Kennen Sie das? Sie haben eine Rechnung erhalten, erledigen die Überweisung, nehmen den Bürolocher zur Hand, lochen und heften ab oder legen die Rechnung in Ihr Ablagefach. Ein ganz normaler Vorgang, den Sie sicher ohne nachzudenken durchführen. Kein Arbeitsgang ist überflüssig – doch halt!
Stellen Sie sich vor, Sie würden die Rechnung bereits gelocht erhalten. Wäre das für Sie eine kleine, gut durchdachte Aufmerksamkeit? Ich denke, ja. Wenn Sie jetzt weiter lesen, lernen Sie noch einige meiner Tipps zum Lochen kennen, die ich seit Jahren erprobt habe. Und die mir oft ein erfreutes und aufrichtig gemeintes "Danke für die Aufmerksamkeit" einbringen.
Büroorganisation: Lochen Sie doch Ihre Rechnungen
Schenken Sie Ihrem Kunden die Löcher gleich mit. Denn sicher wird die Rechnung irgendwann im Arbeitsgang Ihres Kunden gelocht werden. Wenn Sie die Rechnung bereits gelocht versenden, sparen Sie Ihrem Kunden einen Arbeitsgang. Eine sehr kleine, aber feine Aufmerksamkeit.
Meetings mit Löchern
Hier können Sie in Sachen Komfort-Lochen richtig punkten: Wenn Sie Papierunterlagen kopiert haben, lochen Sie sie sofort im Anschluss. Wenn Sie Notizpapier auslegen, unabhängig davon ob kariert, liniert oder blanko, dann lochen Sie es ebenfalls. So ist das Lochen für alle Nutzer erledigt.
Zudem wird sofort sichtbar, welches die Vorderseite ist. Und auch bei dem Verteilen des Protokolls ist Lochen Trumpf. Denn so kann der Empfänger oder die Empfängerin das Protokoll gleich nach dem Lesen abheften, ohne selbst zum Locher zu greifen.
Sonderfall: Seminarunterlagen lochen
Als Trainerin gebe ich in Trainings, Coachings oder in Vorträgen natürlich auch Seminarunterlagen oder Handouts heraus. Für mich ist es eine Kleinigkeit, den Stapel nach dem Kopieren zu lochen. Den Aufwand, den es anderenfalls macht, kann ich ab und zu als Teilnehmerin selbst beobachten, wenn manche Teilnehmenden mit dem Kugelschreiber Löcher in das verteilte, natürlich ungelochte Papier bohren.
Sie kennen das sicher, meist reißt ein Loch sowieso kaputt. Oder haben Sie schon einmal gesehen, wie lange es dauert, bis eine zwanzigköpfige Gruppe jeweils eine Seite gelocht hat, wenn ein Bürolocher herumgereicht wird? Also auch hier: Schreiben Sie den Komfort groß für die Anderen mit der Kleinigkeit, vorher einmal zu lochen.
Büroorganisation: Lochen Sie doch Notizpapier & Co.
Auch dies ist ein unendliches Feld, in dem Sie Ihre Unterlagen im Stapel vorlochen und anschließend vielfach davon profitieren können. Ich habe beispielsweise eigene Formulare für Gesprächs- oder Telefonnotizen – und natürlich sind diese bereits gelocht. Denn ich verwende das Formular ja handschriftlich (ja, auch das gibt es noch) und hefte es in der Regel anschließend ab.
Im Büro ist mein wichtigster, nichttechnischer Helfer mein Klemmbrett. Darauf habe ich einen Stapel "Schmierpapier", also auf der Rückseite bedruckte Blätter (natürlich nichts Vertrauliches oder mit Personendaten). Diese Schmierblätter sind immer gelocht. Hinten oder ganz unten habe ich "hübsche" Notizzettel mit Logo usw. Für manche Situationen sind diese Notizzettel ganz nützlich – und natürlich sind sie vorgelocht. Das ist beim Erstellen ein einziger Arbeitsgang, macht nicht viel Mühe und ist sehr praktisch für mich.
Jetzt sind Sie dran – Büroorganisation mit Lochen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. War etwas für Sie dabei? Suchen Sie sich spontan einen Punkt heraus, den Sie umsetzen wollen. Machen Sie jetzt im Anschluss den ersten Schritt dazu: Entweder durch sofortiges Erledigen oder Sie terminieren den ersten Schritt als Aufgabe in Ihrer To-Do-Liste.
An dieser Stelle noch ein Extratipp, wenn Sie zukünftig mehr lochen werden: Eventuell benötigen Sie einen Bürolocher, der eine größere Menge Blätter (40, 65 oder sogar 200) in einem Arbeitsgang komfortabel locht. Sonst haben Sie am Lochen für Andere nämlich keine Freude.
Aber bei entsprechend guter Ausstattung können Sie sich darüber freuen, wie oft Sie oder jemand, der Ihre gelochten Unterlagen erhält, einmal Lochen sparen kann. Und damit ist wieder einmal ein kleines bisschen Zeit gespart. Und das ist das eigentliche Geschenk, das Sie sich oder dem Anderen durch das Lochen von Unterlagen machen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation