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Darum lohnen sich Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

Lesezeit: 8 Minuten Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Sie eine Menge Steuern sparen können, wenn Sie regelmäßig Zeit in Ihr Fahrtenbuch investieren.

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Darum lohnen sich Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

Darum lohnen sich Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

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Haben Sie einen Firmenwagen in Ihrem Betriebsvermögen und fahren diesen Wagen auch privat, hält das Finanzamt seine Hand auf: Die privaten Fahrten stellen eine steuerpflichtige Entnahme aus Ihrem Betriebsvermögen dar. Sparen Sie Steuern mit einem Fahrtenbuch.

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Aber auch, wenn Ihre Mitarbeiter einen Firmenwagen privat fahren, werden Steuern fällig. Der Regelfall ist die Besteuerung nach der 1-%-Methode.

Diese Methode ist einfach, dafür oftmals steuerlich nicht besonders günstig – wie so häufig bei steuerlichen Vereinfachungen und Pauschalierungen. Es geht aber auch billiger. In vielen Fällen rechnet es sich für Sie, ein Fahrtenbuch zu führen.

Doch das ist aufwendig, denn das Finanzamt stellt hohe Anforderungen daran. Eine Reihe neuer Gerichtsurteile beschäftigt sich mit diesem aktuellen Thema.

Ich zeige Ihnen, warum sich die Mühe, ein Fahrtenbuch zu führen, für Sie lohnt.

So werden Privatfahrten mit dem Firmenwagen besteuert

Private Fahrten mit dem betrieblichen Pkw unterliegen sowohl der Einkommensteuer als auch der Umsatzsteuer. Das gilt gleichermaßen für Sie als Unternehmer als auch für Ihre Arbeitnehmer.

Der gesetzliche Regelfall ist, dass diese Privatfahrten monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Neuwagens bewertet werden.

Gerade bei älteren Fahrzeugen oder bei einem nur geringen privaten Anteil an den insgesamt gefahrenen Kilometern kann das eine sehr teure Methode sein.

Die Alternative ist, den Wert der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer aufgrund eines Einzelnachweises der Fahrzeugkosten sowie der Fahrzeugnutzung durch ein Fahrtenbuch zu ermitteln.

Die Firmenwagenbesteuerung nach der Fahrtenbuchmethode ist sehr streitanfällig.

Sie führt insbesondere im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen und Betriebsprüfungen regelmäßig zu Steuernachforderungen, weil das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs verneint.

In diesen Fällen legt es stattdessen die oft teurere 1-%-Regelung der Besteuerung zugrunde.

Diese Anforderungen muss Ihr Fahrtenbuch erfüllen

Den zu versteuernden Betrag für Ihre Privatfahrten können Sie mit den tatsächlich auf die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und erster Betriebs- oder Tätigkeitsstätte entfallenden Aufwendungen ansetzen.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie die für das Firmenfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und die Nutzungsverhältnisse durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen.

Strenge Regeln der Finanzverwaltung

Welche inhaltlichen Anforderungen dabei an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, ist allerdings gesetzlich nicht definiert. Das Gesetz schreibt auch keine bestimmte Form hierfür vor.

Alle Anforderungen, die für die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtbuchs gelten, beruhen auf den Regelungen, die die Finanzverwaltung aufgestellt hat.

Sie können sie also nicht im Gesetz nachlesen. Als Folge der fehlenden gesetzlichen Grundlage ist die Frage, ob die Voraussetzungen der Fahrtenbuchmethode erfüllt sind oder stattdessen die vom Finanzamt angewendete (teurere) 1-%-Regelung der Firmenwagenbesteuerung anzuwenden ist, wohl der häufigste Sachverhalt, der im Anschluss an eine Prüfung durch das Finanzamt zu Streitigkeiten führt.

Der Bundesfinanzhof hat in mehreren Urteilen zu diesem Themenbereich Stellung genommen (Urteil vom 9.11. 2005, Az. VI R 27/05, Urteil vom 14.12.2006, Az. IV R 62/04, Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04, Urteil vom 16.3.2006, Az. VI R 87/04).

Diese Urteile sind in die Grundsätze eingeflossen, nach denen Sie Ihr Fahrtenbuch führen sollten, um steuerlich davon optimal zu profitieren. Ich erläutere sie Ihnen im Folgenden.

