Ordnung – das A und O im Büroalltag und die Basis für eine gesunde Planung
Sie können versuchen, Ihren Tagesablauf im Büro noch so gut zu planen – wenn in Ihrem Büro keine Ordnung herrscht, dann wird aus den Plänen meistens nichts. Also räumen Sie zunächst auf! Erledigen Sie Ihre Ablage und trennen Sie sich von allem, was veraltet ist oder was Sie seit längerer Zeit nicht mehr in die Hand genommen haben, wie zum Beispiel alte Fachzeitschriften. Die dort enthaltenen Informationen sind für Sie sowieso meist nicht mehr relevant, da sie oft längst überholt und durch aktuellere Informationen ersetzt wurden.
Sie Haben noch keinen Jahresplaner? Dann nichts wie her damit!
Sicherlich besitzen Sie einen Kalender oder besser noch einen Jahresplaner. Sollten Sie tatsächlich keinen haben, dann wird an dieser Stelle dringend angeraten, dass Sie sich einen zulegen. Sollten Sie einen besitzen, dann stellt sich die Frage: Nutzen Sie auch sämtliche Features, die er Ihnen bietet, um Ihren Tagesablauf im Büro zu optimieren? Nehmen Sie sich Zeit und schauen Sie sich die Funktions- und Gebrauchsweise eines Planers ruhig einmal genauer an.
Sie können übrigens auch gerne auf Ihren elektronischen Kalender zurückgreifen! Die meisten dieser Geräte haben sogar den Vorteil, dass wiederholende Aufgaben einfach kopieren lassen. Das Programm kann Sie dann automatisch auf Ihre Termine hinweisen. Auch können sie bei einem elektronischen Kalender meist Kategorien vergeben (zum Beispiel Büro, Privat, usw.), Erinnerungen einstellen (zum Beispiel Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vorher) und Verknüpfungen erstellen.
Auch teilt Ihnen das Programm mit, wann eine Aufgabe fällig oder überfällig oder aber noch nicht erledigt ist. Der Computer vergisst nun mal nichts. Der Vorteil eines elektronischen Kalenders ist, wenn optimal gepflegt, dass man sich auf ihn verlassen kann und man nichts mehr vergisst.
Mit den heutigen Kommunikationsmitteln ist es darüber hinaus möglich, ein und denselben Kalender auf allen möglichen Geräten zu haben. Hierfür muss der Kalender lediglich synchronisiert werden, das heißt die enthaltenen Daten müssen auf Tablet, Handy oder Home PC übertragen werden. In der modernen Kommunikationswelt geschieht das automatisch, wenn man sein Gerät entsprechend eingestellt hat.
Routineaufgaben sind das Gerüst eines Bürotages
Machen Sie sich eine Liste jener Aufgaben, die sich täglich, wöchentlich, monatlich und eventuell jährlich wiederholen. Sobald Sie diese Liste erstellt haben, ordnen Sie den jeweiligen Aufgaben geschätzte Zeitfenster zu. Zum Beispiel: Postbearbeitung – 1 Stunde, Postverteilung – ½ Stunde, Frühstückspause 15 Minuten – ja, auch die Pausen wollen mit eingeplant sein, wenn Sie sich nicht verzetteln wollen!
Perfekt organisiert!
Sobald Sie Ihre Liste fertig gestellt haben, übertragen Sie die Daten in Ihren physischen Planer oder aber auf Ihren elektronischen Kalender und schon haben Sie ein Gerüst für Ihren optimalen Tagesablauf im Büro. Jetzt müssen Sie es sich nur noch zur Routine machen, sich Ihren “Terminer“ jeden Morgen anzuschauen und die darin enthaltenen Aufgaben abzuarbeiten.
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