Vorbereitung bedeutet für das neue Jahr vor allem Überflüssiges und Unnötiges aus dem alten loszuwerden oder auszusortieren. Tut man das nicht, hat man schnell den Überblick verloren und Chaos ist vorprogrammiert. Um Sie bei einem guten Start ins neue Jahr zu unterstützen, haben wir Ihnen für diese Woche eine Checkliste zusammengestellt. Sie enthält Dinge, die Sie zum Jahresbeginn im Sinne eines ordentlichen Arbeitsplatzes erledigen sollten.
- Adresssammlungen auf den neuesten Stand bringen: ergänzen, korrigieren, aussortieren (Computer, Notebook, PDA, E-Mail-Programm, Bookmarks / Favoriten, Rolodex / Zeitplanbuch, Mobiltelefon). Auch wo sinnvoll – Visitenkartendaten integrieren, die Karten wegwerfen
- Kurzwahlnummern aktualisieren (Telefon stationär, Mobiltelefon, Fax)
- Zeitplanbuch neu einrichten
- Schreibtisch und Schreibtischumgebung aufräumen, ordnen, aussortieren
- Alte Kalender ersetzen (Plantafeln, Wandkalender etc.)
- Ablagebeschriftungen aktualisieren (Arbeitsablage aktuell, Stehsammler, Ordner etc. und Computer-Dateiablage
- Neue Dokumentenbehälter anlegen (z.B. Ordner mit Jahressammlungen von Lieferscheinen, Korrespondenz etc.)
- Projektunterlagen aus dem vergangenen Jahr ablegen
- Unterlagen aussortieren, die nicht mehr der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen
- Unterlagen aussortieren, deren betriebsinterne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
- Persönliche Unterlagen aussortieren bzw. archivieren / umlagern, die jahrgangsweise gesammelt werden wie z.B. Bankbelege
- Zeitschriften / Magazine / Fachliteratur: Jahrgänge archivieren oder entsorgen
- Sofern jahresgebunden: Formulare / Vorlagen auf dem Computer aktualisieren
- Computer: Text- und Bilddateien, die nicht mehr aktuell benötigt werden, extern speichern und von der Festplatte löschen