Wenn Sie wissen wollen, wie Sie Ihre Ablage organisieren sollten, sollten Sie Ihre Unterlagen in die folgenden Kategorien unterteilen:
- Dokumente auf die Sie täglich oder zumindest wöchentlich zurückgreifen müssen. Dies sind Ihre Arbeitsakten, welche sich in direkter Reichweite in Ablagekörben auf Ihrem Schreibtisch befinden sollten.
- Dokumente, welche nur 1- bis 2mal monatlich von Ihnen genutzt werden, sollten Sie nicht zu weit weg von sich, aber auch nicht in direkter Reichweite aufbewahren. Diese sind Ihre Nachschlageakten. Diese Unterlagen sind gut in einem Büroschrank aufbewahrt.
- Dokumente, welche Sie nur aus gesetzlichen Gründen aufbewahren oder welche nur äußerst selten ( 1-2 mal im Jahr) von Ihnen genutzt werden, müssen sich nicht im Büroraum befinden. Diese Artikel sind Archivakten und sollten Ihrem Namen nach ordentlich archiviert werden. Dafür sollte ein Kellerraum oder ein separater Raum im Büro vorgesehen werden, wo die Unterlagen niemanden stören.
Auch diverse Schreibtisch-Objekte werden nach drei Kategorien organisiert.
1. Schreibtisch-Oberfläche
Auf Ihrem Schreibtisch sollten nur Dinge aufbewahrt werden welche Sie mehrfach am Tag nutzen. Hierzu gehören Computer Bildschirm und Tastatur. Notizblock und ein Stiftbehälter sind hier auch gut aufbewahrt.
Für den Stiftbehälter gilt: Bewahren Sie hier nur jeweils einen Stift von jeder Sorte auf, auch ein unübersichtlicher Stiftbehälter kann unnötig Zeit verschwenden.
Ihr Telefon gehört natürlich auch auf den Schreibtisch. Beachten Sie hierbei ob Sie Links- oder Rechtshänder sind. Wenn Sie Rechtshänder sind stellen Sie das Telefon auf Ihre linke Seite damit Sie Ihre rechte Hand immer für Notizen oder Griffe zu notwendigen Artikeln frei haben.
2. Schreibtisch und direkte Peripherie
Hiermit sind Schubladen oder Regale in direkter Reichweite gemeint. In diesen sollten alles aufbewahrt werden, was Sie ein mal täglich bis hin zu wöchentlich nutzen. Hierzu gehören Utensilien wie Locher, Klebestreifen, Schere, Taschenrechner und Nachfüllvorräte. Diese Artikel sollten natürlich nicht alle in eine Schublade geschmissen, sondern gut sortiert sein. In eine Schublade sollten alle Schreibwarenartikel gelegt werden, in einer anderen können zum Beispiel alle Briefartikel aufbewahrt werden.
Für Ihre Nachfüllvorräte gilt: immer nur ein paar Ersatzartikel aufzubewahren. Sie brauchen keine 100 Stifte in direkter Reichweite, drei werden ausreichen. Tipp: Bewahren Sie Ihre Briefmarken in der gleichen Schublade auf, wie Briefumschläge oder Adressetiketten.
3. Weiter entfernte Orte im Büro oder Archiv
Wie bei der Ablage, geht es hier um Artikel die Sie nur äußerst selten benötigen. Hierzu gehören zum Beispiel Gebrauchsanweisungen oder Organisationsmittel.
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