In allen Fällen müssen wirksame Maßnahmen zur Steuerung des Posteingangs getroffen werden. Das ist für Sie jedoch kein Problem, denn mit unserer neuen Checkliste bekommen Sie das schnell und sicher in den Griff:
Teil 1 der Checkliste verwenden Sie, um beim Wechsel eines Mitarbeiters mit personalisierter Adresse die reibungslose Umstellung der E-Mail-Kommunikation zu organisieren und zu überwachen.
Teil 2 setzen Sie ein, um Ihre Geschäftspartner systematisch zu informieren, wenn Sie eine oder mehrere neue Adresse(n) bekommen. Verwenden Sie diese Liste auch, falls Sie eine neue Adresse einrichten und die alte stilllegen.
Mitarbeiterwechsel:
- Adresse für neuen Mitarbeiter eingerichtet
- E-Mail-Partner bekommen ab vier Wochen vor der Veränderung einen
- automatisierten Hinweis auf neuen Sachbearbeiter bzw. neue Adresse in jeder E-Mail
- Geklärt, was nach Weggang des alten Mitarbeiters mit seiner
- Geschäftspost geschehen soll
- Geklärt, was nach Weggang des alten Mitarbeiters mit seiner Privatpost
- geschehen soll
- Bei allen Lösungen Verletzung von Persönlichkeitsrechten/des
- Fernmeldegeheimnisses ausgeschlossen
- Private Kontakte aus dem Adressbuch des alten Mitarbeiters entfernt
- Zu Dienstbeginn des neuen Mitarbeiters: Sammel-E-Mail an alle Partner
- versandt
- Falls alter Mitarbeiter ausgeschieden: Adressen-Stilllegung nach sechs
- Monaten (Eintrag Aufgabenbuch)
- Falls vorhanden: Adresse auf Homepage aktualisiert
- E-Mail-Partner bekommen ab vier Wochen vor der Veränderung einen
- automatisierten Hinweis (Signatur) auf neue Adresse(n) in jeder E-Mail
- E-Mail-Postfächer so organisiert, dass erkennbar ist, welche E-Mail noch
- auf die alte Adresse eintrifft
- Falls vorhanden: Adresse(n) auf Homepage aktualisiert
- Vier bis sechs Wochen nach Veränderung: Sammel-E-Mail an alle
- versenden, die noch die alte Adresse verwenden
- Vier bis sechs Wochen nach Veränderung: Signatur ändern und darin nur
- noch aktuelle Adresse(n) aufführen
- Drei bis sechs Monate nach Veränderung: erneute Sammel-E-Mail an alle,
- die noch immer die alte Adresse verwenden
- Wenn alte Adresse gelöscht werden soll: Newsletter auf neue Adresse neu
- abonniert (Abbestellen nur bei kostenpflichtigen Diensten nötig, da alte