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Checkliste Anrufbeantworter: Dieses muss, jenes kann

Lesezeit: < 1 Minute Wie gehen Sie mit Ihrem Anrufbeantworter um? Haben Sie ihn oft eingeschaltet? Und enthält Ihr Ansagetext alle notwendigen Informationen? Mit dieser Checkliste Anrufbeantworter können Sie schnell und sicher überprüfen, ob Ihr Büro anruferfreundlich ist.

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Checkliste Anrufbeantworter: Dieses muss, jenes kann

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Anrufbeantworter so selten einschalten wie möglich
Während der Bürozeiten sollte der Anrufbeantworter nur in absoluten Ausnahmefällen eingeschaltet werden. Für Anrufer ist es tagsüber unerwartet und ärgerlich, nur den Ansagetext zu hören. Wenn Sie in einer Besprechung sind oder bei einer Aufgabe nicht abgelenkt werden möchten, sollten Sie Ihren Anschluss zu einer Kollegin umleiten. Verwenden Sie den Anrufbeantworter nur, wenn es absolut nicht anders geht.

Regeln für einen professionellen Ansagetext auf Ihrem Anrufbeantworter

  1. Sprechen Sie den Ansagetext in einem entspannten Moment auf, damit Ihre Stimme ruhig und verständlich klingt.
  2. Sie müssen nicht sagen, dass Sie gerade nicht zu erreichen sind – das ist eindeutig, wenn der Anrufbeantworter eingeschaltet ist.
  3. Hören Sie Ihren Ansagetext gelegentlich selbst ab, um zu hören, ob er noch aktuell ist.

Diese Informationen sollte der Ansagetext auf Ihrem Anrufbeantworter enthalten

Information

muss enthalten sein

kann enthalten sein

Gruß

ja

 

Name des Unternehmens und eigener Name

ja

 

Dank für den Anruf

ja

 

Bitte, den Namen, die Telefonnummer und den Grund für den Anruf zu nennen

ja

 

Zeitangabe, bis wann Sie zurückrufen

 

ja

Angabe Ihrer Mobilnummer

 

ja

Abschiedsgruß

ja

 

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