Checkliste: So schaffen Sie sich eine optimale Ablagesituation

Behandeln Sie Ihre Ablage auch als "Stiefkind"? Meinen Sie, der Zeitaufwand für eine sorgfältige Ablage zahle sich nicht aus? Dann sollten Sie sich erst einmal klar machen, was Sie eine schlecht funktionierende Ablage kosten kann.

Denn das Informationshandling, also Suchen, Bereitstellen, Sortieren, Ordnen und Ablegen, macht an einem Büroarbeitsplatz ohnehin schon durchschnittlich 25 % der verfügbaren Arbeitszeit aus – das sind immerhin 2 Stunden bei einem 8-stündigen Arbeitstag. Je chaotischer Ihr bisheriges Ablageverfahren ist, desto mehr kostbare Zeit vergeuden Sie für solch unproduktive Tätigkeiten. Gestalten Sie doch diese Woche Ihre Ablageorganisation mit Hilfe der Checkliste neu und sparen Sie sich das nervige Suchen nach verlegten Akten in Zukunft!

  • WO: An welchem Ort legen Sie Unterlagen ab?
  • In meiner Ablage gibt es für jedes Dokument nur einen möglichen Ort.
  • Alles, was ich ständig oder sehr oft brauche, befindet sich bei mir direkt am Arbeitsplatz.
  • Ich sammele keine Unterlagen in Stapeln, sondern lege sie immer sofort ab.
  • WAS: Welche Unterlagen müssen Sie überhaupt ablegen – und für wie lange?
  • Ich entscheide bei allen Schriftstücken, die keine juristischen Aufbewahrungspflicht unterliegen, immer sofort, welchen Nutzen sie mir kurz-, mittel- und langfristig bieten – und ob ich sie nicht wegwerfen kann.
  • Ich habe für die wichtigsten Dokumentenarten eine Liste angefertigt, in der ich festhalte, wie lange diese aufbewahrt werden.
  • WIE: In welcher Form legen Sie Ihre Unterlagen ab?
  • Ich habe je nach Art des Schriftguts die geeignete Aufbewahrungsart ausgewählt: hängend, stehend, liegend – und das geheftet oder lose.
  • Ich habe mir ein für meine Unterlagen maßgeschneidertes Ordnungssystem geschaffen.
  • Ich habe eindeutige Suchbegriffe festgelegt und die Dokumentenbehälter entsprechend beschriftet.
  • Ich habe für jeden Behälter einen genauen Standort bestimmt und halte in einer Aktenübersicht all diese Informationen fest.