner Helfer im Sekretariat

Lesezeit: 2 Minuten Im Sekretariat müssen Sie alle Fäden in der Hand haben und über alles informiert sein. Das ist nicht immer einfach. Doch mit ein paar kleinen Helfern werden Sie effektiv unterstützt. Das so genannte Superbuch ist ein Beispiel, mit dem die Büroorganistation im Sekretariat einwandfrei funktioniert.

2 min Lesezeit

Das Superbuch – kleiner Helfer im Sekretariat

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Das Superbuch – kleiner Helfer im Sekretariat: Welches Buch nehme ich?
Für Ihr persönliches Superbuch im Sekretariat eignet sich am besten ein Collegeblock oder ein gebundenes Notizbuch. So beugen Sie Ihrer Zettelwirtschaft vor und haben alles in einem Dokument gebündelt. Entscheiden Sie, welches Superbuch für Sie in der Praxis am besten geeignet ist.

Das Superbuch – kleiner Helfer im Sekretariat: Anwendung und Aufbau
Notieren Sie an jedem neuen Tag das Datum in Ihrem Superbuch und markieren Sie es zur besseren Übersicht farbig mit einem Textmarker. Am besten nehmen Sie für jeden Tag eine neue Seite, so finden Sie sich besser zurecht. Notieren Sie dann alles, was am Tag anfällt, in dieses Buch: Anrufer mit Rufnummern, To-dos, die Ihnen zwischendurch zugerufen werden, Dinge, an die Sie denken müssen usw.

Wenn Sie etwas erledigt haben oder nicht mehr benötigen, streichen Sie es durch, aber achten Sie darauf, dass es hinterher trotzdem noch halbwegs lesbar ist. Wenn Ihr Superbuch nämlich voll ist und Sie ein neues beginnen, können Sie einmal durch das alte Buch blättern und beispielsweise Telefonnummern in Ihre Datenbank eintragen, bevor Sie das Buch wegwerfen.

Abends vor Feierabend sollten Sie die aktuelle Seite des Superbuchs noch einmal ansehen und entscheiden, ob alles abgearbeitet ist oder Sie einige Dinge mit in den nächsten Tag nehmen. Übertragen Sie solche Arbeiten am besten auf eine To-do-Liste, damit Sie nicht ständig Post-its in Ihrem Superbuch haben und dadurch doch den Überblick verlieren.

Das Superbuch – kleiner Helfer im Sekretariat: Viele Vorteile für Sie
Fragt Ihr Chef, wann Sie von Herrn Schmitt den Anruf XY erhalten haben, dann blättern Sie einfach im Superbuch nach. Anhand Ihrer Notizen werden Sie immer eine Antwort auf solche Fragen parat haben. Ihr Chef wird beeindruckt sein.

Manchmal wird Ihnen Ihr Superbuch auch helfen können, wenn Sie auf der Suche nach einer Telefonnummer sind, die Sie dort notiert, aber noch nicht eingepflegt haben. Oder Sie möchten Herrn Schmitts Sekretärin anrufen, um einen Termin zu verlegen und haben ihren Namen vergessen. All diese Informationen finden Sie im Superbuch.

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