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Das Fax

Lesezeit: 2 Minuten Das Fax hat in der Welt der E-Mails längst nicht mehr die Bedeutung, die es einst hatte. Doch auch heute sind Faxe trotzdem nicht aus dem Büroalltag wegzudenken, denn es hat vielfältige Vorteile.

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Das Fax

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Das Fax: Form

Bei einem Fax sollten Sie, wie bei jedem anderen Schriftstück, das Ihr Unternehmen verlässt, die Corporate Identity wahren; ein Fax ist schließlich ein rechtsgültiges Dokument. Verwenden Sie am besten eine einheitliche Fax-Vorlage in Ihrem Unternehmen, die optisch zum Briefkopf passt. So repräsentiert das Fax Ihr Unternehmen am besten.

Vergessen Sie niemals, Ihre Kontaktdaten und die des Empfängers auf dem Fax zu vermerken. Sollte beispielsweise durch einen Zahlendreher Ihr Fax an einen falschen Empfänger verschickt werden, so sieht dieser sofort, dass es sich um einen Irrläufer handelt, und weiß, wen er informieren kann.

Auch die Angabe der Seitenzahl auf dem Fax ist sehr wichtig, damit der Empfänger auf einen Blick sieht, ob auch alle Seiten des Faxes ihn erreicht haben.

Das Fax: Vorteile

Da das Fax die persönliche Unterschrift des Absenders enthält, ist es oft besser geeignet als eine E-Mail, bei der diese Unterschrift fehlt. Der Versand ist jedoch ebenso schnell wie bei einer E-Mail und deutlich schneller als bei einem Brief.

Gut geeignet ist das Fax vor allem für Dokumente, die dem Empfänger in Papierform vorliegen müssen, beispielsweise Anfahrtsskizzen. Auch für Antworten auf Einladungen wird oft ein Formular für eine Faxantwort beigelegt, so dass der Empfänger eine wenig aufwändige und schnelle Möglichkeit hat, auf die Einladung zu reagieren.

Das Fax: Hinweise und Tipps

Bei einem Fax sollten Sie sich immer kurz fassen. Anlagen, die nicht unbedingt notwendig sind, sollten Sie auch vermeiden, denn die Kosten für die Faxübertragung steigen, je länger die Übertragung dauert. Außerdem zahlt der Empfänger Ihres Faxes das Papier; es wäre also kaum zumutbar, ihm sehr lange Faxe zu schicken. Halten Sie im Fall der Fälle am besten Rücksprache, um im Vorfeld zu klären, ob der Empfänger eine andere Art der Übermittlung bevorzugt.

Insbesondere bei sehr wichtigen Faxen sollten Sie das Übertragungsprotokoll ausdrucken und aufbewahren. So haben Sie immer einen Beweis, dass Sie das Fax verschickt haben. Beachten Sie jedoch, dass dieser Beweis vor Gericht nicht anerkannt wird. Bei Vorgängen, bei denen Sie sich rechtlich absichern wollen, sollten Sie ein Einschreiben wählen.

Das Fax: Was Sie nicht per Fax verschicken sollten

Einladungen, persönliche oder vertrauliche Mitteilungen sowie unaufgeforderte Werbesendungen sollten Sie nicht per Fax verschicken. Ebenso unpassend ist ein Fax, wenn Sie ein Kondolenzschreiben übermitteln möchten.

Auch rechtlich verbindliche Schreiben wie eine Kündigung sollten nicht per Fax, sondern besser per Brief übermittelt werden. Für Erstkontakte zu Neukunden sind ebenso Briefe besser geeignet als Faxe. Dies ist persönlicher und ermöglicht es beispielsweise, eine Informationsbroschüre beizulegen.

Bildnachweis: Tascha / stock.adobe.com

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