Regelmäßige Termine sollten Sie gebündelt eintragen, also vermerken Sie
am besten zu Jahresbeginn alle Geburtstage, zu Monatsbeginn alle regelmäßigen Besprechungen etc.
Ordnen Sie allen zeitlich nicht näher festgelegten Tätigkeiten eine
Priorität zu.
Geben Sie – sofern bekannt – die Termindauer immer mit an.
Sie sollten mit Verweisen arbeiten, so halten Sie die Einträge im Kalender
selbst kurz: z. B. mit Verweisen auf Unterlagen in der Wiedervorlage, mit Verweisen auf Notizen zu einem Thema (die Notizen haben dann z. B. an anderer Stelle im Zeitplanbuch einen festen Ort).
Wenn Sie die Zeitleiste konsequent verwenden, markieren Sie die
Termindauer deutlich mit einem Strich.
Private und berufliche Termine sollten Sie einheitlich farbig trennen.
Bei Treffen sollten Sie nicht nur Namen eingetragen, sondern auch den
Grund und/oder stichpunktartig das Hauptziel des Treffens.
Haken Sie Erledigtes ab oder streichen Sie es durch.
Markieren Sie Geburtstage mit einem Sternchen (*).
Nicht Erledigtes sollten Sie bei Arbeitsende auf ein neues Datum übertragen.
Tragen Sie notwendige Arbeiten zur Wahrung der eingetragenen Frist rechtzeitig vor Fristtermin ein.
Der Einsatz sinnvoller Abkürzungen für häufig vorkommende Terminarten
und Begriffe spart Platz und Zeit.
Sie sollten zu den Terminen auch immer die Telefonnummer des
Gesprächspartners notieren (falls im Verzeichnis nicht vorhanden).
Nummer bzw. Name des Sitzungsraums wird immer zusammen mit dem
Termin eingetragen.
Fahr- und andere Wegezeiten sollten Sie realistisch berücksichtigen.
Gleichartige Termine und Aufgaben sollten Sie zeitlich und räumlich