Kennen Sie das? Ein Kunde bedankt sich für Ihre rasche Reaktion. Ihr erster Impuls ist, sofort eine kurze Antwort zu versenden. Doch so schnell fällt Ihnen nichts ein, außerdem war ein Kollege dabei, mit dem Sie sich vorher gern noch absprechen möchten. Nachmittags öffnen Sie die Mail erneut, erfahren dann aber, dass der Kollege erst am nächsten Tag gegen Mittag wieder anwesend ist.
Zwei Tage später sehen Sie mit einem unguten Gefühl weit unten im Postfach die Mail. "Jetzt noch eine Antwort", denken Sie sich, "ist ja auch irgendwie blöd." Ihr Stimmungsbarometer fällt weiter, denn zum wiederholten Male bleibt Ihr Blick an eingegangenen Newslettern hängen. Allesamt noch nicht oder nur kurz angelesen. "Was mache ich bloß damit", fragen Sie sich selbst.
Abos Ihrer E-Mails überprüfen
Ich bin selbst Herausgeberin eines Newsletters und eines Coachingtipps. Und trotzdem sage ich: Prüfen Sie kritisch, welche Newsletter wirklich wichtig für Sie sind. Wenn sich Ihre Interessen ändern – kündigen Sie den Newsletter. Wenn der Newsletter nach einiger Zeit mehr ein Werbe- als ein Informationsprodukt ist – kündigen Sie den Newsletter. Und wenn Sie mit dem Lesen der E-Mails Ihrer Newsletter nicht mehr Schritt halten können, werden Sie für einige Zeit abstinent.
Extratipp: Legen Sie sich einen Unterordner "Lesen" in Ihrem Postfach an und richten Sie eine automatische Regel ein. Eventuell legen Sie auch thematisch sortierte Unterordner an. Dann finden Sie immer, was Sie suchen, wenn dann die Zeit zum Lesen ist. Zum Archiv sollte Ihr E-Mail-Postfach allerdings nicht werden!
Überprüfen Sie nach einiger Zeit das Datum der ungelesenen Mails. Älter als drei Monate? Rote Karte, weg damit und abbestellen.
Entscheiden ist die Königsdisziplin bei Ihren E-Mails
Die meisten E-Mails verbleiben im Postfach, weil man nicht entscheidet, wie es damit weiter gehen soll. Entscheiden ist ja erst einmal eine tolle Sache. Wenn Sie sich entscheiden müssen, ist die Voraussetzung dafür, dass Sie die Wahl zwischen mindestens zwei, womöglich aber sogar mehr Möglichkeiten haben. Also ist entscheiden doch etwas sehr Gutes, denn wir dürfen wählen. Doch manchmal fehlt uns einfach die Energie zum Entscheiden. Denn da ist das Gefühl, ständig und immer entscheiden zu müssen. Und irgendwie stimmt das doch auch, oder?
Überlegen Sie mal, wie oft Sie im Alltag Entscheidungen treffen dürfen, sollen oder müssen: Tee, Kaffee oder Cappuccino? Beim Cappuccino mit normaler Milch oder laktosefrei, mit Kakao oder Zimt bestreut, mit normalem oder braunem Zucker und und und. Entscheiden heißt immer auch verzichten auf die andere oder mehrere andere Möglichkeiten.
Voller Posteingang, wenn Sie bei Ihren E-Mails nicht entscheiden
Wenn Sie keine Entscheidung bezüglich Ihrer Mails treffen, schaffen Sie sich allerdings ein Problem: Sie treffen auch nicht die Entscheidung, die Mail zu löschen. Oder Sie treffen nicht die Entscheidung, die Aufgabe, die mit der Mail verbunden ist, selbst zu erledigen und zu terminieren oder Sie an einen Kollegen zu delegieren. Die Auswirkung ist jedes Mal, wenn Sie sich nicht entscheiden, die gleiche: Die E-Mail verbleibt im Postfach.
Sie erhalten einen Veranstaltungshinweis per Mail für die nächste Woche? Gern würden Sie ja, aber ein Blick in Ihren vollen Terminkalender und die Stimme der Vernunft sagt "hast du keine Zeit für". Absagen und/oder löschen wären jetzt die nächsten Schritte, doch da gibt es immer noch den Gedanken "ich warte erst mal ab, vielleicht ändert sich das nächste Woche noch". Und schon gesellt sich eine weitere Mail in Ihrem Postkorb zu den anderen "ich-weiß-noch-nicht"-Mails.
Wenn Sie weiter lesen, dann entdecken Sie, dass Entscheiden mit System sehr entlastend sein kann. Denn so wie Sie Ihre "Papier-Post" nach dem sogenannten "Direkt-Prinzip" bearbeiten sollten, können Sie auch Ihre E-Mails gut sortieren. Schauen Sie sich im nächsten Artikel die konkreten Schritte zur systematischen Sortierung Ihrer E-Mails an.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation