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Das müssen Sie zur Unterschriftenregelung wissen

Lesezeit: 1 Minute Bei der Unterschriftenregelung im Sekretariat gibt es immer wieder Unklarheiten. Diese Vorschriften sollten Sie kennen, damit bei Ihren rechtskräftigen Dokumenten nichts schiefgeht. Lesen Sie hier, wann Sie mit "i.A." oder "i.V." unterschreiben dürfen.

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Das müssen Sie zur Unterschriftenregelung wissen

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Unterschriftenregelung: "i. A." und "i. V."
Die Kürzel "i. A." (= im Auftrag) und "i. V." (= in Vollmacht, in Vertretung) geben Auskunft über Ihren Kompetenzbereich. Bevor Sie eines der Kürzel verwenden dürfen, brauchen Sie in jedem Fall eine Vollmacht und müssen mit Ihrem Chef klären, welche Dokumente Sie mit welchem Zusatz unterschreiben dürfen. Hier lesen Sie, welche Vorschriften es für die Unterschriftenregelung gibt:

Unterschriftenregelung "i. A." (= im Auftrag)
Mit "im Auftrag" dürfen Sie in zwei Fällen unterschreiben:

1. Unterschriftenregelung bei Einzel- oder Sondervollmacht
Eine schriftliche Einzel- oder Sondervollmacht wird Ihnen für ein bestimmtes Rechtsgeschäft erteilt. Bei diesem Rechtsgeschäft dürfen Sie die Unterlagen mit dem Zusatz "i.A." unterschreiben. Ist das Rechtsgeschäft abgeschlossen, erlischt die Vollmacht automatisch (Beispiel: Sie bekommen eine schriftliche Vollmacht für den Kauf von Bürorechnern). Kommt es zu einem Rechtsstreit, ist das Unternehmen oder der Chef betroffen. Sie haften nur bei grober Fahrlässigkeit.

2. Unterschriftenregelung bei einer Gattungsvollmacht
Eine Gattungsvollmacht ist eine schriftliche Vollmacht, die Ihnen Ihr Chef für einen gesamten Arbeitsbereich erteilt, beispielsweise Buchungen für Geschäftsreisen. Auch in diesem Fall unterschreiben Sie mit "i. A.". Sie haften in der Regel nicht, wenn Ihnen Fehler unterlaufen, sondern nur bei grober Fahrlässigkeit.

Unterschriftenregelung "i. V." (= in Vollmacht)
Die Handlungsvollmacht ("i. V.") wird nach § 54 Handelsgesetzbuch (HGB) erteilt. Damit gibt Ihnen ihr Chef eine umfassende Vollmacht, beispielsweise für einen bestimmten Zeitraum (wegen Urlaub, Krankheit etc.). Mit der Handlungsvollmacht können Sie alle üblichen Geschäfte Ihres Chefs tätigen und unterzeichnen entsprechende Dokumente mit "i. V.". Sie selbst haften nur bei grober Fahrlässigkeit.  

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