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Bußgelder und Geldstrafen: Zahlungen dürfen Sie nicht einfach steuerfrei erstatten

Lesezeit: 2 Minuten Es kommt immer mal wieder vor, dass Sie als Dienstherr Bußgelder für einzelne Mitarbeiter übernehmen müssen: Seien es Außendienstmitarbeiter oder Fahrer aus dem Vertrieb, die im Halteverbot parken oder sprichwörtlich „zu schnell unterwegs" waren, Mitarbeiter aus der Produktion oder aber Angehörige der Geschäftsführung, die gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen haben. Alles Situationen, in denen die Betroffenen Bußgelder oder sogar Geldstrafen kassiert haben. Solche Bußgelder dürfen Sie nur unter bestimmten Umständen steuerfrei erstatten.

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Bußgelder und Geldstrafen: Zahlungen dürfen Sie nicht einfach steuerfrei erstatten

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Bußgelder: Zahlungen dürfen Sie nicht einfach steuerfrei erstatten
Kann Ihr Unternehmen den Mitarbeitern in diesen Fällen die geleisteten Bußgelder bzw. Geldstrafen steuerfrei erstatten bzw. die Zahlung von vornherein steuerfrei übernehmen? Nein, das ist regelmäßig nicht zulässig! Die Kostenübernahme bzw. Erstattung der Bußgelder bzw. Geldstrafen stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar (Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 22. Juli 2008, Az.: VI R 47/06, veröffentlicht am 19. November 2008).

Bei Bußgeldern und Geldstrafen gibt es kaum steuerlichen Ausnahmen
Nach diesem BFH-Urteil gilt: Übernimmt ein Unternehmen Bußgelder oder Geldstrafen, die gegen einen Arbeitnehmer verhängt wurden, ist darin Arbeitslohn zu sehen, wenn das Unternehmen nicht aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse handelt. Der BFH legt die Hürden damit derart hoch, dass sie regelmäßig nicht „genommen" werden können. Ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse hat der BFH bisher überhaupt nur in einem einzigen Fall angenommen.

Der BFH entschied diesen Fall
Zunächst aber zum entschiedenen Fall: Ein Unternehmen hatte die Zahlung eines Bußgelds und einer Geldauflage übernommen, die gegen seinen Geschäftsführer verhängt worden waren. Dem Geschäftsführer war vorgeworfen worden, gegen Vorschriften des Lebensmittelrechts durch Umetikettieren von Waren verstoßen zu haben. Ihm war deshalb ein Bußgeld von rund 8.500 € auferlegt worden. Außerdem war ein Strafverfahren gegen ihn gegen Auflage einer Zahlung von 31.000 € eingestellt worden.

Was dieses Urteil für Sie bedeutet
Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Verwarnungsgelder, Bußgelder oder sogar Geldstrafen übernehmen, handelt es sich generell nicht um steuerfreien Auslagenersatz. Denn mit der Kostenübernahme erfüllt Ihr Unternehmen keine eigene Verpflichtung!

Gesprächs- und Liefertermin unbedingt einhalten
Aber: Natürlich liegt es wirtschaftlich im dringenden Interesse Ihres Unternehmens, dass Ihre Mitarbeiter die Gesprächs- und Liefertermine einhalten, die mit Kunden und anderen Geschäftspartnern vereinbart wurden. Diese unternehmerischen Zwänge sind auch dem Bundesfinanzhof bewusst. Trotzdem hat Deutschlands höchstes Finanzgericht es bislang nur ein einziges Mal zugelassen, dass die Kostenübernahme kein steuerpflichtiger Arbeitslohn ist.

Bußgelder steuerfrei übernommen: In diesem Fall hat der BFH eine Ausnahme gemacht
Der Ausnahmefall betrifft einen Paketdienst. Dessen Fahrer kassierten immer mal wieder ein Verwarnungsgeld, weil sie falsch parkten. Das Unternehmen übernahm die Verwarnungsgelder für alle Fahrer. Nach Auffassung des BFH lag die Kostenübernahme ausnahmsweise im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse, so dass keine Lohnsteuerpflicht bestand (BFH, Az. VI R 29/00).

Zu diesem Ergebnis kamen die BFH-Richter aber nur, weil folgende Voraussetzungen vorlagen:

  1. Die Geschäftsführung hatte die Fahrer angewiesen, stets in unmittelbarer Nähe des Kunden zu parken.
  2. Die Geschäftsführung hatte in einigen Städten die Genehmigung erhalten, mit ihren Lieferwagen auch im Parkverbot zu halten, in anderen Städten dagegen nicht. Deshalb sah sich die Geschäftsführung aus Gründen der Gleichbehandlung aller Fahrer verpflichtet, etwaige Verwarnungsgelder generell zu übernehmen.
  3. Die Verwarnungsgelder pro Fahrer und Jahr beliefen sich durchschnittlich auf nur 50 €.

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