Checkliste Jahreanfang: Was Sie jetzt erledigen müssen

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, das Büro von allen Vorgängen aus dem Vorjahr zu entrümpeln. Unsere heutige Checkliste zum Thema Büroorganisation zeigt Ihnen, wie Sie dabei am effizientesten vorgehen.

Beim Entrümpeln zum Jahresanfang hilft nicht die Radikalkur für Haus und Büro, sondern ein systematisches Vorgehen. Ein Tipp für alle, die sich zur Zeit dem leidigen Thema Aufräumen widmen müssen: Werfen Sie jeden Tag eine Tüte voller Dinge weg, die sie loswerden wollen. Bringen Sie die Tüte sofort zur Müll- oder Papiertonne. Auch beim Archivieren sollten Sie strukturiert vorgehen. Nehmen Sie sich jeden Tag nur eine bestimmte Thematik vor. Beispielsweise die Bankunterlagen, Steuerunterlagen oder Geschäftskorrespondenz.

Weitere Tipps finden Sie in unserer Checkliste.

  • Adresssammlungen auf den neuesten Stand bringen: ergänzen, korrigieren, aussortieren (Computer, Notebook, PDA, E-Mail-Programm, Bookmarks/Favoriten, Rolodex/Zeitplanbuch, Mobiltelefon). Auch – wo sinnvoll – Visitenkartendaten integrieren, die Karten dann wegwerfen
  • Kurzwahlnummern aktualisieren (Festnetzanschluss, Mobiltelefon, Fax)
  • Zeitplanbuch neu einrichten
  • Schreibtisch und Schreibtischumgebung aufräumen, ordnen, aussortieren
  • Alte Kalender ersetzen (Plantafeln, Wandkalender etc.)
  • Ablagebeschriftungen aktualisieren (Arbeitsablage aktuell, Stehsammler, Ordner etc. und Computer-Dateiablage)
  • Neue Dokumentenbehälter anlegen (z.B. Ordner mit Jahressammlungen von Lieferscheinen, Korrespondenz etc.)
  • Projektunterlagen aus dem vergangenen Jahr ablegen
  • Unterlagen aussortieren, die nicht mehr der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen
  • Unterlagen aussortieren, deren betriebsinterne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
  • Persönliche Unterlagen aussortieren bzw. archivieren/umlagern, die jahrgangsweise gesammelt werden, wie z.B. Bankbelege
  • Zeitschriften/Magazine/Fachliteratur: Jahrgänge 2007 archivieren oder entsorgen
  • Sofern jahresgebunden: Formulare/Vorlagen auf dem Computer aktualisieren
  • Computer: Text- und Bilddateien, die nicht mehr aktuell benötigt werden, extern speichern und von der Festplatte löschen