Rechtsprechung bestätigt Finanzverwaltung

Die Entscheidungen bestätigen nicht nur die von der Finanzverwaltung aufgestellten strengen formalen Kriterien. Sie legen im Einzelnen auch die Anforderungen fest, die Ihr Fahrtenbuch erfüllen muss, um die steuerlich meist nachteilige 1-%-Methode zu vermeiden.

Diese formalen Kriterien muss Ihr Fahrtenbuch erfüllen

Damit Sie die Trennung nach

  • geschäftlichen Fahrten,
  • privaten Fahrten und
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

vornehmen können, schreiben Sie alle Fahrten detailliert auf, die Sie betrieblich gefahren sind. Dazu gehören auch die Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb oder auch Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkannten doppelten Haushaltsführung.

Praxis-Tipp

Für Ihre Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Wohin Sie privat fahren, geht das Finanzamt nichts an.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend. Lediglich bei geschäftlichen Fahrten möchte das Finanzamt die detaillierten Informationen sehen.

Die Finanzverwaltung ist pingelig. Wenn Sie für einen repräsentativen Zeitraum von 12 Monaten ein Fahrtenbuch führen und das als Grundlage für eine Schätzung in späteren Jahren verwenden, wird das steuerlich nicht anerkannt.

Sie müssen das Fahrtenbuch ununterbrochen führen.

Das gilt selbst dann, wenn die Nutzungsverhältnisse Ihres Firmenwagens über die Jahre hinweg unverändert bleiben.

Ganz wichtig: Sie können nicht innerhalb eines Jahres für dasselbe Fahrzeug zwischen der 1-%-Methode und der Fahrtenbuchmethode wechseln.

Wollen Sie die Fahrtenbuchmethode anwenden, setzt das voraus, dass Sie das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 20.3.2014, Az. VI R 35/12).

Wenn Sie aber für Ihren Betrieb ein Fahrzeug, das Sie auch privat fahren, neu anschaffen, können Sie für dieses Fahrzeug Ihr Wahlrecht auch während des Jahres neu ausüben.

Beispiel:

Sie haben die Privatnutzung Ihres alten Firmenwagens bislang mit der Fahrtenbuchmethode bewertet. Zum 1.2.2017 haben Sie einen neuen Pkw für Ihr Unternehmen gekauft und den alten dafür in Zahlung gegeben.

Sie können die Fahrtenbuchmethode weiterhin anwenden. Wenn Sie möchten, haben Sie zum 1.2.2017 aber auch die Möglichkeit, zur 1-%-Methode überzugehen und damit auf das Fahrtenbuch zu verzichten.

Zeitnahe und nicht ohne weiteres abänderbare Eintragungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird.

Dazu müssen die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang aufgeschrieben werden.

Aus diesem Grund hat der Bundesfinanzhof einem Fahrtenbuch, das erst im Nachhinein anhand loser Notizzettel verfasst wurde, die steuerliche Anerkennung versagt (BFH, Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05, Urteil vom 14.12.2006, Az. IV R 62/04).

Mit einer Tabellenkalkulation geschriebene Fahrtenbücher

In einem weiteren Verfahren hat der Bundesfinanzhof ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Microsoft Excel) geschriebenes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04).

Entscheidend für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs war, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass diese Änderungen in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden.

Denn jede Änderung eines einmal vorgenommenen Eintrags muss nachvollziehbar sein.

Angabe von Datum, Reiseziel, Kunden und der jeweiligen Kilometerstände

Zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehört, dass das (zeitnah und in geschlossener Form zu führende) Fahrtenbuch diejenigen Fahrten, die nicht zu versteuern sind, in einer schlüssigen Form belegt (Bundesfinanzhof, Urteil vom 16.3.2006, Az. VI R 87/04).

Damit sind Ihre betrieblichen Fahrten gemeint.

Die Aufzeichnungen müssen daher Angaben zu den geschäftlichen Reisen enthalten, anhand derer die Finanzverwaltung die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen kann.

Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem

  • Datum und den
  • Fahrtzielen auch den
  • jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder, wenn ein solcher nicht vorhanden ist, den
  • konkreten Gegenstand der beruflichen oder geschäftlichen Verrichtung aufzuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich daraus der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.

