Das geht vielen so. Hier muss ein effizientes Selbst- und Organisationsmanagement her, um die Angst vor dem weißen Blatt, das Papier-Chaos und die vielen Zeitfresser zu bewältigen. Wichtig ist, immer klar Prioritäten zu setzen: Was ist zu welchem Zeitpunkt am wichtigsten?
Am einfachsten können Sie Formulare erstellen, indem Sie sich an eine bestimmte Reihenfolge halten und einige einfache Regeln beachten. Wie genau das geht, lesen Sie in unserer heutigen Checkliste.
- Listen Sie in Stichwörtern auf, welche Vorgänge und Daten Sie mithilfe des Formulars verwalten wollen.
- Strukturieren Sie Ihre Notizen: beispielsweise nach Sachgebieten oder in zeitlicher Reihenfolge.
- Prüfen Sie die Stichwörter auf Vollständigkeit – und auch auf Notwendigkeit.
- Skizzieren Sie zunächst per Hand Schritt für Schritt eine Formularstruktur. Falls Sie bereits ein ähnliches Formular besitzen, können Sie sich dabei auch an dessen Optik orientieren.
- Achten Sie darauf, dass alle Formulierungen eindeutig und selbst erklärend sind, sodass sie beim Ausfüllen nicht missverstanden werden können.
- Grenzen Sie jeweils zusammengehörende Bereiche optisch voneinander ab, z.B. durch dünne Linien oder Kästen.
- Mischen Sie keine Schriftarten, sondern verwenden Sie nur eine einzige Schrift. Gehen Sie sparsam und bewusst mit Hervorhebungen wie „fett“, „kursiv“ oder „unterstrichen“ um.
- Lassen Sie Ihren Entwurf von denjenigen Mitarbeitern kritisch prüfen und eventuell ergänzen, die mit den hier zu regelnden Vorgängen ebenfalls zu tun haben.
- Wenn Sie das Formular am PC selbst gestalten: Machen Sie Probeläufe, bevor Sie größere Mengen ausdrucken oder kopieren. Stellen Sie dann zunächst nur so viele Exemplare her, wie Sie in den nächsten vier Wochen brauchen. Mancher Änderungsbedarf stellt sich erst nach einiger Zeit heraus.
- Wenn Sie das Formular extern fachgerecht setzen und drucken lassen wollen: Machen Sie einige Probeläufe mit Ihrem Entwurf, bevor Sie den Druckauftrag erteilen.