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Checkliste: Die besten Tipps für erfolgreiche Einstellungsgespräche

Lesezeit: 2 Minuten Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist eine der schwierigsten Aufgaben in der Personalführung. Nicht zuletzt birgt sie erhebliche Risiken, denn eine falsche Einschätzung kann viele Probleme nach sich ziehen (z. B. Vergeudung von Personalkapazität zur Einarbeitung des Mitarbeiters, negative Auswirkungen auf das Abteilungsklima, hohe Kosten durch Fehlinvestition).

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Checkliste: Die besten Tipps für erfolgreiche Einstellungsgespräche

Lesezeit: 2 Minuten

Schwierig sind Einstellungsgespräche insbesondere deshalb, weil Sie einen Bewerber in der Regel nur ein bis zwei Stunden lang sehen können und somit auf einer sehr schmalen Informationsbasis eine so wichtige Entscheidung treffen müssen. 
 
Bereiten Sie deshalb Einstellungsgespräche nicht nur intensiv vor, sondern sorgen Sie auch für einen reibungslosen Ablauf – inhaltlich wie organisatorisch. Denn auch die beste Vorbereitung nützt Ihnen wenig, wenn es an der Durchführung hapert.
 
Wie Sie am besten vorgehen, lesen Sie in unserer neuen Checkliste.

  • Bereiten Sie Einstellungsgespräche grundsätzlich inhaltlich und organisatorisch intensiv vor.
  • Laden Sie die Bewerber spätestens 14 Tage vor dem Gespräch schriftlich ein. In Ihrem Schreiben sollten enthalten sein:
    • die Bitte um eine kurze telefonische Terminbestätigung
    • eine Anfahrtsskizze
    • präzise Information über die Kostenerstattung
  • Reservieren Sie einen geeigneten Raum. Sorgen Sie für:
    • eine ungestörte und angenehme Gesprächsatmosphäre
    • eine optimale Sitzposition, damit Sie die Körpersprache des Bewerbers uneingeschränkt beobachten können
    • die Bereitstellung von Getränken
  • Terminieren Sie alle Vorstellungsgespräche zu einer Position innerhalb eines kurzen Zeitraums (ideal ist ein Zeitraum von einer Woche). Dies garantiert eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerber und eine höhere Objektivität der Auswertung.
  • Bereiten Sie alle wichtigen Unterlagen für das Gespräch vor:
    • Bewerbungsunterlagen
    • Checklisten
    • Interview-Leitfaden
    • Stellenbeschreibung
    • Anforderungsprofil
    • Unternehmensbroschüre
    • Formular zur Reisekostenabrechnung
  • Stellen Sie alle Informationen zusammen, um die Fragen des Bewerbers vollständig und kompetent beantworten zu können:
    • mögliches Anfangsgehalt
    • weitere Gehaltsentwicklung
    • Vertragsgestaltung
    • Probezeit
    • Sozialleistungen
    • Altersversorgung
    • Aufstiegschancen
    • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Führen Sie das Gespräch gemeinsam mit einem Kollegen. Vier Augen sehen und vier Ohren hören mehr als zwei. Die Auswahlentscheidung wird dadurch objektiver und sicherer.
  • Teilen Sie die Phasen und die einzelnen Fragen unter sich auf.
  • Nehmen Sie sich vor jedem Gespräch eine halbe Stunde Zeit, um sich noch einmal mit Ihrem Kollegen abzustimmen und sich auf den Bewerber einzustellen.
  • Achten Sie auf ein intensives „warming up“ in der Eröffnungsphase. Sprechen Sie den Bewerber mit Namen an, bieten Sie ihm Orientierung und zeigen Sie in Ihrer Gesprächsführung Wertschätzung für die Person.
  • Wählen Sie geeignete Fragen aus, um zu prüfen, ob und in welchem Grad der Bewerber Ihre Anforderungskriterien erfüllt.
  • Stellen Sie offene Fragen. Haken Sie nach und fragen Sie nach konkreten Beispielen und erlebten Situationen.
  • Verzetteln Sie sich nicht: Investieren Sie nicht zu viel Zeit für einzelne Anforderungskriterien. Wichtiger ist die komplette Analyse aller Kriterien.
  • Nutzen Sie die Phasen, in denen Sie das Gespräch nicht aktiv führen, um sich Notizen zu machen und um die Körpersprache des Bewerbers zu beobachten.
  • Hören Sie aktiv zu. Halten Sie Blickkontakt und zeigen Sie durch Ihre Körpersprache Interesse und Aufmerksamkeit.
  • Führen Sie das Gespräch. Wenn sich der Bewerber verzettelt oder zu ausführlich wird, unterbrechen Sie ihn freundlich und bringen Sie das Gespräch wieder auf den Punkt.
  • Nutzen Sie die Abschlussphase zur Kontrolle: Haben Sie wirklich alle notwendigen Informationen?
  • Werten Sie das Gespräch direkt im Anschluss gemeinsam mit Ihrem Kollegen systematisch aus. Nehmen Sie sich dazu mindestens eine Stunde Zeit.
  • Protokollieren Sie das Ergebnis in einer Checkliste. Nur so ist die Vergleichbarkeit der Ergebnisse gewährleistet.
  • Investieren Sie die Zeit und die Kosten für eine zweite Gesprächsrunde mit den Favoriten, wenn das Ergebnis nicht eindeutig ist – das ist immer noch billiger als eine personelle Fehlentscheidung.

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