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Büroorganisation: Alles im Griff mit dem elektronischen Archiv?

Lesezeit: 5 Minuten Sind Ihre Büroschränke bis auf den letzten Zentimeter mit Akten gefüllt? Stapeln sich die Papierberge auf Ihrem Schreibtisch? Quillt Ihr Archiv längst über? Dann träumen Sie sicherlich immer öfter vom “papierlosen Büro”. Aus technischer Sicht wäre das heute durchaus möglich.

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Büroorganisation: Alles im Griff mit dem elektronischen Archiv?

Lesezeit: 5 Minuten

In der Regel verfügen Sie in Ihrem Unternehmen bereits über die wesentlichen Voraussetzungen für ein elektronisches Archiv: Sie erstellen ohnehin alle Informationen per PC. Sie versenden die selbst erstellten Dokumente via E-Mail oder PC-Fax. Sie speichern die Dokumente auf Ihrer Festplatte.

Elektronisches Dokumentenmanagement schafft die Voraussetzungen für die papierlose Erstellung, Verwaltung, Weiterleitung, Ablage und Archivierung sowie für das Suchen und Abrufen von Dokumenten.

Je nachdem, welche Funktionen ein Dokumentenmanagement-System schwerpunktmäßig hat, handelt es sich um eines der frei folgenden Systeme:

  1. Elektronisches Archivsystem
    Eingesetzt werden diese Systeme hauptsächlich für die langfristige Ablage von Massenbelegen und Formularen, die elektronisch erfasst, digitalisiert, attributiert und gespeichert werden.
  2. Retrieval-/Recherchesystem
    Wenn auf den Inhalt von Informationen und Dokumenten zugegriffen werden soll, die in Datenbanken und Archiven gespeichert sind, also komplexe Such-, Selektions- und Abfragefunktionen notwendig sind, benötigt man Retrievalsysteme. Beispielsweise kann mit Hilfe eines elektronischen Pressearchivs mit Retrievalfunktion sehr schnell die Frage beantwortet werden: “Was war in der deutschen Presse innerhalb der letzten sechs Wochen über unser neues Produkt zu lesen?”
  3. Workflow-System
    Hierbei handelt es sich um Systeme zur Vorgangsunterstützung. Die Dokumente werden in einem definierten Ablauf elektronisch weitergeleitet. Wenn Sachbearbeiter A also seine Arbeitsschritte an einem Dokument – zum Beispiel einem Versicherungsvertrag – erledigt hat, erkennt das System dies und leitet das Dokument automatisch zu Sachbearbeiter B weiter, der den nächsten Arbeitsschritt auszuführen hat.

Der Entwicklungstrend zeigt derzeit in Richtung Integration aller Funktionen in ein System. In der Praxis weisen aber heutzutage bei weitem noch nicht alle Systeme sämtliche Funktionen auf. Sie müssen also zunächst einmal für sich genau herausfinden, welchen Bedarf Sie haben und welche Leistungsmerkmale ein für Sie optimales System tatsächlich bieten muss. Diese Aufgabenstellung ist sehr komplex.
Dazu kommt, dass der Markt sehr unübersichtlich und ständig in Bewegung ist. Ohne kompetente Beratung ist es daher sehr schwierig, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wichtig ist vor allem zunächst eine systemneutrale Beratung.

Unabhängige Berater finden Sie etwa über ausgesuchte Beratungsgesellschaften (nutzen Sie beispielsweise Internet-Suchmaschinen: “elektronische Archivierung + Unternehmensberatung”), eine Empfehlung der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer, Fachorganisationen wie zum Beispiel:

  • AWV e.V. (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. in Eschborn www.awv-net.de)
  • Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (www.iao.fhg.de) in Stuttgart.

Die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Archivierung zeigt sich erst, wenn Sie dem erwarteten und berechneten Nutzen die Kosten gegenüber stellen. Einmalige Kosten entstehen für Hardware, Software, Projektplanung und -durchführung (Personal intern und extern), Schulung. Laufende Kosten entstehen für Personal, Wartung und Service, Betrieb (Datenträger, Material, Räume, Versicherung).

Einstiegslösungen für kleine Büros oder einzelne Arbeitsplätze sind heute schon für unter 5.000 Euro für Hard- und Software denkbar. Andererseits ist die elektronische Archivierung wie das gesamte Dokumentenmanagement äußerst beratungsintensiv.
Das Verhältnis von Hard- und Software-Kosten zu Beratungs- und Projektkosten kann 1 : 2 betragen. So kommen zu den 5.000 Euroschnell 10.000 Euro hinzu.

