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Bürokommunikation: So taut der Misstrauische auf

Lesezeit: 2 Minuten Er glaubt erst mal – gerade wenn er Ihr Kunde ist – per se kein Wort. Im Extremfall misstraut er allem und jedem und das jederzeit. Mit großen Worten und vollmundigen Versprechungen werden Sie ihn nicht als Kunden gewinnen. Und auch als Kollege wird er eher kritisch, exakt und unnachgiebig den Finger in die Schwachstellen legen. Charme hilft nicht, Überreden funktioniert nicht. Was stattdessen?

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Bürokommunikation: So taut der Misstrauische auf

Bürokommunikation: So taut der Misstrauische auf

Lesezeit: 2 Minuten

Kennen Sie das? Sie wollen Ihrem Teamleiter eine Idee vorstellen, um die Organisation in der Abteilung zu verbessern. Bereits seine Körpersprache lässt Sie sein Misstrauen spüren. Der Kopf ist schräg gelegt, die Augen etwas zusammengekniffenen und die Stirn ist in Falten gelegt.

Locker-flockig stellen Sie Ihre Idee vor, gemünzt mit kleinen Scherzen, um die Atmosphäre etwas aufzulockern. Auf die kritischen Einwände und Nachfragen sagen Sie unbesorgt „Das müsste dann noch im Detail ausgearbeitet werden, klar, aber das kommt ja noch.“ Obwohl Sie sich nicht erklären können, warum Ihr Teamleiter sich Ihre Idee nicht wirklich durch den Kopf gehen lässt, merken Sie, dass Sie an Boden verlieren.

Techniken des Misstrauischen

Den Misstrauischen erkennt man leicht. Die Körpersprache vom Kopf bis zu den oft fast demonstrativ verschränkten Armen signalisiert er, dass Sie erst noch beweisen müssen, dass das, was Sie sagen, Hand und Fuß hat. Erst einmal geht er davon aus, dass dies nicht der Fall ist. Er ist vorsichtig in seinen Entscheidungen, aber forsch und bestimmt, wenn er seine Zweifel anmeldet. Er hinterfragt sofort Ungenauigkeiten und lässt sich selten hinters Licht führen. Man spürt förmlich, dass er jedes Wort auf die Goldwaage legt.

Er verhält sich oft eher abwartend, wachsam und bis auf kritische Rückfragen spricht er eher wenig. Man bekommt schnell den Eindruck, dass er auf Fehler seines Gegenübers wartet. Und das tut er in der Tat auch häufig. Denn er hat oft schlechte Erfahrungen gemacht.

Das sollten Sie lassen

  • Schwingen Sie keine großen Reden.
  • Vermeiden Sie Spekulationen.
  • Vermeiden Sie Spektakuläres.
  • Die Formulierung wie „Glauben Sie mir…“ oder „Sie können mir glauben …“.
  • Bieten Sie keine Angriffspunkte, beispielsweise durch schwammige, unpräzise oder großspurige Versprechungen oder Aussagen.
  • Unterbrechen Sie ihn nicht, lassen Sie ihn ausreden.
  • Druck ausüben, ihm eine Entscheidung in den Mund legen.

Besser sind folgende Strategien

  • Seien Sie extrem gut vorbereitet.
  • Verfügen Sie über das nötige Knowhow.
  • Seien Sie detailgetreu.
  • Belegen Sie Aussagen mit Zahlen, Fakten und weiteren Informationen.
  • Verweisen Sie unaufgefordert auf Zertifikate, Tests, Qualifikationen und Referenzen.
  • Zeigen Sie sich kompetent und sicher.
  • Nehmen Sie Fragen und Einwände ernst.
  • Beantworten Sie seine Fragen der Reihe nach.
  • Seien Sie geduldig.
  • Fragen Sie nach, was ihm besonders wichtig ist und was er besonders kritisch sieht. Gehen Sie darauf in ihren Ausführungen ein.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie richtig verstanden wurden. Meine Lieblingsformulierung ist hier  natürlich nicht „Haben Sie mich richtig verstanden?“ Ich frage lieber: „Macht das für Sie Sinn?“

Jetzt sind Sie dran – gute Gespräche mit dem Misstrauischen

Bleiben Sie entspannt in Gegenwart eines misstrauischen Menschen. Verstehen Sie das nicht als Angriff gegen sich selbst. Hören Sie sehr genau zu, wenn der Misstrauische  sagt ziemlich deutlich, wo sie noch nachbessern müssen. Dann seien Sie nicht beleidigt, sondern liefern Sie Fakten und Argumente. Das ist die Sprache jeder Misstrauische  versteht und braucht. Also ziemlich einfach – oder?

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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Bildnachweis: fizkes / stock.adobe.com

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