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Das gilt für die Einsichtnahme in Vereinsunterlagen

Lesezeit: 3 Minuten Bei der Frage, ob ein Mitglied Einsicht in Unterlagen nehmen darf, wird wie bei den Auskunftsrechten zunächst danach unterschieden, ob das Mitglied die Einsicht in oder außerhalb der Mitgliederversammlung nehmen will. Erfahren Sie im vierten und letzten Teil unserer Serie „Einsicht in Vereinsdaten“ wer Einsicht nehmen darf und wie die zustehenden Auskunfts- und Einsichtsrechte angewendet werden.

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Das gilt für die Einsichtnahme in Vereinsunterlagen

Das gilt für die Einsichtnahme in Vereinsunterlagen

Lesezeit: 3 Minuten

Hier gelangen Sie zu Teil 1, Teil 2 und Teil 3.

Jedes Mitglied hat das Recht, vor der Mitgliederversammlung Einsicht in Unterlagen zu verlangen und zu nehmen, die Gegenstand der Mitgliederversammlung und ggf. einer Beratung und Abstimmung sein sollen.

Dies gilt zum Beispiel für Haushaltspläne, den Rechenschaftsbericht. Sie als Vorstand haben – insbesondere wenn die Unterlagen umfangreich sind – aus einer Treuepflicht gegen über den Mitgliedern dafür zu sorgen, dass die Mitglieder nicht erst in der Mitgliederversammlung vom Inhalt Kenntnis nehmen können.

Es genügt hierzu, dass der Vorstand in der Einladung zur Mitgliederversammlung einen Hinweis gibt, dass und ggf. wo oder bei wem die Unterlagen eingesehen werden können.

Sieht die Satzung Ihres Vereins vor, dass Unterlagen (z. B. Geschäfts- oder Rechenschaftsbericht oder Anträge von Mitgliedern) vor der Mitgliederversammlung an die Mitglieder verschickt werden müssen, müssen Sie sich daran halten.

Achten Sie in diesem Fall auf die in Ihrer Satzung geregelten Fristen und bringen Sie die Unterlagen rechtzeitig auf den Weg. Halten Sie die Regelungen der Satzung penibel ein, damit zu fassende Beschlüsse nicht wegen Satzungsverstößen angreifbar werden.

Wollen Sie zukünftig zur Kosteneinsparung Berichte per Mail verschicken, müssen Sie die Satzung entsprechend ändern, wenn dort der Versand per Post ausdrücklich vorgesehen ist. Auf eigene Kosten darf sich jedes Mitglied Kopien der Versammlungsunterlagen erstellen, also auch den Geschäfts- und/oder Rechenschaftsbericht kopieren.

Hier stellt sich für Sie dann die Frage, ob Sie die Unterlagen dem Mitglied zum Zwecke des Anfertigens von Kopien mitgeben dürfen. Die Frage ist zu beantworten mit

  • Ja, soweit es sich um den Geschäfts- und Rechenschaftsbericht und dessen Bestandteile handelt.
  • Nein, soweit es sich um andere Unterlagen handelt. In diesem Fall handelt es sich nämlich nicht um Versammlungsunterlagen.

Einsicht in Kontoauszüge dürfen Mitglieder nehmen, wenn diese Bestandteil des Rechenschaftsberichtes sind. Ansonsten dürfen die Kontoauszüge nur dem Vorstand und dem Schatzmeister sowie den Kassenprüfern zugänglich sein.

Auskunft über den Kontostand dürfen Mitglieder außerhalb der Mitgliederversammlung nicht verlangen, innerhalb der Mitgliederversammlung schon. Innerhalb der Mitgliederversammlung dürfen Ihre Mitglied Auskunft über die Vermögensverhältnisse und die finanzielle Lage des Vereins verlangen.

Hierzu gehört auch der aktuelle Kontostand. Sie als Vorstand müssen aber keine Auskunft über alle Kontobewegungen während der Tätigkeitszeitraums geben.

Allerdings kann ein Mitglied Auskunft über den Kontostand zu Beginn und Ende des Tätigkeitszeitraumes verlangen und Fragen dazu stellen, warum sich das Konto positiv oder negativ entwickelt hat.

Grundsätzlich darf jedes Mitglied aus seinem Mitgliedschaftsrecht heraus Einsicht in die Versammlungsprotokolle nehmen, wenn es ein berechtigtes Interesse darlegt. Das Mitglied darf auch das Protokoll oder Teile davon abschreiben oder eine Kopie verlangen.

Die Satzung kann vorsehen, dass den Mitgliedern innerhalb einer bestimmten Frist nach der Versammlung eine Abschrift des Versammlungsprotokolls zuzusenden ist. Enthält Ihre Satzung derartige Bestimmungen, halten Sie diese auf jeden Fall ein.

Auskunft und Einsicht sind kombinierbar

 Jedes Mitglied kann die ihm zustehenden Auskunfts- und Einsichtsrechte beliebig miteinander kombinieren. Zum Beispiel kann ein Mitglied Auskunft über die aktuellen Baukosten des im Bau befindlichen Vereinsheims und gleichzeitig Einsicht in die Rechnung verlangen. In derartigen Fällen müssen Sie als Vorstand die Anfrage genau prüfen und bei Ihrer Prüfung zwischen Auskunfts- und Einsichtsverlangen trennen.

Ihre Prüfung, bei der Sie Ihre Satzungsregelungen und – falls vorhanden – die Geschäftsordnung Ihres Vereins berücksichtigen, kann dann zum Beispiel zu folgendem Ergebnis führen:

  • Das Mitglied hat ein Recht auf Auskunft. Die Auskunft muss aber erst in der nächsten Mitgliederversammlung erteilt werden, denn die Auskunft ist nicht notwendig, um Mitgliederrechte ordnungsgemäß ausüben zu können.
  • Das Mitglied hat ein Einsichtsrecht, wenn die Baurechnungen Bestandteil des Rechenschaftsberichts sind oder über die Baukosten gemäß Tagesordnung der Mitgliederversammlung ein Beschluss gefasst werden soll. Die Einsicht erfolgt aber grundsätzlich erst in oder im zeitlichen Zusammenhang mit der nächsten Mitgliederversammlung. Beantworten Sie Anfragen immer zeitnah, auch wenn Sie dem Mitglied nur mitteilen, dass seine Anfrage in der nächsten Mitgliederversammlung behandelt wird.

Das Vereinsregister ist für jedermann zugänglich

Jeder – also Mitglieder und Nichtmitglieder – kann ohne Nachweis eines berechtigten Interesses oder ohne Angabe des Grundes

  • in das Vereinsregister schauen,
  • in die vom Verein zum Vereinsgericht eingereichten Unterlagen Einsicht nehmen,
  • das beim Vereinsregister liegende Namensverzeichnis einsehen.

Er kann zudem verlangen, dass ihm die Vereinsakten vorgelegt werden, und ist berechtigt

  • Registereintragungen ganz oder teilweise abzuschreiben.
  • eine Abschrift der Registereintragungen zu verlangen (§ 79 BGB, § 34 FGG),
  • vom Registergericht eine Bescheinigung zu verlangen, dass hinsichtlich eines bestimmten Punktes keine oder keine weiteren Eintragungen im Vereinsregister vorhanden sind,
  • vom Registergericht eine Bescheinigung zu verlangen, dass eine bestimmte Eintragung in das Vereinsregister nicht vorgenommen wurde,
  • Auskunft über die Zusammensetzung des Vorstands zu erhalten.

Bildnachweis: ©Dmitriy Shironosov/123rf.com

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