Für die Ermittlung Ihrer tatsächlichen Hard- und Software-Kosten muss zunächst klar sein, welches Ziel Sie verfolgen. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen:

  • Sollen Dokumente lediglich für lange Zeit sicher archiviert werden, und spielt die Zugriffsgeschwindigkeit dabei eine vergleichsweise untergeordnete Rolle?
  • Sollen auch alle aktuellen Informationen in papierloser Form erstellt, empfangen, gespeichert und bearbeitet werden? Dann ist die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Daten von wesentlicher Bedeutung.
  • Wollen Sie die Steuerung Ihrer Vorgangsbearbeitung an Ihre EDV delegieren, also so genannte Workflow-Funktionen nutzen?
  • Welche Dokumente sollen elektronisch archiviert werden? Handelt es sich um Riesenmengen strukturierter Informationen wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, also Belege aller Art? Oder wollen Sie das Gebirge Ihrer unstrukturierten Unterlagen, bestehend aus Entwürfen, Notizen, Veröffentlichungen, Konkurrenz- und Marktinformationen und dergleichen in den papierlosen Zustand versetzen?

Von der Beantwortung solcher grundsätzlichen Fragen hängen die Architektur und die Produktauswahl der benötigten Hard- und Softwarekonfiguration und damit auch die dafür entstehenden Kosten entscheidend ab.

Personalkosten entstehen bei der Erfassung und der Bearbeitung der Dokumente sowie beim Zugriff auf die Dokumente. Die Zugriffszeiten bei elektronisch archivierten Dokumenten liegen im Sekundenbereich – und sind damit in der Schnelligkeit denjenigen bei Papierarchiven haushoch überlegen. Das kann bei der Erfassung und Bearbeitung ganz anders aussehen. Das Problem hierbei:
Jedes Dokument, das elektronisch archiviert werden soll, muss eine eindeutige Kennzeichnung, also einen Index bekommen, mit dessen Hilfe es wiedergefunden werden kann:

Strukturierte Dokumente
Bei strukturierten Dokumenten – also bei Belegen aller Art – kann eine solche Erfassung automatisch oder halbautomatisch durchgeführt werden und geht daher sehr schnell: von unter einer Sekunde bis zu wenigen Sekunden.

Unstrukturierte Dokumente
Bei unstrukturierten Dokumenten wie Notizen, Entwürfen, Marktinformationen muss die Indexierung heute noch weitgehend manuell erfolgen. Das heißt, jemand muss darüber nachdenken, ob das Dokument mit Volltext-Recherche eindeutig wiederzufinden ist, beziehungsweise welche Schlagwörter am treffendsten sind oder – welche Schlüsselbegriffe aus einem definierten Wortschatz die richtigen sind, damit das Dokument eindeutig wiedergefunden werden kann. Selbst bei ausgefeilten vorhandenen Ordnungssystemen kann dieser Denk- und Ausführungsvorgang etliche Sekunden bis einige Minuten in Anspruch nehmen, was die Personalkosten deutlich in die Höhe treibt.

Nicht nur für die realistische Ermittlung der Kosten und der Wirtschaftlichkeit, sondern auch zur Sicherstellung des gesamten Erfolgs ist also eine detaillierte Erfassung des Ist-Zustands erforderlich.

Ihr Berater wird dazu einen Formularsatz mitbringen oder spezielle Erfassungsformulare gemeinsam mit Ihnen erarbeiten. Anhand der folgenden Fragen können Sie überprüfen, ob die wichtigsten Informationen damit auch tatsächlich erfasst werden.

Aus Ihrer Zielvorstellung leiten Sie nun die Anforderungen an das System ab. Gemeinsam mit Ihrem Berater sollten Sie in einem Anforderungsprofil festlegen, was das System können muss.

Da der Grad der Standardisierung von Hard- und Software-Komponenten immer noch sehr zu wünschen übrig lässt und auch die Investition nicht unerheblich sein wird, bedeutet die Festlegung auf das System eines Herstellers eine Bindung auf längere Zeit. Daher sollten Sie vor einer endgültigen Entscheidung auf jeden Fall Testphasen und/oder Pilot-Anwendungen vorsehen.

