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Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen

Lesezeit: 3 Minuten „Ääääh, das ist ja interessant, was du da so alles von deinem Kunden erzählst, aber eigentlich habe ich jetzt nicht so wirklich Zeit dafür, weil ich eigentlich noch so ganz wichtige Sachen...“. Alles klar? Wahrscheinlich eher nicht. Lesen Sie, wie es besser geht, plaudernde Kollegen zu stoppen, ohne dass es zu einer Missstimmung kommt.

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Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen

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Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen

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Die Körpersprache allein reicht bei manchen Kolleginnen und Kollegen nicht aus, wenn die in Plauderlaune sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Mensch so ist wie Sie. Gehen Sie stattdessen davon aus, dass es in der Kommunikation immer zu Missverständnissen kommt. Oft meint man, man hätte sich klar ausgedrückt und ist erstaunt, wenn der Vorwurf kommt: „Warum sagst du denn nicht einfach, dass du keine Zeit hast?“

Und oft sagt man dann so etwas wie „Hab’ ich doch! Wenn ich nichts mehr sage, ist doch klar, dass ich keine Zeit habe.“ Wer Sie so „blind“ versteht, können Sie sich darüber freuen. Für die Mehrheit Ihrer Mitmenschen gilt: Lassen Sie die anderen nicht hellsehen, sondern   s a g e n   Sie, was Sie wie wollen oder nicht wollen. Das führt zu deutlich weniger Missverständnissen als ein gemurmeltes „Der ist so rücksichtslos.“

Klare Worte zum richtigen Zeitpunkt bei Kollegen, die plaudern wollen

Bei dem, was Sie sagen, kommt es nicht nur auf die eindeutigen Worte, sondern auch auf den Zeitpunkt an. Wenn Sie einen Kollegen oder eine Kollegin erzählen lassen und erst nach fünf Minuten einen Stopp setzen, dann entstehen ungute Situationen. Das ist auch für Ihr Gegenüber unangenehm. Also: Gleich am Anfang klären, dass Sie keine Zeit haben. Wenn Sie dabei „Weichmacher“ verwenden wie „Ich habe jetzt eigentlich nicht wirklich viel Zeit…“ – was soll Ihr Gegenüber davon halten? Ja, nein, doch? Bestenfalls sucht er sich aus Ihren Worten das heraus, was ihm passt.

So formulieren Sie Absagen an Kollegen

Wie geht es besser? Fragen Sie zu Beginn, worum es geht, denn es kann ja auch ein wichtiges dienstliches Anliegen sein. Beispielsweise „Na, worum geht es?“ oder „Was gibt’s?“. Wenn der private Plauderanlass klar ist oder wenn es ein dienstliches Anliegen ist, das jetzt unwichtiger ist, als Ihre eigentliche Aufgabe, dann sollten Sie fairerweise sofort Klarheit schaffen. Beispielsweise: „Ich bin gerade mitten in der Projektplanung. Ist es okay, wenn ich mich nach der Mittagspause bei dir melde?“ oder „Ich bin gerade mit der Projektplanung beschäftigt. Ich habe in einer Stunde Zeit für dich, jetzt geht es nicht.“

Erklären, aber nicht rechtfertigen in der Bürokommunikation

Seien Sie freundlich, aber klar und eindeutig. Sie brauchen sich nicht zu rechtfertigen. Und verzichten Sie vor allem auf langatmige Entschuldigungen, weshalb Sie jetzt nicht… obwohl Sie das ja auch schade finden… aber Sie hätten jetzt so wahnsinnig viel zu tun… Unterlassen Sie so etwas, denn es wirkt oft jammernd, hilflos, inkompetent und kann als Vorwurf aufgefasst werden (oft ist es ja auch so gemeint). Also: Vermitteln Sie „jetzt nicht“ und geben Sie eventuell eine kurze, sachliche Erläuterung dazu ab, ohne in s Detail zu gehen. Das macht es dem Gegenüber leichter, mit der Absage umzugehen. Und dann fügen Sie ein Angebot hinzu.

Auf einen Blick – 7 Schritte für die bessere Bürokommunikation

  1. Umgebung: keine „Lockangebote“ wie gemütliche Sitzplätze, Kaffee, Kekse.
  2. Körpersprache: Arbeit unterbrechen.
  3. Körpersprache: zuwenden und Blickkontakt.
  4. Klärungsfrage: „Na, worum geht es?“
  5. Absage, hier mit kurzer Erläuterung: „Das passt mir gerade (leider) gar nicht. Ich bin mitten in der Projektplanung.“
  6. Angebot machen: „Ist es okay, wenn ich mich nach der Mittagspause bei dir melde?“
  7. Einverständnis abwarten und erst weiterarbeiten, wenn der Kollege sich abwendet.

Jetzt sind Sie dran – Umgang mit plaudernden Kollegen

Haben Sie sich in einigen Punkten wieder erkannt? Dann haben Sie jetzt Anregungen, die Sie bei nächster Gelegenheit ausprobieren können. Notieren Sie sich die Beispielformulierungen oder Ihre eigenen Worte ruhig auf einen Zettel, damit Sie sich auch gedanklich immer wieder damit beschäftigen können. Nehmen Sie sich ein oder zwei Veränderungen für das nächste Mal vor. Wenn das nicht klappt, einfach wieder probieren, Veränderungen brauchen Zeit. Wenn es klappt, dann suchen Sie sich die nächsten Punkte heraus. Und nach einiger Zeit werden Sie Ihre eigene Art und Weise finden, um einem Kollegen klar zu machen: Ich unterhalte mich gern mit dir, aber nicht jetzt! Und das wäre eine faire Kommunikation – auch für Ihr Gegenüber.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: Monkey Business / stock.adobe.com

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