Wie in einem Unternehmen ist es auch im Verein äußerst wichtig, dass richtig budgetiert wird. Falsche Budgetansetzungen können eine Organisation vor Schwierigkeiten stellen. Wenn im Vorfeld die erwarteten Einnahmen und Gelder falsch angesetzt werden, kann dies sogar bis zur Insolvenz führen. Um es richtig zu machen, muss man erst einmal eine Fehlerquelle ausfindig machen, wieso das Budgetieren eben doch nicht ganz so einfach ist.
Die größte Fehlerquelle beim Vereins-Budget ist leider die Erfahrung. Erfahrene Vorstände und Schatzmeister wissen aus der Vergangenheit, wie sich erwartete Einnahmen und unsichere Einnahmen in Relation zu den Ausgaben verhalten. Man kann auf Berichte von den Vorjahren schauen und aus denen seine Schlüsse ziehen. Was aber ist zu tun, wenn nicht auf einen entsprechenden Erfahrungsschatz zurückgegriffen werden kann bzw. noch keine aussagekräftige Finanzberichte existieren?
Bevor man loslegt, sollte das Fundament des Vereins auch richtig fest sein. Nutzen Sie einen Kontenplan für Ihre Buchhaltung, damit im Rechnungswesen die Einnahmen und Ausgaben korrekt verbucht werden können. Denn nur wenn Geschäftsfälle logisch erfasst und verbucht werden, können Sie sich im Laufe der Zeit fundiertes Wissen und Erfahrungsschätze aufbauen.
Budget im Verein richtig berechnen
Steht das Fundament mit Buchhaltung und Rechnungswesen sind nun die Budgetansetzungen gefragt. Hier kann natürlich keine pauschale Aussage über die Höhen der Budgets getroffen werden. Empfehlenswert ist aber vorerst nur mit den Mitteln zu arbeiten, die Sie auch wirklich und zu 100 Prozent zur Verfügung haben.
Dies sind zum Beispiel Mitgliedsbeiträge oder Startgelder. Setzen Sie die Vereins-Budgets auch nicht zu hoch. Gerade im ersten Jahr sollten Sie auch nicht alle Einnahmen restlos verplanen. Was passiert sonst mit dem Verein, wenn die Budgets ausgereizt und für eine Abteilung falsch angesetzt wurden? Diese Abteilung benötigt Geld, die der Verein nicht hat. Folge: Mögliche Insolvenz.
Tipp: Um keinen Risiken ausgesetzt zu sein, lieber Zurückhaltung üben und die Überheblichkeit hinten an stellen.
Rücklagen für einen Verein bilden
Die Rücklagen dürfen jedoch nicht zu hoch ausfallen bei einem ideellen Verein. Denken Sie daran, dass gemeinnützige Vereine nicht wirtschaftlich handeln und nur in einem gewissen Maße Gewinne einfahren dürfen. Zu hohe Rücklagen können daher beim Fiskus und vor dem Amtsgericht die Gemeinnützigkeit gefährden.
Generell kann man sagen, dass Budgets für kleinere Vereine leichter anzusetzen sind als bei größeren Vereinen. Dies liegt auf der Hand: Große Vereine sind in ihrer Struktur meistens komplizierter.
Tipp: Lesen Sie sich dazu auch die weiteren Artikel der Serie "Vereinsfinanzen" durch, in denen unter anderem auf das Rechnungswesen und andere Grundlagen eingegangen wird.