Feinplanung

  1. Erstellung des Detailpflichtenhefts
  2. Aufbau der technischen Infrastruktur
  3. Aufbau der organisatorischen InfrastrukturTestbetrieb 
  4. Schulung der Nutzer
  5. Testbetrieb
  6. Abnahme

Laut Herstellerangaben bleiben Daten auf Datenträgern zwischen 0,5 und 1,5 Jahren (Magnetband) bzw. bis zu 50, ja sogar 100 Jahren (CD, DVD im Prägeverfahren) sicher gespeichert.

Die so genannten WORM-Platten (1-mal beschreibbare, immer wieder lesbare Datenträger) weisen eine Datenpersistenz von 15 bis 50 Jahren auf. Das hört sich zwar alles sehr beruhigend an, nützt aber nicht viel, da sich die Technologie rasend schnell weiterentwickelt und in 10 Jahren sicher keine Laufwerke mehr produziert werden, mit denen heute beschriebene optische Speicherplatten gelesen werden können.

In Ihr Projekt sollten Sie daher von vornherein das Thema “Migration” einplanen. Klären Sie, wann welche Datenbestände umgespult oder kopiert werden müssen, und wann welche Datenbestände zu vernichten sind (um unnötige Migration zu vermeiden).

Tipp
Leisten Sie sich eine hochwertige Beratung. Bestehen Sie auf einem maßgeschneiderten Ordnungssystem für die Indexierung.
Vorsicht bei Systemen oder Beratern, die Ihnen für unstrukturierte Informationen lediglich die Volltext-Recherche oder individuelle Schlagwortvergabe für die Kennzeichnung empfehlen. Die Gefahr ist groß, dass Ihnen Dokumente unwiederbringlich verloren gehen.

Ihr Ordnungssystem muss maßgeschneidert zur Art der Dokumente passen, die Sie elektronisch archivieren wollen.Wenn Sie Ihr Projekt in dieser Abfolge mit kompetenter Unterstützung durchführen, können Sie die Wirtschaftlichkeit sicherstellen und Ihre Personalkosten für die Ablage um mehr als die Hälfte reduzieren.

Handels- und Steuerrecht, Abgabenordnung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und das Produkthaftungsgesetz fordern eine ordnungsgemäße Aufbewahrung relevanter Unterlagen.

Ordnungsgemäß heißt:
Die Unterlagen müssen vor Verlust, Manipulation und Veränderung wirksam geschützt werden. Erkundigen Sie sich auf jeden Fall bei Ihrem Wirtschaftsprüfer oder beim Finanzamt, ob eine elektronische Speicherung Ihrer Buchhaltungsdaten akzeptiert wird.
Verträge, Urkunden und Inhaber-Dokumente (das sind zum Beispiel Tankbelege oder Restaurantrechnungen) sind keine Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung, wenn sie nur in elektronischer Form vorliegen.

Die Folge:
In gerichtlichen Auseinandersetzungen können Sie damit keinen Urkundenbeweis antreten, sondern müssen einen so genannten Augenschein- oder Sachverständigenbeweis führen. Damit obliegt es der richterlichen Entscheidung, ob Ihr Dokument als Beweismittel anerkannt wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie nur die Dokumente nach der elektronischen Archivierung im Papieroriginal vernichten, die nicht irgendwann im Ernstfall als Original benötigt werden könnten. Im Zweifelsfall holen Sie sachkundige juristische Auskunft ein.

Nun müssten Sie nur noch die bei Ihnen in Papierform ankommenden Dokumente in Ihr System holen: Mit einem Scanner könnten Sie die Dokumente erfassen und EDV-tauglich machen. Sie müssten die gescannten Dokumente kennzeichnen und auf einem Datenträger ablegen – dazu wären eine geeignete Software und entweder genug Kapazität auf Ihren Magnetspeichern (Festplatte, Bänder) oder ein Schreib-/Leselaufwerk für optische Datenträger (CD-ROM, WORM oder MOD) nötig.
Wiederfinden könnten Sie Ihre Dokumente dann nach den vergebenen Kennzeichnungen, Schlagwörtern oder indem Sie eine Volltext-Recherche starten.

Vorausgesetzt, Sie würden niemals mehr etwas ausdrucken und alle Papierdokumente sofort nach dem Scannen vernichteten. Dann hätten Sie Ihr papierloses Büro.

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