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Das Ergebnisprotokoll – Nur das wichtigste auf einen Blick2 min read

Reading Time: 2 minutes Von den vielen verschiedenen Niederschriften und Zusammenfassungen für Besprechungen, Diskussionen, Sitzungen oder Veranstaltungen gibt es eine gebräuchliche Form, des Protokolls, in der lediglich die Ergebnisse (Entscheidungen, Wahlausgänge, Vereinbarungen) dokumentiert werden. Wie man eine solche Niederschrift gestalten kann, sehen Sie anhand der folgenden zwei Beispiele.

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Das Ergebnisprotokoll – Nur das wichtigste auf einen Blick

Das Ergebnisprotokoll – Nur das wichtigste auf einen Blick2 min read

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Was ist ein Ergebnisprotokoll und wann kann es eingesetzt werden?

Das Ergebnisprotokoll eignet sich insbesondere für eine größere Diskussionsrunde oder längere Gespräche. Es unterscheidet sich lediglich durch seine Inhalte, die in gekürzter une ergebnisorientierter Form wiedergegeben werden. Die Anforderungen an Aufbau und äußere Form gleichen denen für alle anderen Protokolle.

Was sind die Inhalte?

Man kann ein Ergebnisprotokoll in drei verschiedene Teile einteilen. Der erste Teil besteht aus grundsätzlichen Informationen, der zweite aus dem eigentlichen Protokoll und der letzte Teil enthält Unterschriften.

Teil 1 – Hier sind anzugeben Ort, Datum, Zeitpunkt, Teilnehmer/-innen, Leiter-/innen, Anlass, Protokollant/-in.

Teil 2 – Hier werden die wichtigsten Ergebnisse, und wenn gewünscht eine kurze Herleitung derselben, in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte zusammengefasst. In besonderen Fällen, wenn der Diskussionspunkt es erforderlich macht und in Abstimmung mit dem Leiter/-in der Besprechung, kann von der eigentlichen Dokumentation des Ergebnisses abgewichen werden und eine ausführliche Darstellung der Inhalte erfolgen, so wie dies beim Verlaufsprotokoll üblich wäre.

Wenn eine Abstimmung Gegenstand des Protokoll ist, dann muss die Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen und Enthaltungen festgehalten werden.

Anträge müssen im genauen Wortlaut niedergeschrieben und als solche kenntlich bzw. markiert werden.

Teil 3 – Der letzte Teil besteht grundsätzlich immer aus der Unterschrift des Protokollanten sowie des Veranstaltungsleiters oder der Veranstaltungsleiterin.

Beispiel 1 eines Ergebnisprotokolls

Ergebnis-Protokoll zur Besprechung der neuen Einkaufsstrategie

Datum: 7.7.2013

Beginn: 9.00 Uhr

Dauer: ca. 3 Stunden

Ort: Besprechungszimmer 1, 1. Stock

Anwesende: Heike Grunz, Sabine Jost, Michael Kratzer, Gunther Riedel, Andreas Mondschein, Marianne Zeisel

Entschuldigt: Fr. Dr. Sandra Martens, Marc Rudolf

Besprechungspunkte:

  • Inhalte der neuen Einkaufsstrategie
  • Zeitplan der Implementierung
  • Budget
  • Sonstiges

Ad 1: Der Einkaufsleiter, Herr Riedel stellte die neue Strategie für die Einkaufsabteilung vor. Diese hat folgende Zielsetzung:

  • Rationalisierung der Arbeitsabläufe
  • Umschichtung der Lieferanten
  • Einsparpotentiale bilden

Ad 2: Als Zeitplan wurde Version 1 (siehe Anhang 1) verabschiedet, da   diese Version bei dem aktuellen Arbeitsaufkommen als die machbarste erscheint.

Ad 3: Das Budget (siehe Anhang 2) wurde in den Punkten 1,4 und 5 nach unten korrigiert.

Ad 4: Im Anschluss an die Präsentation wurden die Auswirkungen auf die derzeitige Auftragslage diskutiert. Diese müssen jedoch pro Einzelfall untersucht werden. Entscheidungen folgen auf individueller Basis.

Unterschrift Protokollant: ________________________

Unterschrift Leiter: _____________________________

Beispiel 2 eines Ergebnisprotokolls

Für kürzere Besprechungen mit weniger Teilnehmern oder zum Beispiel einer weniger offiziellen Runde könnte man die Agenda auch einfach so gestalten, dass ausreichend Platz neben oder unter den Tagesordnungspunkten gelassen wird, in die dann lediglich die Ergebnisse eingetragen werden.

Im Anschluss an die Besprechung wird die Agenda dann samt der handschriftlich eingetragenen Ergebnisse an die Teilnehmer verteilt.

Stellen Sie in diesem Fall jedoch sicher, dass Ihre Handschrift leserlich genug ist.

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