Zeichnen Sie jede einzelne berufliche Verwendung Ihres Fahrzeugs einzeln und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstand auf.

Lediglich mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen geschäftlichen Fahrt dürfen Sie miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbinden, wenn Sie die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufführen.

Dokumentieren Sie jeden Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs im Fahrtenbuch, indem Sie den bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand notieren.

Es reicht nicht aus, wenn eine nachträgliche Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer dadurch ausgeschlossen ist, dass Sie die Grundaufzeichnungen in Form der zurückgelegten Strecken zeitnah und lückenlos vorgenommen haben.

Auch die jeweiligen Anfangs- und Endpunkte der Fahrten müssen sich in hinreichend konkreter Form unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben, damit das Finanzamt den jeweiligen Zweck der einzelnen Fahrten beurteilen kann.

Geben Sie dazu neben der Fahrstrecke auch die Zieladresse oder den konkret von Ihnen besuchten Kunden im Fahrtenbuch an.

Nehmen Sie diese Aufzeichnungspflichten sehr ernst.

Denn die Ergänzung des Fahrtenbuchs um eine weitere, nachträglich verfasste Auflistung ist selbst dann nicht zulässig, wenn Sie die erläuternden Aufzeichnungen aus Ihrem Terminkalender übertragen haben.

Eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und einer Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen kann die Anwendung der 1-%-Regelung nicht ausschließen (BFH, Urteil vom 1.3.2012, Az. VI R 33/10).

Beispiel:

An einigen Tagen ist Ihr Terminkalender sehr voll. Sie besuchen nacheinander viele Kunden, um Verkaufsgespräche mit ihnen zu führen.

Eine entsprechende Auflistung der besuchten Kunden haben Sie sich vor Antritt Ihrer Rundreise aus Ihrem Kalenderprogramm ausgedruckt.

Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, in der Rubrik „Reiseroute und Ziel“ einzutragen: „9 Kunden laut beiliegender Terminliste“. Solche Einträge können dazu führen, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwirft und die 1-%-Regelung anwendet.

Seien Sie pingelig mit Ihrem Fahrtenbuch. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch dürfen keine größeren inhaltlichen Unregelmäßigkeiten haben. Ansonsten wird das Finanzamt die Richtigkeit der Kilometerangaben infrage stellen.

Beispiel:

Weil Sie unter großem Termindruck stehen, verzichten Sie darauf, Ihre privaten Fahrten in das Fahrtenbuch einzutragen. Damit weist Ihr Fahrtenbuch aber einen größeren inhaltlichen Mangel auf, denn das Finanzamt kann nicht mehr lückenlos nachvollziehen, wann Sie Ihr Fahrzeug privat und wann Sie es betrieblich gefahren sind.

Haben Sie Ihre Fahrtenbuchaufzeichnungen insgesamt so sorgfältig geführt, dass die Aufzeichnungen plausibel sind, führen kleinere Mängel nicht automatisch dazu, dass Ihr gesamtes Fahrtenbuch verworfen wird und die Versteuerung nach der 1-%-Methode durchgeführt wird.

Beispiel:

Sie haben Ihr Fahrtenbuch während des ganzen Jahre ordnungsgemäß geführt. An 3 Tagen haben Sie aber vergessen, Ihre abendlichen Heimfahrten vom Betrieb nach Hause aufzuschreiben. Auch eine Fahrt zur Werkstatt fehlt.

Diese kleinen Mängel darf das Finanzamt nicht zum Anlass nehmen, Ihr gesamtes Fahrtenbuch zu verwerfen.

Trotz der kleineren Mängel müssen die Vollständigkeit und Richtigkeit des Nachweises über den zu versteuernden Privatanteil an der Gesamtfahrleistung des Firmenwagens gewährleistet sein (Bundesfinanzhof, Urteil vom 10.4. 2008, Az. VI R 38/06).

Diese Erleichterungen gibt es für spezielle Berufsgruppen

Sind Sie z. B. Handelsvertreter mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit, wäre es übertrieben, wenn Sie Ihre Fahrtroute im Einzelnen aufzeichnen müssten.

Es reicht dann aus, wenn Sie in der Rubrik „Reiseroute und Ziel“ angeben, welche Kunden Sie an welchem Ort aufgesucht haben.

Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 9.5.2000, Az. IV C 2 – S 2177-10/00).

