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Büroorganisation: Sorgen Sie für einen sinnvollen Ordner-Einsatz

Lesezeit: 2 Minuten Ein Büro ohne den klassischen Briefordner ist undenkbar: Ordner sind der Inbegriff der Büroorganisation. Das mag auch die Ursache dafür sein, dass noch immer in vielen Büros Unterlagen in Ordnern aufbewahrt werden, die besser in Stehsammlern, Loseblatt-Systemen etc. aufgehoben wären.

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Büroorganisation: Sorgen Sie für einen sinnvollen Ordner-Einsatz

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Ordner haben nämlich einige gravierende Nachteile: Sie sind schwer (ein gefüllter Briefordner wiegt fast 4 kg). Sie sind sperrig (weshalb man Menschen so häufig mit dem Ordner auf dem Teppich knien sieht). Und sie sind zeitaufwändig im Handling (um ein Blatt zu entnehmen oder abzulegen, brauchen Sie doppelt (!) so viele Handgriffe wie bei der Loseblattablage).

Die großen Vorteile von Ordnern:
Sie ermöglichen Dauerhaftigkeit und Vollständigkeit, die große Sammlung, das sichere Ablegen in eindeutiger Reihenfolge. Das heißt also: Der Ordner ist das perfekte Ordnungsmittel …

– für eine Chronologie von Einzelblatt-Vorgängen, die kontinuierlich gesammelt werden sollen, wie durchlaufend nummerierte Rechnungen oder Kopien der Tageskorrespondenz, oder

– für Unterlagen, die vollständig, sicher und geordnet quasi als „Handbuch“ zur Verfügung stehen sollen.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Ordner-Binnenorganisation
Bei Ordnern haben Sie viele Optionen der inneren Unterteilung: z.B. durch Register, Trennblätter und Einhak-/Ösenhefter. Als Faustregel gilt: Auch wenn die Reihenfolge des Schriftguts eindeutig ist (Chronologie, Alphabet), sollten Sie nicht mehr als 100 Blatt innerhalb eines Bereichs aufbewahren.

Zur Orientierung: Ein normaler Ordner (80 mm Rückenbreite) fasst zirka 500 Blatt, die schmalere Version (50 mm) etwa 300 Blatt.

Sichern Sie sich den schnellen Zugriff durch gute Beschriftung
Positiv: Ordner-Rückenschilder sind groß und können deshalb auch gut lesbar beschriftet und signalisiert werden – das haben sie der Hängeregistratur voraus. Wenn also die Beschriftung stimmt, ist der richtige Ordner sofort gesichtet und aus dem Regal geholt.

– Nutzen Sie für die Beschriftung Standardzubehör wie Ersatzrückenschilder, Aufkleber für Jahrgänge, Sachgebiete (Kunden, Rechnungen etc.) und Monatsnamen in verschiedenen Farben.

– Weitere Optionen bietet die moderne Computer-Drucktechnik: Alle Etikettenhersteller haben Ordnerrückenbogen zum Selbstbeschriften im Angebot. (Freunde des farbigen Inkjet-Drucks sollten bedenken, dass diese Farben oft nicht sonderlich lichtbeständig sind und zumeist ein langes Ordnerjahr bei voller Beleuchtung nicht überstehen.)   Investieren Sie etwas Zeit in eine gute Ablagesystematik
Vorbedingung für den schnellen Zugriff ist auch, dass Sie für Ihre Ordner ein funktionierendes und erweiterbares Ordnungssystem eingerichtet haben. Investieren Sie einmal die nötige Zeit, es zahlt sich um ein Vielfaches aus. Nicht zuletzt vermeiden Sie damit auch das äußerst zeitaufwändige und mühsame Umschichten von Ordnerinhalten.

Organisieren Sie Aktenfluss und Archivierung
Für den aktuellen Aktenfluss, wenn einzelne Vorgänge von einem Schreibtisch zum anderen wandern, bietet der Ordner keine guten Voraussetzungen – sofern nicht zufällig gerade ein Riesenvorgang eine komplette Ordnerfüllung umfasst. Abhilfe können Sie mit Einhak- oder Ösenheftern schaffen, in denen die einzelnen Vorgänge nochmals eigens abgeheftet sind.

Für die Archivierung ist die Ordnerregistratur gut geeignet – insbesondere dann, wenn bei der Ordnersystematik das Jahrgangsband-Prinzip vorherrscht. Zum Jahreswechsel schaffen Sie einfach komplette Jahrgänge ins Archiv – und zwar am besten so, wie sie sind! Bei den heutigen Ordnerpreisen lohnt sich das umständliche Umfüllen in spezielle, einfacher aufgebaute Archivordner nicht mehr.

Achten Sie bei Schnäppchen auf die Mechanik
Bei Kosten und Verfügbarkeit entfalten Ordner ihre wichtigsten Vorteile: Verglichen mit anderen Behältnissen sind sie ungemein preiswert. Bei Büromittelversendern und -ketten erhalten Sie zu Aktionszeiten gute Ordner bereits für 99 Cent.

Bei preiswerten Ordnern sollten Sie jedoch immer die Mechanik prüfen: Manche kommen aus normaler Markenfertigung und sind ausgezeichnet, andere hingegen schließen schlecht und sind deshalb für den Profi-Einsatz unbrauchbar. Und: Die großen Büroartikelketten arbeiten mit wechselnden Zulieferern. Prüfen Sie die Mechanik deshalb bei jedem Kauf neu!

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