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Bürokommunikation: So helfen Sie dem Ängstlichen

Lesezeit: 3 Minuten Er spricht leise und unsicher. In größeren Gruppe wird es oft schlimmer. Doch auch im 1:1-Gespräch wirkt der Ängstliche eingeschüchtert und voller Selbstzweifel. Oft stellt er sich so in Frage, dass er Ideen oder eigene Gedanken gar nicht erst ausspricht. Das hat wahrscheinlich nichts mit Ihnen zu tun, aber Sie erleben Gespräche mit Kunden oder Kollegen des Typs "ängstlich" als zäh. Was hilft?

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Bürokommunikation: So helfen Sie dem Ängstlichen

Bürokommunikation: So helfen Sie dem Ängstlichen

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Kennen Sie das? Die neue Kollegin ist schon über ein halbes Jahr im Unternehmen. Doch noch immer wirkt sie größtenteils unsicher. „Frag‘ mich, wenn du was nicht weißt“, bieten sie immer wieder an. Doch die Kollegin bleibt eher passiv und zurückhaltend. Sie lächelt nett, wenn auch etwas schüchtern, doch sehr viel mehr kommt nicht. Auch im Kundengespräch erleben Sie die Kollegin eher passiv und defensiv. In Besprechungen zeigt sich, dass sie Probleme hat, überhaupt die Stimme zu erheben, geschweige ihre Position zu vertreten. Sie überlegen, ob das alles nur an dem Etikett „neue Kollegin“ fest zu machen ist.

Techniken des Ängstlichen

Den Ängstlichen erkennt man vor allem an seiner Schüchternheit und Zurückhaltung. In Gruppen zu sprechen ist für sie oft eine unüberwindliche Hürde. Und bei einem Vortrag im Rampenlicht zu stehen, überfordert sie meist völlig. Viele dieses Typs sagen von sich selbst auch, dass sie Komplexe haben. Beispielsweise in einer größeren Gruppe zu sprechen und von allen angesehen zu werden. Der Ängstliche fühlt sich zutiefst unsicher, meist sowohl in seinem Fachgebiet, als auch in seiner Persönlichkeit.

Sie versuchen selten, ihre Unsicherheit zu überspielen. Um von anderen nicht angegriffen zu werden, zeigen sie eher ihre Unsicherheit und lächeln schüchtern. Ihre Stimme ist oft leise und nimmt zum Satzende ab. Manchmal werden Sätze auch nicht zu Ende gesprochen. Auch diese „Technik“ dient dazu, so vage zu sein, dass sie nicht an gegriffen werden können.

Das sollten Sie lassen

Mit fordernder Stimme „Trau‘ dich doch mal! Gib dir einen Ruck!“ zu sagen, nützt dem Ängstlichen wenig. Das erhöht meist den Druck, den er sowieso schnell verspürt. Das verstärkt sein ängstliches Verhalten bis hin zur Blockade. Drängen Sie diesen Typus nicht. Und überreden Sie ihn nicht.

Vermeiden Sie „Überfallkommandos“ in Besprechungen. Den Ängstlichen werden Sie fast in Todesangst versetzen, wenn Sie ihn unerwartet auffordern, „mal eben aus dem Stand“ den Besprechungsteilnehmern einen Projektstatus zu vermitteln.

Besser sind folgende Strategien

Vermitteln Sie dem Ängstlichen Sicherheit. Weisen Sie auf Dinge hin, die schon gut laufen und wo der Ängstliche richtig liegt. Ermuntern und motivieren Sie ihn. Bauen Sie Druck ab, in dem Sie beispielsweise fragen „Was brauchst du dazu noch an Unterstützung von mir?“. Wenn es arbeitstechnisch möglich ist, geben Sie einen Zeitrahmen vor, überlassen ihm dann die Details. Beispielsweise: „Am 18.3. ist Abgabe. Bis wann willst du mir deine Ausarbeitung vorlegen?“

Bauen Sie für den Ängstlichen das Risiko ab. In dem Sie beispielsweise vor einem Meeting besprechen, zu welchen Punkten der Ängstliche seine Punkte ausarbeiten soll. Geben Sie ihm dazu Muster und Referenzen, wie andere das gemacht haben. Ein Leitfaden oder ein Checkliste zum Abarbeiten ist ebenfalls hilfreich.

Bieten Sie an, die Ausarbeitung „zur Vorsicht“ noch einmal gegenzuchecken. Lassen Sie sich vortragen, was der Ängstliche sagen wird. Geben Sie ermutigendes Feedback. Weisen Sie zwar nett, aber klar und deutlich auf Fallstricke hin. Sagen Sie durchaus „Das geht so nicht“. Doch belassen Sie es nicht dabei. Schlagen Sie konkrete Alternativen vor oder zumindest die gewünschte Richtung.

Jetzt sind Sie dran – gute Gespräche mit dem Ängstlichen

Wenn Sie eher zum selbstbewussten Typus gehören, werden Sie sich über den Ängstlichen sicher wundern. Vielleicht unterstellen Sie ihm auch fälschlicherweise, dass die Schüchternheit und Zurückhaltung nur vorgeschoben sei, um sich interessant zu machen. Vielleicht verlieren Sie auch schnell die Geduld. Denn der schüchterne Typ scheint wenig Fortschritte zu machen.

Und zu Recht werden Sie sich denken, dass es nicht Ihr „Job“ ist einem Ängstlichen Selbstvertrauen zu geben. Doch wenn Sie mit einem ängstlichen Kunden oder Kollegen zu tun haben, zahlt es auch für Sie selbst aus, sich auf ihn einzustellen. Nehmen Sie die Lautstärke und den Druck aus Ihrer Stimme und geben Sie ermutigende Signale wie nicken, lächeln, „gut“, „bestens“ etc. von sich.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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Bildnachweis: darkbird / stock.adobe.com

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