Kennen Sie das? Sie stecken mitten in der Projektplanung und sind froh, dass das Telefon endlich einmal nicht klingelt. Ein Kollege spaziert herein, in „Plauder-Laune“. Er hat zwei erfolgreiche Kundenbesuche hinter sich und beginnt gleich mit seiner Erzählung. Dabei sitzt er entspannt halb auf der Fensterbank. Sie möchten nicht unkollegial und unfreundlich sein, aber für Geplaudere haben Sie gerade weder Zeit noch Sinn. Doch wie signalisieren Sie das?
Bürokommunikation: Umgebung, Sprache und Körpersprache
Welche Umgebung beispielsweise lädt zum Verweilen ein? Welches Verhalten ist vielleicht gar nicht so ablehnend und eindeutig auf „ich habe jetzt keine Zeit“ ausgerichtet, wie Sie denken? Und sagen Sie überhaupt in Worten, dass es Ihnen jetzt nicht passt? Denn wenn Sie eine einladende Umgebung bieten, nicht mit Worten klar sagen, was Sie möchten und Ihre Körpersprache nicht dazu passt, dann werden Sie das „Plauderstündchen“ wahrscheinlich immer und immer wieder über sich ergehen lassen müssen.
Und dazu kommt noch, dass Sie es wahrscheinlich dem Kollegen ankreiden, dass er so rücksichtslos ist und nicht merkt, dass er stört. Hand aufs Herz: Natürlich wäre es schön, wenn Kolleginnen und Kollegen so einfühlsam wären – aber es ist Ihr Job, dem anderen klar und eindeutig zu vermitteln, was Sie möchten. Und das ist gar nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken. Hier kommen Anregungen, wie man mit Fehlern, die man unbeabsichtigt macht, umgehen kann.
Diese Umgebung fördert die Bürokommunikation
Betrachten Sie als erstes einmal Ihr Büro und Ihre Arbeitsumgebung mit den Augen eines Besuchers: Ist es einladend wie ein Cafe mit Sitzplatz, Keksen oder Süßigkeiten, vielleicht noch Kaffee oder Tee? Na klar, dass man sich bei Ihnen wohl fühlt. Diese Atmosphäre ist sehr gastfreundlich und verleitet schnell zu mehr. Warum sollte man dies nicht für ein nettes Schwätzchen nutzen wollen, wenn man gerade Zeit für einen Plausch hat? Für Sie heißt das: Wohlfühlatmosphäre ade! Keine Schokis auf dem Tisch, kein Getränk anbieten. Was soll der Kollege denken, wenn Sie einen Kaffee anbieten? Dass Sie ihn gleichzeitig innerlich ganz weit weg wünschen, kommt nicht an, das passiert nur in Ihrem Kopf. In der Realität heißt eine Tasse Kaffee: Gemeinsamkeit, Zeit haben, miteinander reden.
Welche Umgebungsfaktoren noch einladend wirken und wie Körpersprache bei plaudernden Kollegen wirklich ankommt, wird im nächsten Teil besprochen.
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