Taxifahrer müssen bei Fahrten im Pflichtfahrgebiet täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand angeben.

Als Fahrzweck und Reiseziel reicht z. B. die Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“. Bei Fahrten, die über das Pflichtfahrgebiet hinausgehen, gilt die Erleichterung nicht. Hier verlangt das Finanzamt detaillierte Angaben zum Reiseziel.

Fahrlehrer dürfen in ihrem Fahrtenbuch zum Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner auch „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ oder Ähnliches angeben (BMF, Schreiben vom 12.5.1997, Az. IV B 2 – S 2177-29/97).
Wenn Sie einen Beruf ausüben, bei dem Sie gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten unterliegen, berechtigt Sie das 2013/2014 Fahrtenbuch.

Prüfen Sie Ihre Werkstattrechnungen genau, und zwar nicht nur im Hinblick auf die durchgeführten Arbeiten, sondern auch darauf, dass der Kilometerstand Ihres Fahrzeugs auf der Rechnung korrekt angegeben wird.

Trotz der günstigen Rechtsprechung kann Ihr Fahrtenbuch verworfen werden, wenn es eine Vielzahl kleiner Mängel aufweist. leider nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner zu verzichten.

Auch

  • Rechtsanwälte,
  • Notare,
  • Steuerberater,
  • Wirtschaftsprüfer,
  • Ärzte,
  • Zahnärzte,
  • Apotheker und
  • Hebammen

sind beim Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet.

Die festgelegten Regelungen sind auch von diesen Berufsgruppen zu beachten (BMF, Schreiben vom 28.5.1996, Az. IV B 6 – S 2334 – 173/96, bestätigt für Rechtsanwälte durch BFH, Beschluss vom 3.1.2007, Az. XI B 128/06).

Machen Sie es sich leicht: das elektronische Fahrtenbuch

Eine besonders komfortable Art, die 1-%-Methode auszuschließen, ist es, wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Sie brauchen dann lediglich den beruflichen Reisezweck und den besuchten Kunden oder Geschäftspartner manuell zu ergänzen. Dafür gibt es einige Angebote auf dem Markt. Sie bestehen aus

  • einer Hardware mit GPS-Empfänger zur Erfassung von Kilometerstand und Position des Fahrzeugs, die Sie sehr einfach selbst direkt über den in jedem nicht allzu alten Fahrzeug vorhandenen Servicestecker mit der Elektronik Ihres Fahrzeugs verbinden können,
  • und einer Software, die – meist auf einem Server des Anbieters – die Daten speichert, die Sie über Ihren PC oder Ihr Smartphone ergänzen, und jede nachträgliche Änderung für das Finanzamt nachvollziehbar protokolliert.

Das funktioniert für alle Fahrzeuge, die ab 2004 erstmals zugelassen wurden, bei Fahrzeugen mit Ottomotor bereits ab 2001. Denn bei diesen Fahrzeugen ist der erforderliche Servicestecker Pflicht.

Mit dieser elektronischen Lösung sparen Sie sich viel Zeit, die es erfordert, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch manuell zu führen, denn die Ergänzungen, die Sie mittels PC oder Smartphone machen, sind schnell erledigt.

Durch Plausibilitätskontrollen, die die Software durchführt, vergessen Sie keine Fahrten und haben so die größtmögliche Steuerersparnis.

Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware bietet die Finanzverwaltung aber leider kein Zertifizierungsverfahren an.

Das bedeutet: Ein Qualitätssiegel oder einen Prüfungsvermerk der Finanzverwaltung gibt es nicht.

Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten. Dabei gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher.

Nachträgliche Ergänzungen sind zulässig

Auch wenn elektronische Fahrtenbücher grundsätzlich wie handschriftlich geführte behandelt werden, nehmen sie eine gewisse Sonderstellung ein.

Die Finanzverwaltung lässt nämlich ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu.

Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird das Finanzamt als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt ansehen, wenn Sie die Angaben zum geschäftlichen Anlass der Fahrt innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal oder per App eingetragen und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet haben.

Weitere Voraussetzung ist, dass das System sämtliche nachträglichen Änderungen dokumentiert hat. Das muss der Anbieter des Systems sicherstellen. Fragen Sie unbedingt danach!

Bildnachweis: Stockfotos-MG / Adobe Stock

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