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Checkliste: Mindestangaben in einem Versammlungsprotokoll

"Das steht so aber überhaupt nicht im Versammlungsprotokoll." Bemerkungen wie diese können selbst jeden ordnungsgemäß zustande gekommenen Beschluss erst einmal in Frage stellen. Und als Verantwortlicher geraten Sie dadurch unter Umständen in Erklärungsnotstand. Denn es ist gesetzlich nicht geregelt, welche Mindestangaben Versammlungsprotokolle enthalten müssen. Auch in den meisten Satzungen fehlen Angaben dazu.

Checkliste: Mindestangaben in einem Versammlungsprotokoll

Die Auflistung in dieser Checkliste enthält alle denkbaren Angaben, die für ein Protokoll wichtig sein können, und soll Ihnen unter diesem Gesichtspunkt als wertvolle Orientierungshilfe dienen. Welche Angaben tatsächlich in ein Protokoll gehören, hängt immer von den Umständen des Einzelfalls ab.

  • ordentliche Mitgliederversammlung
  • außerordentliche Mitgliederversammlung
  • Ort, Tag und Uhrzeit der Versammlung
  • Name des Versammlungsleiters, Name des Protokollführers
  • Zahl der erschienenen Mitglieder
  • Eröffnung durch den Versammlungsleiter
  • eventuelle Wahl oder Bestellung des Protokollführers
  • Bekanntgabe der Tagesordnung
  • Feststellung zur Beschlussfähigkeit
  • Bericht des Vorsitzenden
  • Bericht des Schatzmeisters*
  • Bericht der Rechnungsprüfer*
  • Ergebnis der Wahl des Wahlausschusses*
  • Entlastung des Vorstands*
  • Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung der Mitgliederversammlun
  • (Wieder-)Wahl des Vorstands*
  • Anträge zu Satzungsänderungen*
  • Anträge, über die abgestimmt wurde
  • Art der Abstimmung
  • Abstimmungsergebnis (Ja-, Nein-Stimmen, Enthaltungen)
  • etwaige Widersprüche zum verkündeten Abstimmungsergebnis
  • Schließung der Versammlung

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